上司が“唸る”報告の仕方

01.上司に報告する際の注意点

私自身、昔は報告が苦手でした。今でも得意かは分かりませんが、上司に叱られない報告の仕方をちょっと書き出してみます。

報告は「考え、予測してから話す」必要がある
報告が苦手な人に共通する課題のひとつに、「報告は本件について、何も知らない人に教えてあげる行為」だと思い込んでいる点が挙げられます。相手が両親や兄弟、友人といった身内なら、まさしくそういうこともあるでしょう。
しかし、ビジネスの現場で報告する相手の特徴は、大抵「えらい人」であり、ビジネスの「先達」です。「えらい人」は求める報告の「正解」を既に持っていて、あなたの報告内容がそれに合致するかをチェックしています。一致度が低いほど「君の報告はダメだね」という判断を下されます。

「だったら、わざわざ報告を求める必要なんてないじゃないか」と言いたい気持ちも分かりますが、「えらい人」、すなわち上司は、部下や他人の口から「期待する回答」を聞きたいという性質を得てして持っているものです。なぜなら、報告された内容と「期待する回答」との一致の確認が、上司の仕事だからです。仕事として、部下が思った通りの業務をしているかを確認するのです。

ですから、報告する際は、思いついたままではなく、「考え、予測して、さらに考え抜いて」話します。考え抜くトレーニングをすれば、報告は上手になります。

前提として「えらい人」、つまり上司が期待する水準を知っておく
まず最初に、「えらい人」、つまり上司の納得を得られる報告の質について押さえておきましょう。

「なぜ、あの人の報告はすんなりと伝わるのに、私の報告にはいちいちケチをつけられるんだろう?」というような不満をお持ちの方は多いと思います。
そんなときは以下の5点を確認してみてください。
この5点が上司の納得ポイントです。

(1)自分に与えられたミッション(業務目的)を踏まえている
(2)根拠や理由が多い ~根拠や理由が複数ある
(3)QCDRS(※)をできるだけ絡めている
(4)自分の見解を入れている
(5)私心を捨てている
  ~自分だけが「ほめられよう」「叱られないようにしよう」とは一切、考えない

※QCDRS:仕事の成果を判断する以下の5要素で、仕事をするうえでは、これらをバランス良く最大化することが求められる
  Q:Quality(品質)
  C:Cost(コスト)
  D:Delivery(納期)
  R:Risk(リスク)
  S:Sales(セールス)

この「上司の納得5ポイント」の説明に入る前に、上司に報告する際の基本的な考え方を知っておくべく、以下の例を見てみましょう。

「相手が予測していること」を考えながら報告する
◇一見単純に思える報告:例
上司:「羽田からハノイに行く飛行機の時刻を見ておいてくれないかな」
部下:「毎日10時発です」

何故、上司はこんなことを質問したのでしょうか?
純粋に飛行機のフライト時間を知りたかっただけなのでしょうか?

実は、質問されたことだけに答えていることに、上司は不満を持ちます。
「10時ですが、ご出張のお手伝いは必要でございますか?」とあわせて答えることが、この例での重要なポイントです。
「相手が何を欲しているのか」という仮説を立て、こちらから質問するなど、相手に配慮することが大切です。

一見単純に思える質問も、相手に配慮することで、QCDRSを絡めた報告や提案ができる
今の飛行機の例を使って、まずはQCDRSを踏まえた報告(提案)を考えてみましょう。

「10時発です。(相手が部長であればコストと品質を考えて)この時期ですと、10時の○○航空であれば、比較的お安く良い席が取れます。つまり、エコノミーの料金でビジネスクラスの席が取れますが、いかがいたしましょうか。さらに、エコノミークラスであれば、もっとお安くお席が用意できます。お乗りになられている時間も6時間ということですので...」。
上司が常日頃からコストに厳しい人であれば、こんな回答でしょうか。
Q:品質とC:コストを踏まえ、ビジネスクラスでもエコノミークラスと同額で席が取れること、C:コストにさらに特化して、エコノミーなら××円程度の料金で席が予約できることを伝えると良いでしょう。 さらにはQ:品質に特化し、「この時期は空いていますので、後ろの方の席が取れましたら、お隣の席が空いている可能性が高いです。」という内容を追加すると、もっと良い報告(提案)になります。

上司への報告(提案)に、このくらいの情報量が入っていたら、多分上出来でしょう。
「飛行機(のチケット)が取れました!」だけの報告と比べてどうでしょうか。
「上司がいつも何を気にしているのか」ということに気を配ったうえで、QCDRSをできるだけ絡めると、上司に唸ってもらえる報告(提案)になります。

02.上司の納得5ポイント

「上司の納得5ポイント」とは

例文:「この業務をリスクなく実施するために、頑張って業務改善をしながら進めても、最低限10名のスタッフが必要です。」

この報告は、まあまあ良いです。自分が今以上の努力をすること、最低限の投資(人材)で業務を遂行しようとしていることに好感が持てます。
単に「スタッフを10名ください。」と言うだけよりは、上司の納得感が高いと思います。

では、「上司の納得5ポイント」について解説します。そして、この報告例を分解して照らしてみましょう。

02-1.自分に与えられたミッション(業務目的)を踏まえている

上司は"ミッションに一途な人"を好みます。"ミッションに一途な人"とは、「この仕事に関しては、この人に任せておけば大丈夫」と思える人のことです。「その場その場で自分のミッションを達成しようとしているか」ということが、まずひとつ目の確認ポイントです。
自分の職務を何としても果たそうと努力し、その目的を一途に達成するために報告していますか?上司に、そんな印象を抱いてもらえるような内容になっているかどうか、改めて報告内容を見直してみてください。


報告例で見ると、自分のミッション(業務目的)を達成するために一所懸命に考えているので、(1)を満たしています。○か×かで言えば○でしょう。

02-2.根拠や理由が多い ~根拠や理由が複数ある

報告が苦手な人のほとんどは、報告事項に対する根拠や理由を1つしか持っていません。
報告の根拠や理由は、多ければ多いほど良いです。複数の根拠や理由を押さえつつ話すことが、適切な報告の仕方です。
もし、報告事項に対する理由や根拠が1つしかないとしたら、その報告は間違いだと思いましょう。
また、根拠や理由が複数考えつかなかった場合は、同僚や先輩、上司に訊いてみるのが一番です。
「この考え方で良いでしょうか?」と、自分の根拠や理由が正しいかどうかを周囲に訊く習慣を身にをつけるようにしましょう。

「報告は多面的な分析をもとに行うこと」とよく聞きますが、「多面的な分析」とは「根拠や理由が多くあること」と概ね同義です。「根拠や理由が多くあること」とは、一般的に「論理思考ができている」ともいいます。
あらゆる行動を「何故そうなのか」と捉えながら仕事をしていると、論理力は上がっていきます。
「何故そうなのか」という根拠や理由を、できるだけ多く考える訓練が大切です。
ただ、ひとつの事柄に打ち込む姿勢も素晴らしいのですが、同じことを一途に行っているだけでは、根拠が薄くなってしまうので注意しましょう。

先程の報告例に照らすと、10名のスタッフが必要な根拠や理由をQCDRS(次の項02-3.で説明します)の3つか4つにかけて複数言っているので好感が持てます。

02-3.QCDRSをできるだけ絡めている

報告にQCDRSをどれだけ絡めているか、ということも確認してみてください。
改めて言うまでもなく、企業の仕事において重要なのは、
  Q:品質
  C:コスト
  D:納期
  R:リスク
  S:セールス
をできるだけ多く、同時に最大化することです。
このQCDRSを、職責を認識しながら報告に絡めましょう。
報告する相手が、最近どういう話をしていたかを思い出し、何を中心に報告するかを事前に考えます。
総務部の担当者であれば、C:コスト削減を中核にします。営業職であれば、S:セールス(売上)の増加やD:納期、R.リスク、C:コストなどを報告に含めます。
このQCDRSをどれだけ自分の報告内容に絡めつつ、簡潔に報告できるかがポイントです。
「本件は、前年比10%のコスト削減となる対策です」といった具合です。

例えば、上司に「本を買ってきて」と頼まれたとします。そのまま、近くの本屋さんで「買ってきました」と渡すだけでは、ビジネスパーソンに期待される水準には達していません。それを「最安値かつ最速で購入する」というように、QCDRSに絡めて仕事をし、達成し、報告すると、上司が"唸る"報告になるでしょう。

報告例は、リスクを回避しようとし、業務改善でコストを削減しようとしている報告です。「クオリティを落とさずに」とも考えているので、QCDRを満たした発言になっています。

02-4.自分の見解を入れている

報告する際に上司に唸ってもらうには、「組織の短期、長期的な利益に合致するような見解を挟む」ようにすると良いです。このコツを用いると、上司に「よく考えているな」と思ってもらえる報告になります。
報告例では、自分の見解として「10名スタッフが必要だ」という計算した意見が入っています。

このような報告が自然にできるようになるには、「言われたことだけをやる」「言われたことだけを考える」という仕事のやり方ではいけません。
毎日毎日、「自組織が成長、発展するためにはどうすべきか」と考え続けるクセをつけることです。
そのように考え続けることで、「組織の短期、長期的な利益に合致するような見解を含んだ報告」が自然にできるようになります。

02-5.私心を捨てている 
~自分だけが「ほめられよう」「叱られないようにしよう」とは
一切、考えない

上司は、部下や他の人の、「自分だけが良い目にあおう」「自分だけリスクを回避しよう」というようなムードに敏感です(もちろん、部下が上司に対してもそうですが)。ですので、「組織のため」と言いつつ、自分のライバルを結果的に蹴落とすような内容の報告や、客観的でない、自分の評価を誇示するような報告を嫌います。
「報告すると嫌われる」という人は、報告にこのような私心が入っていないか、今一度確認してみてください。
「どうも○○さんの業務が上手くいってないようです。」というようなことを報告したいときは、特に気をつけてください。自分がプラスの評価をされるどころか、マイナス評価を受けてしまう可能性もあります。これは意外と知られていない「ご注進の危険」です。
また、「私は言われたことはきちんとやりました。」とミッションを達成していることを誇示し過ぎることも危険です。上司が思っていたミッションの方がもっと大きい可能性は高いです。「こいつ分かってないな...」というように捉えられてしまうので注意しましょう(このような内容をどう伝えるのかは、また別の話なので、次の機会に譲ります)。

報告例でいうと、「スタッフをください」と言う発言は、コストがかかることを求めることになるので、ほめられた報告ではありません。
しかし、それでも「敢えて言おうとしている」という点で、「まぁいいのかなぁ」と思います。

以上から、この報告例は、ほぼ「上司の納得5ポイント」を満たした報告ということになります。

03.「暗黙のビジネス常識」を踏まえていない報告は命取り

「暗黙のビジネス常識」とは
「暗黙のビジネス常識」とは、

①前例や過去の事例を確認して行動しているか
②同種のものと比較、対照ができているか
③現在の相場観、判断軸(現代のトレンド、ムード、方針など)との折り合い、調整ができているか

の3つが挙げられます。この前提に、既に決まっているルールが0番としてあります。社内ルールなどがそうです。そういった基本的なルール以外に存在するのが、「暗黙のルール=暗黙のビジネス常識」です。これが意外と難しいのです。

例えば、以下のようなやり取りがありました。

上司:「今度札幌に支社を出そうと思うんだけど、賃料はどれぐらいの水準で
    検討したらいいのかな?」
部下:「今期の予算で坪1万5千円程度を申請してあるので、この範囲であれば
    大丈夫だと思います。」
上司:「あんた何考えてるの!?」

現在の社内ルールである「予算」をチェックしたうえで、「予算の範囲は全部使って良い」と安易に判断して、部下は賃料を決めています。それはそれで間違いではありません。しかし、この1点のみで判断して報告していることが良くない点です。
仮に予算として、坪1万5千円が計上されていたとしても、その予算と「前例や過去の事例との整合性」、「現時点での同種のものとの比較」、「現在の相場観」を合わせて考える必要があります。というのも、予算は過去に計上されたものであり、"現在"の数字ではありません。「予算として計上されているから」という理由だけで、その予算が「正しい」と判断するのは危険です。

クリティカルシンキング(※)の重要性
この部下の報告は、「暗黙のビジネス常識」に照らすと間違っていることになります。
では、どう考えれば良かったのでしょうか。

まず、「最近支社を出した九州の賃料はどれくらいなのか」を調べ、比較します。例えば、九州支社の賃料が坪1万8千円なら、札幌支社の予算は比較的安く、合理的な判断だと言えます。しかし、九州支社の賃料が坪1万円であれば、同額の予算では高い、と判断できます。
判断材料が"現在"のものであり、かつ類似の情報をいくつか踏まえた回答ができているかがポイントです。
次に現在の札幌地域の相場観を考慮します。念のため、予算が組まれたプロセスを調べて、いい加減な予算でないかを確認しておきましょう。

正しい報告としては、
「予算は1万5千円まで取ってありますが、他の支店やこの物件の利便性を勘案しますと、坪1万1千円ぐらいが妥当ではないかと考えます。」といった感じでしょうか。
報告には、これぐらいの情報を含めて答えるようにしましょう。

※クリティカルシンキングとは

物事の本質を捉えるための思考方法のことです。"言われたことや見たことをそのまま鵜呑みにせず、疑問を投げかけながら仕事に取り組むこと"で、物事の目的や本質をとらえることができるようになります。
目的や本質を理解して仕事に取り組むのと、そうでないのとでは、仕事のプロセスや結果に大きな違いが出てきます。

クリティカルシンキングを学ぶには
→【公開講座】クリティカルシンキング研修~本質を見抜く力を養う

求められる「報告の精度」は立場によって変わる 
~部長の「報告の精度」は新人の5倍!

もうひとつ考慮すべき点があります。実は自分の年齢や役職、経験によって求められる「報告のルール」は変わるのです。残念ながら、ベテランであればあるほど、高い精度の報告が必要です。つまり、「思考の深さ」を持っていないと、"役職者"とは言えないということです。
1~2年目の若手であれば、「予算は○○円を取っています」と答えるだけでも許されると思います。
しかし、課長が報告する場合であれば、根拠や理由は4つ程度だと思います。

大雑把に例を挙げます。

新人...「予算は坪1万5千円です」

主任...「九州支社の賃料は坪1万8千円です」
    「予算は1万5千円です」

係長...「現地の賃料の相場は1万○千円です」
    「九州支社の賃料は坪1万8千円です」
    「予算は1万5千円です」

課長...「駅近くよりは徒歩10分程度の場所の方が賃料が数千円安く、環境も
     落ち着いているそうです」
    「現地の賃料の相場は1万○千円です」
    「九州支社の賃料は坪1万8千円です」
    「予算は1万5千円です」

部長...「駅前ではありませんが、徒歩で主要取引先に行けるため、利便性が
     高いです」
    「駅近くよりは徒歩10分程度の場所の方が賃料が数千円安く、環境も
     落ち着いているそうです」
    「現地の賃料の相場は1万○千円です」
    「九州支社の賃料は坪1万8千円です」
    「予算は1万5千円です」

これくらいの数の根拠や理由を報告に含めなければいけません。
もし1つだけの根拠や理由で報告している係長がいるとしたら、その係長の報告は新人クラスです。 「報告の精度」という観点から見ると、立場によって求められる精度は何倍も変わってきます。
ですので、「えらい人」になりたい人はいろんな根拠や理由を思いつく限り考えることです。 単純なものだけではなく、複雑な根拠や理由を大量に考えられるようになってください。

「新人の頃はほめられたのに、何故、今は叱られるのかなぁ」と思っている人は、この部分に気づいていないと考えられます。

管理職は報告・連絡・相談+指示が必要
できない管理職ほど、「自分には会社から独立して自由に仕事をする権利がある」と勘違いしがちです。 しかし、上位者になればなるほど、報告・連絡・相談+指示から自由になることはありません。

「えらい人」になればなるほど、上司だけでなく、部下、同僚、経営層、株主、お客さまや取引先、金融機関、行政、監督官庁、時にはマスコミなど、ステークホルダー全てに対する報告・連絡・相談+指示が必要であり、その相手は増えていきます。そして、誰に対して、いつ、どんな情報を報告・連絡・相談+指示すべきかが理解できていないと、会社にとって、大きなトラブルの原因になりかねません。

04.上司が"唸る"報告のタイミング

上司が"唸る"報告のタイミング
続いて、上司の納得を得る報告のタイミングについてお伝えします。

報告は、タイミングによっては上司から叱られることがあります。つまり、上司が必要だと思うタイミングで報告することが大事です。ただし、深刻だったり危うい報告であれば、すぐに行わないといけません。

そこで、深刻さ加減についての判断軸を事前に知っておくことが必要になります。
では、何が深刻なことに当たるのでしょうか。一般論で言うと、人命、財産、会社の名誉が危険になっている状況はとても深刻です。財産という意味では、売り上げが大きく落ちる、などが当たります。

営業報告であれば、早い方が良いに決まっていますが、即座に行うべきかというと、翌日出社してからでも構いません。ただ、ライバル社とすごく競っている場合なら、すぐに報告すべきです。
大切なのは、それらのことが上司の頭のなかでは、どういう順位になっているのかを知って、判断することです。

そのために、まず上司と「すぐに報告して欲しいこと」「明日でいいこと」「1週間後でもいいこと」について、一度議論し、記録しておきましょう。その際、「こんなことも分からないのか」と上司から言われるかもしれませんが、そこはぐっと堪えて、改めて整理しておくことが大事です。皆さんが思っていることと上司が思っていることは、多分、大幅に違います。

2-3.こんな時どう書く?~ケーススタディ

以下の文章は、実際の会議の場での発言をドラゴンスピーチというツールで記録し、テキストデータ化して作成したものです(このソフトは自分の言った事を文字化してくれる優れものです)。

【例1】ある営業会議の議事録~話の内容が整理されず、不明確な場合

営業部長:
「今月の売り上げをどうやって作るのか?」「新規先を回るのか?」
「それとも既存先にいくのか」「そうそう新規先といえば、例の大曲商事の方はどうなってるのかな?」
「最近訪問した、あの何て言ったかな?日本ベースボールの案件は取れたのかな?」
「日本ベース商事はどうなっているのか?最近売り上げが落ち込んでいるようなんだが・・・」

というように、整理されずに話されるのが一般的です。これを議事録で書くとすると、以下の様になります。

当月営業拡大策について (←内容を要約して、タイトルをつける)
当月の売上目標達成の為に対象ターゲットを新規先、既存先かかわらず検討すべきである。
特に、新規先の大曲商事、最近訪問先の日本ベースボールの進捗確認が必要と考える。
加えて、日本ベース商事の売り上げが落ち込んでいる件は調査が必要である。(営業部長)

※実際に行った事は、
①言葉を言い換えて文章らしくする
「今月の売り上げをどうやって作るのか?」→当月の売上目標達成の為に

②言葉に表れていない部分を推測して補記する
「日本ベース商事はどうなっているのか? 最近売り上げが落ち込んでいるようなんだが・・・」

→日本ベース商事の売り上げが落ち込んでいる件は【調査が必要である】

【例2】あるユーザーインタビューの議事録~切れ目無くつながっていく場合

ユーザーAさん:
「アウトバウンド業務の特徴としては、実際に電話をこちらからかけるわけですから、こちらが伝えたいことをきちんと伝えるスキル、それと、お客さまのおっしゃっていることをきちんとお聞きするスキル、特にお客さまがお話されているのにかぶせて、お話するなんてことはが多々みられます。実際に営業電話をかけて、目的を達成するためには、言葉のキャッチボールをうまく延々やっていく必要があります。 特にお客さまにとって、アウトバウンド電話は必要ないものであり、聞いていただくためには延々お客さまにとってのメリットを強調したり、それからお客さまの心に沿わないようなお話をしないスキルが必要になります」

というように、切れ目なく、話されるのが一般的です。これを議事録で書く場合、以下の様になります。

アウトバウンド業務について (←内容を要約して、タイトルをつける)
アウトバウンド業務で必要となる特徴的なスキルは以下の3点です。
(ユーザーA氏)

・当社が伝えたいことをきちんとお客さまに伝えるスキル
・お客さまのおっしゃっていることをきちんとお聞きするスキル
~お客さまの話にかぶせて、話す場合が散見される
・お客さまと言葉のキャッチボールを上手に実施できるスキル
~お客さまのメリットを強調し、心に沿わないようなお話をしない

※実際に行った事は、
主語を追加し、不要と思われる部分をカットする

「<実際に電話をこちらからかけるわけですから、こちら>が伝えたいことをきちんと伝えるスキル」
【当社が】伝えたいことをきちんとお客さまに伝えるスキル

議事録の難しさは業務に対する自分の理解に基づいて、「言い換え」たり、「補記」したり、「省略」したりする点にあります。
話し言葉は、残念ながら、そのままでは、文章になりません。よって、出来上がった議事録には、どうしても、書き手の「作った部分」が入っています。ですので必ず、上司(場合によっては取引先、交渉相手)に回覧して、中身を確認してもらい、後から、「言った」「言わない」にならない工夫が必要です。

2-4.議事録の形式~

決まりきった型に流し込めば、それなりに見えます。議事録には、「決まりきった形式」があります。一般的にビジネス文書には、形式があり、少し慣れれば、誰でも書けるようになっています。ですから、そんなに難しいものでは、ありません(今だから言えることかもしれませんが)。この型に流し込めば、見栄えばっちりの議事録ができ上がります。

一般的には、以下の順で記載します。

1.標題(※)

顧客管理システム機能追加に関する会議議事録

標題については、ひと目でわかるようにつけることが基本です。上記のように、読み手に、ひと目で会議の概略がわかるようにするのが、望ましい標題のつけ方です。

2-1.詳細内容:日時

日時:2006年8月14日 14時30分~16時25分

※西暦使用、24時間表示

日時の表記は、「西暦」と「24時間表示」で記します。議事録は多くの場合、お客さまとの交渉の経緯を記録するものですから、時には裁判の証拠になる可能性もあります。このことから、会議の時間は何時何分という細かなところまで記すのが基本です。

2-2.詳細内容:場所

場所:株式会社インソース商事本社6F会議室

これも同様です。正確に記録します。上司に商談を報告する際には、特に重要です。対外的な会議では、会議開催場所によって会議のレベルが読み手に伝わります。相手が自分たちをどう扱っているか?など、伝わるものです(一般的に、大事な話はいい加減な場所ではやりません)。

2-3.詳細内容:出席者

主席者:先方 インソース商事 総務部 田淵部長、富田課長、人事部 星野次長

当方 営業部 金本部長、赤星課長、檜山

まずは、お客さまから、また、偉い順に書きます。この場合、××商事○○部△△部長というように書きます。役職も必ず入れておきます。また、原則同じ部署の人は順番に並べて記入します。

気をつけないといけないのは、部署の序列です。
あらゆる組織には、例外なく序列があります。これを間違えたら、いくら議事録の内容が良く出来ていても、「甘いね」とか「まだまだ若いね」と笑われてしまいます。プロのビジネスパーソンは序列を間違えないで下さい。間違えていいのは新人だけです。

3.内容要旨(決定事項)(※)

要旨:
①売り上げ見込み自動計算機能の追加開発のご要望
売り上げ見込みの自動計算ができる機能を1月末までに顧客管理システムに追加開発する。

②セキュリティ機能に関して
WEBセキュリティ対策として、アクセス制限機能を追加する。

③開発費用とスケジュール
費用は500万円程度であり、納品は1月末予定で合意。

基本は、要旨は「3つ」です。なぜだか分かりませんが、「3つ」は座りが良いのです(当然、2つでも5つでもかまいませんが・・・)。日本経済新聞、朝刊の「経済教室」をお読みになる方も多いと思いますが、やっぱり、難しい論文の要旨も3つになっています。例にもあるように、ビジネス文章では、一般的に「具体的な数字」「方法」「事実」が明記されているのが普通です。

4.詳細内容(会議内容)(※)

(1)売り上げ見込み自動計算機能の追加開発のご要望

①顧客管理システムの機能で、営業担当者が「交渉経緯」の部分に「確度」と「金額」を入れれば、週単位や月単位で自動的に売り上げ見込みの数字が計算される機能は技術的に追加できるか(田淵部長)

②また、本社のホストコンピュータに売り上げ見込みの数字が送信され、本社の営業部で営業担当者の売り上げ予測が立てられる機能にしたい(田淵部長)

③来期(2008年10月期)のスタートに間に合うようにシステム開発をしたい。追加費用に関わらず必要と考える(富田課長)

詳細内容を書く際には、「打ち合わせ要旨」の部分を受けて、さらに詳細に打ち合わせの内容を説明するところです。「見出し」→「小見出し」→「説明文」の3つの階層をつけて書くとわかりやすくなります。「見出し」の説明が「小見出し」、「小見出し」の説明が「説明文」という構造になっています。

5.次回会議日程

次回会議日程
日程:2006年8月25日(金)14時~16時
場所:株式会社インソース商事本社6F会議室
内容:「議事録の書き方研修」の内容、研修で使う事例について
出席:今回と同じ

次回の日程についても、具体的に表記します。ここでも、「西暦」「24時間表記」を用い、「曜日」や会議室の場所まで、詳細に記入しましょう。また、併せて参加者についても言及しておきましょう。

6.所見【省略する場合あり、注意】

今回の研修費用一人あたり○円との先方要望は当社定価の30%引きであり、厳しい条件であるが1000名もの大口受注であり、当社として、応諾やむなし。

議事録で唯一自分の意見を言って良いのは、「所見」の部分です。これも2~3行で簡潔に書きましょう。ただ、相手(他社)に提出する議事録の場合には、所見は記載不要です(書いてはいけません)。また、新人は先輩、上司の許可を得てから書きましょう。場合によっては「差し出がましい」と怒られる場合があります。

要約のポイント

「議事録を1枚にまとめなさい」という話を、よく聞くかもしれません。ここで大事なのは、重要なポイントを明確に書き、瑣末なことは省略することです。よく、1枚に要約した「つもりになった」議事録を見かけますが、要約の体をなしていないものも多くあります。例えば、重要な日時、数量等が抜けているものや、単語だけ(特にカタカナ語)を並べたものなどが、その典型例です。

※議事録における「要約のポイント」は次のとおりです。

  • ・一番大事なのは、会議で決まったことを記載すること。
  • ・その事項の決裁権限者(決めることのできる人)がどう判断しているか。
  • ・日時、数量、場所、手段など具体的な事柄が正確に記入されていること。
  • ・発言を受けて、「だれが」何を「言った」「する」のか?

こんな風に文章を直しながら、本文(あんこの部分)を順次作っていきます。また、約30分というところでしょうか。

3.議事録文例集

議事録の作成例として、プリントアウトをした文書で回付する場合と、Eメールで報告する場合の文例をご紹介いたします。

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