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クレームEメール対応研修

クレームEメール対応研修

クレーム対応の基本手順と、ビジネスメール作成のポイントを押さえ、クレームメールへの対応スキルを習得する

No. 1020100 9910018

対象者

  • 若手層
  • 中堅層
  • リーダー層

・クレームメールに対応する機会のある方
・今後クレームの1次対応をする可能性がある新人、若手の方
・クレームメールの対応をしているが、いまいち自信のない方

よくあるお悩み・ニーズ

  • 自分のクレームメール対応が適切であるかを確認したい、より良い対応方法を身につけたい
  • こちらの意図がうまくメールで伝えられず、こじらせてしまうことがある
  • 日頃のクレーム対応に使えるメールの言い回しを知り、使いこなしたい

研修内容・特徴outline・feature

近年、Eメールでの問い合わせ対応を行う場面が増えています。メールの特徴として、①意見や要望を書きやすい②お互いの考えが伝わりづらい、という2つの特徴があります。文字だけでは相手の温度感や真意が汲み取りにくく、対応を誤るとクレームになったり、さらに対応が難しくなったりします。メールでの応対では、「対応に時間がかかる」、「記録が残る」、「文書読解力や文書作成力が要求される」など、対面・電話とはまた違ったクレーム対応スキルが必要です。

本研修では、クレーム対応の基本手順と、ビジネスメール作成のポイントを踏まえたうえで、クレームメールへの対応スキルを習得します。明日から現場ですぐに実践していただけるよう、ケース別の豊富な実践演習でスキルの定着を図ります。

到達目標goal

  • ①クレームメールの特徴を理解する
  • ②ビジネスメールの構成要素と作成時のポイントを振り返る
  • ③クレームメール対応の基本手順をおさえ、対応スキルを身につける
  • ④ケースごとに適切なクレームメール対応を実践できる

研修プログラムprogram

  内容 手法
  • 1. はじめに
    【ワーク】望ましいメール返信文を考える
    (1)クレームメールとは
    (2)クレームメール対応の前提 4つの基本手順を知る
講義
ワーク
  • 2. メールとは ~ポイントのおさらい
    (1)ビジネスメールの構造
    (2)ビジネスメール作成のポイントまとめ
    【参考】メール対応の常識
講義
  • 3. クレームメール対応
    (1)まず、クレームを激化させないために
    (2)クレームメール対応4つの基本手順
    (3)クレームメール対応における注意事項
    (4)クレームメールの内容を正しく読み取る
    【ワーク①】例題メールを読み、お客さまの「問題」「してほしい対応」を考える
    【ワーク②】相手の気持ちになって、お客さまのメール文を読み取る
講義
ワーク
  • 4.ケース別クレームEメール対応
    (1)当方に責任がある場合
    (2)当方に責任がない、わからない場合
講義
  • 5.総合演習 (問題を選択して実施)
    (1)事例検討 ~ネット通販編
    (2)事例検討 ~リラクゼーションサロン編
    (3)事例検討 ~配送会社編
    (4)領収書送付ミスに対するクレームメール
    (5)テレビ購入者からのクレームメール
    (6)弁当購入者からのクレームメール
    (7)すばらしいクレーム対応に対するお礼のメール
ワーク

企画者コメントcomment

メールでのクレームは非対面のため、クレーム対応力だけでなく、文書読解力や文書作成力も求められます。不手際で2次クレームに発展させてしまうことがないよう、誠意が伝わる返信をしなければなりません。そこで、お客さまの気持ちになってメール文を読み取る練習をし、クレームメールに対する適切な返信を、安心してできるようになっていただきたいという想いで本研修を開発しました。

スケジュール・お申込み
(オンライン型/来場型開催)schedule・application

オンライン型開催

注意事項

  • 同業の方のご参加はご遠慮いただいております
  • 会場やお申込み状況により、事前告知なく日程を削除させていただくことがあります
  • カリキュラムは一部変更となる可能性があります。大幅な変更の際は、申込ご担当者さまへご連絡いたします。

事前のご案内

受講者の評価evaluation

本テーマの評価

内容:大変理解できた・理解できた

100.0%

講師:大変良かった・良かった

97.6%

※2024年10月~2025年9月

実施、実施対象
2026年4月     2名
業種
インソース
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • メール文面の構成について学んだ。クレーム対応だけでなく通常のメールにも活かしていきたい。
  • コミュニケーションが取りやすく、安心して受講できた。講師の説明も分かりやすかった。
  • 有意義な学びでした。講師の説明がしっくりきて 深く理解できました。実務に活かしていきたいと思います。

実施、実施対象
2026年3月     2名
業種
インソース
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • メール対応の難しさの本質が理解できました。表面上の要望の裏側にある真の要望を文面から創造していくことが大切と学びました。

実施、実施対象
2025年11月     3名
業種
インソース
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • お客様の気持ちをくみとる、心を大切にする。誰かのせいにしたような文ではなく、自分自身も関係者だという気持ちで対応をする。

実施、実施対象
2025年9月     3名
業種
インソース
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • スーパーバイザーとしてユーザからのクレームメール対応に活かしていきたい。また、日常対応しているオペレータへの教育にも活かしていきたい。
  • メールの作成手順で自己流だった部分は研修内容を活用します。また、会社に責任がない・わからないケース には、研修の内容を参考にして今後対応してみます。

全力Q&Aqa

インソース公開講座のCS(顧客満足)・接遇・クレーム対応研修は、大前提として「お客さま目線で見つめなおすこと」から始まります。その上で、CS・接遇研修では、「CSの考え方」を学び、CSマインドを言葉や行動で示すための具体的なスキルとして「接遇の基本姿勢」を習得します。
また、クレーム対応研修では、「心情理解」「事実確認」「解決策の提示」「お詫びと感謝」といった4つの基本手順をベースに、誰でも実践できる対処法をお伝えします。

物事の感じ方、受け止め方は、人によって十人十色です。場を共にする受講者さま同士もまた、考え方や感じ方は違います。研修における実践ワークの中では、ディスカッションやフィードバックを通じて他者への理解を深め、今後のCS、接遇、クレーム対応力向上につなげる気づきを得ていただくことができます。

※インソース公開講座はオンラインでも開催しております。
インソースオンライン公開講座
インソース公開講座のCS・接遇・クレーム対応研修は、大きく分けて2種類のものがあります。

①CS意識を高め、接遇スキル向上を図る研修
CS(顧客満足)の考え方と接客の基本を学び、自身の接遇スキルの向上や、接遇指導スキルの習得を目指します。

②クレーム対応者・監督者の対応スキル向上を図る研修
クレーム対応の基本手順から、クレームに組織として対処する判断軸まで、ケーススタディを通して実践的に学びます。

お客さまのご受講の目的に合わせて、ラインナップからお選びください。
CS・接遇・クレーム対応研修ラインナップ

とはいえ「なかなか選べない」とお悩みのお客さまは、ぜひお気軽にお問合せください。弊社担当者が詳細をヒアリングさせていただいたうえで、お客さまにおすすめの研修を選定させていただきます。
接客業としてのマナーの基礎を学ぶ「接客・接遇研修~お客さまの心を動かすサービス・おもてなし」をおすすめします。

【対象者】
・自分の接客について、不安のある方
・普段接客業務を行っているが、基本から学び直したい方
・自身の接客スキルをより高めたい方

【研修内容・特徴】
本研修では、「最高のサービス」を考え、「良い接客」をするための考え方を理解していただきます。その上で、良い接客の具体的な対応方法について、講義~ロールプレイングの繰り返しをしながら学んでいただきます。

今やお客さまへ一律の対応をするだけでは満足をいただけない時代です。そのため、マニュアルを理解した上で、「機転」「アドリブ」について考えます。店側・お客さま側の両者の視点から考え、さらなる接客力向上を図ります。
より実践的な電話応対力の向上を図る「電話応対レベルアップ研修」をおすすめします。

【対象者】
・電話でのお客さま対応が多い方
・CSを意識した電話応対スキルを体得したい方
・基本的な電話応対はできるが、お客さまに好感を抱いてもらえるレベルの応対をしたい方

【研修内容・特徴】
本研修では、CS(顧客満足)とは何かを改めて考えていただいたうえで、電話での会話だからこそ求められるコツ・テクニックを学びます。豊富な演習を通じて、トークスキルの向上とお客さまとの信頼関係を築くコミュニケーションスキルの取得を目指します。
演習では電話録音機を使用して自身の電話応対を録音し、自分のクセや不快な表現を使っていないか振り返っていただきます。そのうえで、どのような言葉を返せば、お客さまが「この人は話を聴いてくれる」と感じ、満足度向上につながるのかをロールプレイングを通じて考えていただきます。
CS(顧客満足)に対する意識を高め、自身と組織全体のCS向上策を具体的な行動レベルで考える「CS向上研修~ホスピタリティの意識を養う」をおすすめします。

【対象者】
・CSについて、何らかの課題をお持ちの方
・CSの意識を高めたい方

【研修内容・特徴】
本研修では、CS(顧客満足)についての基本的な考え方を学びます。具体的には、CS実現に欠かせない「ホスピタリティ」についての理解と、CSを支える基本マナーの習得を通じて、一人ひとりのCSマインドを強化します。そのうえで、組織全体のCS向上を実現するための改善策を作成し、明日からの実践につなげていただきます。

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本テーマの評価
内容をよく理解・理解
100.0
講師がとても良い・良い
97.6

※2024年10月~2025年9月

年間実績公開講座の年間実績
受講者数※1
開催数※1
講座数※2

WEBinsource
ご利用社数※2

※1 

※2 

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