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３カ月で成果を出す管理職の「段取り力」～ＰＤＣＡと判断基準で現場の改善を進める方法
変化が激しい今の職場では、管理職に求められる「段取り力」が大きく変わっています。ＰＤＣＡの徹底や判断基準の提示、３カ月サイクルでの業務改善など、現場を動かすための具体的な手法が必要です。
本コラムでは、元原稿の内容を整理しながら、管理職が実践できる改善の進め方を紹介します。
ＰＤＣＡを徹底する管理職の仕事管理～判断基準を２つに絞る
ＰＤＣＡは管理職の基本ですが、特にＣ（ＣＨＥＣＫ）の質が成果を左右します。現場の状況を点検し、費用対効果や業務効率を見直すことで、改善の方向性が明確になります。
Ｃ（ＣＨＥＣＫ）で環境変化を捉える
変革期の今、前例踏襲だけでは業務が回りません。一方で、何でも変えればよいわけではなく、変えるべき点と守るべき点を見極める必要があります。そのためには、管理職が環境変化を敏感に捉え、判断基準を示すことが欠かせません。
判断基準は「残す基準」と「今求められる基準」の２つ
現場のブレをなくすためには、次の２つの基準を明確にします。
- 既存の中で残すべき基準
- 現在の環境で求められる基準
この２つを軸にすることで、部下が迷わず動けるようになり、業務のスピードが上がります。
３カ月で２、３割の課題を改善する～管理職が成果を出す最適サイクル
業務改善に苦手意識を持つ管理職は少なくありません。課題が多い、異動が多い、年上の部下がいるなど、理由はさまざまです。しかし、すべてを一度に解決する必要はありません。
２～３割の改善で「劇的な変化」が生まれる
現場の課題を洗い出すと、20や30の問題が見つかることも多くあります。そのうち２～３割を改善するだけでも、外部から評価されるほどの変化が生まれます。重要なのは、課題を選ぶ基準です。
- 緊急度や重要度が高いもの
- 協力すれば短期間で達成できるもの
この２つを満たす課題を選ぶと、改善が進みやすくなります。
３カ月サイクルが最も成果につながる理由
改善期間は「３カ月」が最適です。１カ月では短すぎて日常業務の妨げになり、半年では長すぎて途中で熱意が薄れやすくなります。３カ月であれば、議論や検討の時間を確保しつつ、緊張感を保ちながら改善を進められます。３カ月で１つ改善すれば、１年で４つの成果が積み上がり、振り返ったときに大きな達成感を得られます。
改善を成功させる３つの手順～現状分析、根回し、キックオフ
業務改善を進めるには、管理職の「計算力」が必要です。ただ「改善しよう」と声をかけるだけでは、部下は動きにくくなります。
現状分析：現状を数字で示し、課題を明確にする
最初に必要なのは、管理職自身が現状を分析し、課題を数字で示すことです。「なぜ改善が必要なのか」を明確にすることで、部下が納得しやすくなります。
根回し：ベテランの部下への根回しで協力を得る
改善の障害になりやすいのが、経験豊富な部下の反発です。事前に意見を聞き、協力を得ることで、現場の理解が深まり、改善が進みやすくなります。
キックオフ：キックオフミーティングで全員の方向性をそろえる
最後に、部門全体でキックオフミーティングを行い、改善のスタートを切ります。その際、達成基準を明確にし、役割分担とスケジュールを決めます。スケジュールは１カ月単位で見直し、Ｃ（ＣＨＥＣＫ）を繰り返すことで、改善の進捗が安定します。
まとめ～３カ月改善と判断基準の明確化で成果を積み上げる
管理職が成果を出すためには、ＰＤＣＡの徹底と判断基準の提示が欠かせません。さらに、３カ月サイクルで２～３割の課題を改善することで、１年後には大きな成果につながります。現状分析、根回し、キックオフという３つの手順を踏めば、改善は確実に前進します。今日から取り組める内容ばかりなので、ぜひ現場で実践してください。
段取り研修～管理職としての基本的マネジメントスキルを理解する
管理職に求められる役割を、上司・部下の視点から改めて認識します。そのうえで、成果をあげる管理職に必要な３つのマネジメントスキル「①部下指導・育成力、②業務管理力（推進・改善）、③リスク管理力」を習得していただきます。
管理職にとって必要な「段取り」とは？組織を維持・拡大し、業務改善及びその支援をするために必要なもの。「部下育成・指導」「業務改善」「目標管理」「リスク管理」の４つの能力から構成される
＜ワークのポイント＞
- 上司と部下それぞれの視点で、中間に位置するご自身について考えることから、今、ご自身に求められていることを認識する
- 部下のほめ方、言いにくいことの言い換え方をトレーニングし、部下から信頼を得る効果的な指導方法を習得する
- 組織における改善対象を取り上げ、具体的な改善計画を立てる
- 管理職としての「リスク」の考え方を学び、想定できるリスクを洗い出し、顕在化させないための対策を考える
本研修のゴール
- 求められる役割への認識強化
- 部下育成～具体的な「ほめ方」「叱り方」などの指導方法
- 業務改善～組織の改善対象を具体的な行動計画書に落とし込む
- リスク管理～「起こり得る可能性」と「影響度」からリスクの優先順位をつけ、対策を考える
よくあるお悩み・ニーズ
- 管理職業務をしていく上で、マネジメントの考え方や手法を一から学びたい
- 管理する立場から上司や部下とのコミュニケーションの取り方を知りたい
- 目標管理やリスクマネジメントの具体的なポイントが分からない
セットでおすすめの研修・サービス
中級（課長級）管理職研修～ＰＤＣＡ・突破力編
「実務統括の責任者」である課長（中級管理職）の職務で最も重要なのは、ＰＤＣＡサイクルを回しミッションを完遂することです。ミッション完遂には様々な壁があり、それを突破できるかどうかは課長の力量にかかっています。
本研修では、ＰＤＣＡを軸に目標達成していく方法について学び、その先の大きな課題解決につなげる突破力を磨いていただく内容です。
業務フロー作成研修～業務の視覚化で、改善やリスク管理につなげる
業務フローの作成・運用は個別業務の属人化を防ぎ、衆知を集めての業務運用を可能にします。結果、業務改善や知識伝承、リスク管理が運用できるようになり、「業務改善しよう」という前向きな力が生まれます。
本研修では、まず業務フロー作成の意味と作成方法を学びます。その後、特にリスク管理の観点から、実際に業務フローの作成方法を習得していただきます。非正規雇用の従業員の比率が高い職場や社員の異動が多い部署にとっては、特に役立つ研修です。
仕事の任せ方レベルアップ研修～部下の不安を軽減し、権限委譲を進める
本人が難しいと感じる仕事でも取り組むことで、その経験が成長につながることは言うまでもありません。上司・リーダーであるみなさんはそのことを踏まえ、部下の不安を受け止めつつ支援していく必要があります。
本研修では、部下が仕事を難しく感じるポイントをおさえ、効果的な任せ方を学びます。
