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行政向け業務スクラップ研修～ボトムアップで進める業務改善（１日間）

行政向け業務スクラップ研修～ボトムアップで進める業務改善（１日間）

職員の気づきを改革の原動力に。ムダを省き、本質的な業務にエネルギーを集中させる

研修No.B IMP211-0000-5685

対象者

  • 若手層
  • 中堅層
  • リーダー層

・業務見直しに関わる行政機関の職員
・業務改善プロジェクトのリーダー

よくあるお悩み・ニーズ

  • やらなければならない業務が山積みで、新しいことに取り組めない
  • 現場の職員にもっと主体的に業務改善に関わってほしい

研修内容・特徴outline・feature

業務スクラップを主体的に進めていくためには、現場職員の意識改革が必要です。本研修は、自身の業務の棚卸、ムダ業務の検証、スクラップの実施という３つの手順に沿って学びます。研修内のワークで、自組織の業務について見直しを行い、最終成果物として業務スクラップ企画書を作成することで、研修後すぐに効率化に役立てることができます。

研修のゴールgoal

  • ①業務スクラップのプロセスを知る
  • ②仕事のムダを見つけられる
  • ③業務の廃止や縮減について具体的に考えられる

研修プログラム例program
内容
手法
  • １．業務スクラップの目的
    【ワーク】業務時間削減や業務効率化の必要性と今の課題・悩みを共有する
    （１）限られた資源を効率化する
    （２）スクラップは廃止と縮減
    （３）現状を疑うクリティカルな視点とゼロベース思考
    （４）業務スクラップの３つのプロセス
    ①棚卸　②検討　③実施
講義
ワーク
  • ２．普段の業務の中に眠るムダを見つける～業務の棚卸
    （１）現在関わっている業務の棚卸
    【ワーク①】普段の業務を洗い出す
    （２）仕事の陰に潜むムダ
講義
ワーク
  • ３．ムダの徹底分析～「余力」を生み出す
    （１）ムダを認識する～５つのムダ
    （２）よくあるまずい仕事の仕方
    ①過剰な「ホウ・レン・ソウ」と指示待ち　②都度対応をやっている
    ③すりあわせ仕事ばかりしている　④前例踏襲で仕事をしている
    ⑤時間をかけて丁寧に仕事をしすぎている　⑥ＯＪＴ負担が大きい
    （３）ムダを徹底的に排除する
    （４）ムダをなくせば余力が生まれる
    （５）業務の優先順位の決め方
    【ワーク②】洗い出したスクラップできそうな業務を５つのムダに分類する
    【ワーク③】重要度と緊急度の観点から廃止できる業務を考える
講義
ワーク
  • ４．業務スクラップを検討する～廃止・縮減
    （１）廃止できそうな業務を見わける
    ①そもそもやる必要がない　②やめることによるデメリットが小さい
    （２）自治体での廃止や見直し事例
    ①窓口業務　②会議　③調査　④事業者の検査　⑤事業者からの報告受理
    （３）本当に廃止できるか検討するための４ステップ
    ①業務の本質的な目的と意義を改めて整理する　②前後工程を洗い出す
    ③業務を廃止した際に代理で生まれる業務を想像する
    ④関係者の中の誰に確認を取るべきか洗い出す
    【ワーク④】廃止してもよさそうな業務について、４ステップで検討する
    （４）やめられないものは縮減する
    ①減らす～10％削減ではなく半分にする
    ②まとめる～効率化と同時に効果も狙う
    ③変える～目的から逆算してやり方を見直す
    【ワーク⑤】廃止困難な業務について、縮減方法を検討する
講義
ワーク
  • ５．横展開できるスクラップの進め方
    （１）早い段階で上司を巻き込む
    （２）プレスクラップでテストする
    （３）説得力をもつ客観的な指標
    ①作業時間　②経費　③品質　④リスク
    【ワーク⑥】検討した業務について４つの観点から改善見込みを算出する
    （４）定期的な報告会でＰＤＣＡを回す
    （５）スケジュール策定は関係者を巻き込む
    （６）大掛かりになるものは次年度での廃止を検討
講義
ワーク
  • ６．業務スクラップ案を作成する
    【ワーク⑦】業務スクラップ企画書を作成し、発表する
    【参考】企画書の書き方
ワーク

9261

カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

{{theme}}研修のケーススタディ一覧

開発者コメントcomment

生産性向上の要請や若手の離職による人材不足に加え、ＤＸ推進など、対応が急務の業務は増加しています。現場はこれまでの業務を見直しスリム化を図る必要がありますが、前例踏襲から抜け出せずなかなか業務スクラップが進まないとのお悩みが少なくありません。トップと連携し、現場の目線からボトムアップで不要業務をスクラップしたいというニーズから本研修を開発しました。

研修のプロがお答え 全力Q&Aqa

お客さまから「行政向け業務改善力向上」に多く寄せられるご質問を抜粋して掲載しております。

問題解決・課題解決のアプローチとしては大きく分けて２つあります。
①大きな真の問題（取り組むのが困難な問題）に立ち向かい、解決することによって大きな成功を得るというもの
②身近な、取り組みやすい問題から取り組むことで、小さな成功体験を積み重ね、大きな問題の解決へと近づいていくというもの
インソースの問題解決・課題解決研修では、後者②のアプローチを重視します。

そこでポイントとなるのが、問題解決の流れ（問題発見→課題設定→解決策策定→解決策実施）の中で求められる視点や考え方、手法を身につけることです。それによって誰でも問題解決に向けた正しいアプローチができるようになります。

特に重要となるのが、「問題発見」です。問題発見できれば７、８割は解決したも同然だからです。そこで、まずは「６つの視点（お客さま・業務・人・費用・組織・比較）」で問題を洗い出します。
次に、思いつく限りの問題を洗い出したら、どこから取り組むのがベストかを考えます。具体的には、重要度と緊急度のマトリックスで解決の優先順位をつけます。
以上から、自組織が取り組むべき問題が自ずと見えてきます。
「こうあるべき、こうありたいという姿」と「現状」に生じる差（＝問題点）を埋める（改善する、解決する）ための視点の持ち方や考え方、手法を学ぶという本質は同じです。異なる点は、実際に改善活動を進めていくうえでのポイントについて、官公庁・自治体の事情を理解したうえでの解説や、官公庁・自治体での具体的事例のご紹介ができる点です。

単発の研修でなく、数カ月～半年程度かけて、数回の研修を行いながら実際に職場で業務改善活動を進めてくださった自治体のお客さまも過去に複数いらっしゃいます。それらをご支援した経験をもとにしたテキストや講師の解説には、説得力があると自負しております。
いずれの研修も「こうあるべき、こうありたいという姿」と「現状」に生じる差（＝問題点）を埋める（改善する、解決する）ための視点の持ち方や考え方、手法を学ぶという点で共通しています。

「問題解決研修」においては、問題発見のプロセスについても詳細に解説いたします。業務にあたるうえでは、現状のままで目に見える問題が発生していなくても、「よりよくするには？」「本当に前例踏襲でよいのか？」と、多面的な視点から問題を見つけ出すことも大切です。そうした視点の重要性や、実際に問題として発見した際に解決する手法を学びたい場合には「問題解決研修」をおすすめしています。

一方、発生している問題がすでに業務の効率・生産性に関するものであることが分かっている場合には、「業務改善」に絞って「業務改善研修」をお選びいただいております。業務改善活動を進めるうえでの周囲の巻き込み方などについても解説いたします。

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