その人事面談、形式的になっていませんか？本音を引き出す秘訣と外部活用のすゝめ

ポイント1. 面談の目的を明確にすること～必要に応じて関係者に情報共有する

まず、最も重要なのは、面談の目的を明確にすることです。「何のためにこの面談を行うのか」という問いに、人事担当者と従業員双方が明確な答えを持っていることが、有意義な対話の出発点となります。

例えば、目標設定の確認、キャリアパスの相談、日々の業務における課題の共有、あるいはメンタルサポートなど、面談の目的は多岐にわたります。 目的が曖昧なままでは、話が散漫になり、結局何も解決しないまま時間だけが過ぎてしまうことになりかねません。

さらに、この目的を関係者に適切に情報共有することも重要です。 例えば、キャリア面談であれば、上長や人事担当者が事前に情報を共有し、面談の方向性をすり合わせることで、より深く具体的な議論が可能になります。 透明性の高い情報共有は、面談の効率を高め、その後のアクションにつなげるための基盤となります。

ただし、従業員から「上司には言わないでほしい」などの申し出があった場合には、従業員の意向を尊重するようにしましょう。

ポイント2. 人面談者のスキルが高いこと～本音を引き出す

人事面談の成否は、間違いなく面談を行う人事担当者のスキルに大きく依存します。従業員の本音を引き出し、効果的なフィードバックを行うためには、人事担当者は以下のスキルを習得している必要があります。

1. 傾聴力
   単に話を聞くのではなく、相手の言葉の裏にある感情や意図を理解しようとする姿勢です。従業員が安心して話せる環境を作るうえで最も基本となります。
2. 質問力
   的確な質問は、従業員の思考を深め、自己理解を促します。はい・いいえで終わる質問ではなく、具体的に掘り下げ、多角的な視点から物事を捉えるための質問が求められます。
3. 共感力
   従業員の感情や立場を理解し、寄り添う力です。共感を示すことで、従業員は「理解されている」と感じ、よりオープンに自己開示するようになります。
4. コーチングスキル
   一方的にアドバイスを与えるのではなく、従業員自身が解決策を見つけられるようサポートするスキルです。これにより、従業員の自律性を育み、問題解決能力を高めることができます。

これらのスキルは、一朝一夕に身につくものではありません。継続的な研修や実践、そしてフィードバックを通じて、人事担当者のスキルを高めていくことが不可欠です。従業員が「この人に話しても大丈夫だ」「真剣に考えてくれる」と感じる信頼関係こそが、本音の対話を生み出す土壌となります。

ポイント3. 面談結果を戦略的に活用すること～組織成長につなげる

面談は実施して終わりではありません。面談を通じて得られた情報を詳細に分析し、それを人事戦略に活かすことで、初めてその真価を発揮します。面談結果の活用は、次の３つの側面で組織成長に貢献します。

• 人事制度の見直し
  従業員からの意見や要望、不満の声は、既存の人事制度が現状に即しているかを検証する貴重なインサイトとなります。例えば、評価制度への不満が多ければ、その改善を検討するきっかけになります。
• 人材育成施策の最適化
  従業員が共通して抱えるスキルギャップや、キャリア形成に関するニーズが浮き彫りになることで、より効果的な研修プログラムの企画や、OJTの改善につなげることができます。
• 組織文化の醸成
  面談で語られる従業員の生の声は、組織の現状を映し出す鏡です。エンゲージメントの低い部署、ハラスメントの兆候、新しい働き方へのニーズなど、様々な課題や機会が見えてきます。これらを組織全体で共有し、改善に向けた具体的なアクションを起こすことで、より健全で活力ある組織文化を醸成することができます。

面談結果の分析は、個々の従業員の課題解決だけでなく、組織全体の「健康状態」を把握する診断ツールとしての役割も果たします。これを経営層と共有し、具体的な意思決定につなげていくことが重要です。

人事面談代行サービス

従業員は上司や人事担当者に対して、会社への不満や個人的な悩み、キャリアに関する不安などを正直に話しにくいと感じることがあります。

特に、評価に直結するかもしれない内容や、人間関係のトラブルなどは、社内の人間に話すことで不利益を被るのではないかという懸念から、口をつぐんでしまいがちです。

人事担当者がどれだけスキルを磨いても、この「社内」という枠が、従業員の自己開示を妨げる壁となることがあります。

そこで、外部の専門家である相談員の活用がおすすめです。人事面談代行サービスでは、研修を通して多くの受講者の声に寄り添ってきた講師が、第三者の立場として従業員の方と面談します。 外部の相談員が面談を行うことで、社内では把握しきれない従業員の「本音」や、会社に話しづらい「悩み」を引き出しやすくなります。

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