上司が“唸る”営業メールの書き方~引継ぎ訪問のアポ打診メール(後任同行)

(12)引継ぎ訪問のアポ打診メール(後任同行)

シチュエーション

・大変お世話になっているお客さまへ、異動の引継ぎあいさつのために、後任の担当者と同行訪問のアポの打診をする

作成のポイント

自分自身が異動になった場合、電話でごあいさつのアポを取るほうが良いです。日時の確定もその場でできるからです。 しかし、すべてのお客さまに電話をすることは難しいでしょう。重要な取引先や前年の新規取引先等に、漏れなく後任の担当者と同行での引継ぎ訪問をするために、メールでアポを取りましょう。 その場合は、先方にも「後任と同行」であることを伝える必要があります。

件名:異動のごあいさつ訪問の件

××株式会社
システム企画部
小川 雄一様

平素は誠にお世話になっております。
株式会社○○の中川でございます。

大変急なことでございますが、※月※日付にて
私が△△事業所へ異動となりました。
これまで大変お世話になりましたこと、厚く御礼申し上げます。

今後は、後任の田中亮太と申す者が
貴社を担当させていただきます。

つきましては 田中と私で小川様にお目にかかって
ご挨拶を申し上げたく、ご面談のお時間をいただきたい思っております。

当方の勝手を申し上げ、誠に恐縮でございますが、以下の候補の中で
ご都合のよいお日にち、お時間を
2つか3つほどご教示いただきたくお願い申し上げます。

======================
■候補日時
1/**(火)11:00~12:00,13:00~16:00
1/**(金)11:00~12:00
1/**(水)09:00~11:00
 ※可能であれば複数の候補日時をご提示いただけますと幸甚です。
======================

お忙しいところ恐縮ですが、
ご返信をお待ち申し上げております。

かつて私が着任して間もない頃、貴社から初のお取引をいだたいて以来
ご発注、ご提案の機会を多数いただき、大変感謝しております。
今後ともご愛顧いただけますよう
田中にしっかりと引き継ぎをさせていただきます。

引き続き何卒よろしくお願い申し上げます。

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※署名省略

<新人営業担当者向け豆知識>

※アポの候補日時は広めに提示して、複数の候補を返信していただけるようにすると、アポの設定がしやすいです。

※これまでの感謝の言葉を忘れずに。お客さまそれぞれとの接点を具体的に挙げたほうが感謝の意も伝わりやすいです。

※「異動」にはまず、前段に「内示」があります。引継ぎ先のリストアップ等は 上司と相談して内密に先行して作成することはありますが、お客さまへの連絡は「辞令」が出て、正式に決定した以降に行うのが一般的です。

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