ビジネス文書研修 相手に伝わるビジネス文書作成術を習得するには | 現場で使える研修ならインソース

ビジネス文書研修

テキストコミュニケーションの質を高め、組織全体の生産性をあげる

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研修の特徴・目的

「読み手にすぐに伝わる文書」が書けるようになる研修

文書作成への苦手意識を払拭し、生産性向上につなげる

文書作成は、若手・ベテラン問わず、あらゆる職種や業務で求められるスキルである一方、系統立てて習う機会がほとんどなく、苦手意識を持つ方が非常に多くいらっしゃいます。個人の文書スキルを向上させ、「何を伝えたい文書なのかわからない」「部下の文書を添削するのに時間がかかる」などの課題を解決することは、組織全体の生産性向上に直結します。

文書作成で最も意識すべきポイントは「要約力」と「相手目線」

文書作成におけるもっとも重要なポイントは要約力です。物事に対して、要点を押さえる力がつけば、文書作成だけでなく、仕事の進め方全般のスキルも向上します。また、文書を作成するにあたっては必ず、読み手の立場にたって書くことが求められます。「相手が何を知りたいと思っているか」によって、書き手が文書内に収めるべき情報が異なるためです。相手目線で情報が整理されてはじめて、説得力のある文書を作成することができます。

ビジネス文書研修のポイント

現場ですぐに実践できる文書作成のコツが学べる

読み手が理解しやすい文書を作成するには、ビジネス文書の型・ルールを知ることが最も重要です。「１文は40字程度」「主語と述語を明確にする」「内容は具体的かつ正確に」などの基本的なルールを守れば、読み手に伝わる文書が効率よく作成できるようになります。テキストには、こういった文書作成のコツが散りばめられており、現場ですぐに実践できる研修内容になっています。

演習による繰り返しの実践で、実用的な文書作成スキルが身につく

研修内では多くの演習を実施します。演習では、個人で考えたのち、グループで「どの文書が一番わかりやすいか」「どうすればさらに読みやすい・相手に伝わりやすいものになるか」を議論します。色々な意見をきいて、どうすればよりよい文書になるか・相手に伝わるかを実践的に考えます。相手に伝わって初めてその文書が役割を果たすことを、手と頭を動かしながら体得いただきます。

多様なニーズにお応えする研修プログラム

インソースでは様々なお客さまのニーズにお応えするなかで、基本となる報告書や各種通知文書の作成研修の他に、会議の議事録、営業活動で活用する提案書、ワンペーパー資料など、様々なシーンにおける文書の書き方の研修を開発してきました。管理職向けに文書指導力を向上させる研修や、マニュアル作成などの関連研修も多数ご用意しています。

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「今」を捉えたインソースの研修

インソースでは、時代の変化に寄り添い新たなニーズに応えるため、毎月新作研修を開発しております。外部環境の変化に対応すべく今必要なスキル、最近耳にする新しい分野など多数ご用意しておりますので、その中で本テーマにおける新作研修をご紹介します。

（新入社員・新社会人向け）やさしいビジネス文書研修～５Ｗ１Ｈとデジタル活用でシンプルに書く

研修開発者の思い・こだわり

文書、メールはコミュニケーションツールの１つであり、わかりやすく書く力は仕事において重要なスキルの１つです。新人や若手社員のなかでは、メールの文面作成などに時間がかかるという声も多く聞きます。たとえうまく書けなくても、生成ＡＩなどこれまで以上に便利なツールがあり、身の回りにあるものをうまく活用することもできます。文書の「型」だけでなく、より実践的なポイントをできるだけ簡単に学べるようにと考え、開発しました。

ビジネス文書研修 受講者の声／研修の感想

  • 後輩を指導をする立場として研修を受けましたが、自分自身がまず文書を作成することが苦手だと実感しました。復習し、今後の業務に活かしていきます。（2024年10月／医療）
  • 議事録とはどういうもので、会議にどう向き合い記録を取るとよいのかを知ることができました。目的を意識して議事録を取りたいと思います。（2024年10月／コンサルティング・調査）
  • 主語と述語を明確にすることや、美しいレイアウトなどの基本を意識します。メンバーの書いた文章を見る機会も多いため、学んだことをもとに伝えていきたいと思います。（2024年7月／人材・教育サービス・ＢＰＯ）
  • メモの取り方や仕事の進め方を実践します。日々の連絡の質を、上げていきたいと思いました。（2024年7月／運輸・倉庫）
  • 今後報告書を作るときは、何を目的としているのかがわかるように作成します。また、あいまいな表現をしないことや箇条書きで簡潔にまとめることにも注意します。（2024年7月／情報通信・ＩＴサービス）
ビジネス文書研修の評価
年間総受講者数
28,450名
内容をよく理解・理解
95.7％
講師がとても良い・良い
94.6％

※2023年10月～2024年9月

スキル成分表～カテゴリ別ラインナップ

ビジネス文書研修スキル成分表 Web版

研修名＼スキル公開講座対象者基礎知識作成・読解に必要なスキル社内文書社外文書デジタル活用
文書の種類・構造敬語メール基本チャット対応要約力論理力人を動かす力日報報告書・議事録・連絡書・稟議書送付状・挨拶状・お礼状・FAX封筒・はがき顧客満足・クレームセールス文書ChatGPTWord
基本の文書力
（新入社員・新社会人向け）ビジネス文書研修●新人◎◎◎○△◎◎◎◎△
（新入社員・新社会人向け）ビジネスEメールの書き方研修●新人△○◎△○
やさしいビジネス文書研修
～５W１Hとデジタル活用でシンプルに書く		●新人若手○△○◎○△○
新社会人のためのテキストコミュニケーション●新人△◎△○
ビジネス文書研修●若手中堅◎○○○◎◎○
実務に役立つ文書力
（半日研修）要約力強化研修～仕事は「要約」から始まる！●若手中堅○◎○△
論理的で分かりやすい文書の書き方研修●若手中堅◎○◎△
読解力研修～意図を正しく理解し、次の行動を読み解く●若手中堅△◎○△
ビジネス文章力向上研修
～相手を動かす「立ち位置」「論理」「要約」「熱意」		●若手中堅管理職○◎◎◎△
ワンランク上の文書力
ビジネス文書レベルアップ研修～相手が唸る文書の書き方●中堅管理職○◎◎△
正しいビジネス文書の教え方研修
～自信を持って後輩や部下の文書を添削する		●中堅管理職○○○◎○○○

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研修名／スキル必要ＩＴレベル公開ツール実践基礎知識ＤＸの進め方Excelプログラミング生成ＡＩ
マインド事例業務フローＵＩデータベース活用自動化知識ＶＢＡPython
ＩＴ・ＤＸリテラシーを高める
ＤＸ理解研修（半日間）★●◎○
ＤＸリテラシー向上研修（半日間）★●◎◎○△△○
ビジネスパーソンのＤＸ・ＩＴ常識研修
～先端技術（ＡＩ・RPA）を知り業務への活用法を学ぶ編		★◎○◎○○○
デジタル人材育成研修
～組織のＩＴリテラシーを高める（半日間）		★◎△
（半日研修）いまさら聞けない情報セキュリティ研修
～今すぐ始める対策のポイント		★●◎◎○
ＩＴパスポート試験対策研修（２日間）★●◎○○○○
ＩＴ初心者のためのＤＸスタート講座（２時間）★●◎◎◎○○○
業務のデジタル化を推進する
ＤＸ活用・推進研修★●◎◎◎○○
ＤＸ推進のための要件定義研修★★★●○◎◎◎△
ＩＴツールによる業務改善ワークショップ（半日間）★○○○
ＩＴスキル不要のデジタル化推進研修★○◎◎◎○○○
（２時間研修）PowerPlatformで始めるローコード開発研修★●○◎○○
業務の自動化に取り組む
ビジネス活用のためのＲＰＡ研修
～ＲＰＡ導入のための一歩を踏み出す		★●○◎○◎
業務削減研修～自動化（ＲＰＡ）に向けて業務フローを見直す★●○◎◎◎
定型資料ＲＰＡ研修
～PowerAutomateDesktopで自動作成（２時間）		★★◎○△◎○○
ＲＰＡ／ＷｉｎＡｃｔｏｒ(R)研修初級編
～データ転記からＲＰＡを始める		★★●◎◎◎◎○
ＲＰＡ／ＵｉＰａｔｈ研修～速習プログラム（入門編）（２日間）★★●◎◎◎◎○
Python学院～Excel操作自動化編★★★●◎◎○◎○◎◎
行政向けＲＰＡリーダー研修～内製での開発を推進する★◎◎◎◎
研修名／スキル必要ＩＴレベル公開ツール実践基礎知識ＤＸの進め方Excelプログラミング生成ＡＩ
マインド事例業務フローＵＩデータベース活用自動化知識ＶＢＡPython
ＩＴ・ＤＸリテラシーを高める
ＤＸ理解研修（半日間）★●◎○
ＤＸリテラシー向上研修（半日間）★●◎◎○△△○
ビジネスパーソンのＤＸ・ＩＴ常識研修
～先端技術（ＡＩ・RPA）を知り業務への活用法を学ぶ編		★◎○◎○○○
デジタル人材育成研修
～組織のＩＴリテラシーを高める（半日間）		★◎△
（半日研修）いまさら聞けない情報セキュリティ研修
～今すぐ始める対策のポイント		★●◎◎○
ＩＴパスポート試験対策研修（２日間）★●◎○○○○
ＩＴ初心者のためのＤＸスタート講座（２時間）★●◎◎◎○○○
業務のデジタル化を推進する
ＤＸ活用・推進研修★●◎◎◎○○
ＤＸ推進のための要件定義研修★★★●○◎◎◎△
ＩＴツールによる業務改善ワークショップ（半日間）★○○○
ＩＴスキル不要のデジタル化推進研修★○◎◎◎○○○
（２時間研修）PowerPlatformで始めるローコード開発研修★●○◎○○
業務の自動化に取り組む
ビジネス活用のためのＲＰＡ研修
～ＲＰＡ導入のための一歩を踏み出す		★●○◎○◎
業務削減研修～自動化（ＲＰＡ）に向けて業務フローを見直す★●○◎◎◎
定型資料ＲＰＡ研修
～PowerAutomateDesktopで自動作成（２時間）		★★◎○△◎○○
ＲＰＡ／ＷｉｎＡｃｔｏｒ(R)研修初級編
～データ転記からＲＰＡを始める		★★●◎◎◎◎○
ＲＰＡ／ＵｉＰａｔｈ研修～速習プログラム（入門編）（２日間）★★●◎◎◎◎○
Python学院～Excel操作自動化編★★★●◎◎○◎○◎◎
行政向けＲＰＡリーダー研修～内製での開発を推進する★◎◎◎◎

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