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行政向け業務スクラップ研修～ボトムアップで進める業務改善（１日間）

行政向け業務スクラップ研修～ボトムアップで進める業務改善（１日間）

職員の気づきを改革の原動力に。ムダを省き、本質的な業務にエネルギーを集中させる

研修No.B IMP211-0000-5685

対象者

  • 若手層
  • 中堅層
  • リーダー層

・業務見直しに関わる行政機関の職員
・業務改善プロジェクトのリーダー

よくあるお悩み・ニーズ

  • やらなければならない業務が山積みで、新しいことに取り組めない
  • 現場の職員にもっと主体的に業務改善に関わってほしい

研修内容・特徴outline・feature

業務スクラップを主体的に進めていくためには、現場職員の意識改革が必要です。本研修は、自身の業務の棚卸、ムダ業務の検証、スクラップの実施という３つの手順に沿って学びます。研修内のワークで、自組織の業務について見直しを行い、最終成果物として業務スクラップ企画書を作成することで、研修後すぐに効率化に役立てることができます。

研修のゴールgoal

  • ①業務スクラップのプロセスを知る
  • ②仕事のムダを見つけられる
  • ③業務の廃止や縮減について具体的に考えられる

研修プログラム例program
内容
手法
  • １．業務スクラップの目的
    【ワーク】業務時間削減や業務効率化の必要性と今の課題・悩みを共有する
    （１）限られた資源を効率化する
    （２）スクラップは廃止と縮減
    （３）現状を疑うクリティカルな視点とゼロベース思考
    （４）業務スクラップの３つのプロセス
    ①棚卸　②検討　③実施
講義
ワーク
  • ２．普段の業務の中に眠るムダを見つける～業務の棚卸
    （１）現在関わっている業務の棚卸
    【ワーク①】普段の業務を洗い出す
    （２）仕事の陰に潜むムダ
講義
ワーク
  • ３．ムダの徹底分析～「余力」を生み出す
    （１）ムダを認識する～５つのムダ
    （２）よくあるまずい仕事の仕方
    ①過剰な「ホウ・レン・ソウ」と指示待ち　②都度対応をやっている
    ③すりあわせ仕事ばかりしている　④前例踏襲で仕事をしている
    ⑤時間をかけて丁寧に仕事をしすぎている　⑥ＯＪＴ負担が大きい
    （３）ムダを徹底的に排除する
    （４）ムダをなくせば余力が生まれる
    （５）業務の優先順位の決め方
    【ワーク②】洗い出したスクラップできそうな業務を５つのムダに分類する
    【ワーク③】重要度と緊急度の観点から廃止できる業務を考える
講義
ワーク
  • ４．業務スクラップを検討する～廃止・縮減
    （１）廃止できそうな業務を見わける
    ①そもそもやる必要がない　②やめることによるデメリットが小さい
    （２）自治体での廃止や見直し事例
    ①窓口業務　②会議　③調査　④事業者の検査　⑤事業者からの報告受理
    （３）本当に廃止できるか検討するための４ステップ
    ①業務の本質的な目的と意義を改めて整理する　②前後工程を洗い出す
    ③業務を廃止した際に代理で生まれる業務を想像する
    ④関係者の中の誰に確認を取るべきか洗い出す
    【ワーク④】廃止してもよさそうな業務について、４ステップで検討する
    （４）やめられないものは縮減する
    ①減らす～10％削減ではなく半分にする
    ②まとめる～効率化と同時に効果も狙う
    ③変える～目的から逆算してやり方を見直す
    【ワーク⑤】廃止困難な業務について、縮減方法を検討する
講義
ワーク
  • ５．横展開できるスクラップの進め方
    （１）早い段階で上司を巻き込む
    （２）プレスクラップでテストする
    （３）説得力をもつ客観的な指標
    ①作業時間　②経費　③品質　④リスク
    【ワーク⑥】検討した業務について４つの観点から改善見込みを算出する
    （４）定期的な報告会でＰＤＣＡを回す
    （５）スケジュール策定は関係者を巻き込む
    （６）大掛かりになるものは次年度での廃止を検討
講義
ワーク
  • ６．業務スクラップ案を作成する
    【ワーク⑦】業務スクラップ企画書を作成し、発表する
    【参考】企画書の書き方
ワーク

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カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

{{theme}}研修のケーススタディ一覧

開発者コメントcomment

生産性向上の要請や若手の離職による人材不足に加え、ＤＸ推進など、対応が急務の業務は増加しています。現場はこれまでの業務を見直しスリム化を図る必要がありますが、前例踏襲から抜け出せずなかなか業務スクラップが進まないとのお悩みが少なくありません。トップと連携し、現場の目線からボトムアップで不要業務をスクラップしたいというニーズから本研修を開発しました。

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