文書作成

上司が"唸る"営業メールの書き方～長期休暇のご連絡

（１６）長期休暇のご連絡

シチュエーション

・夏季休暇や年末年始休暇などの長期休暇を取得する直前に、お客さまへ不在の旨を伝える

作成のポイント

・長期休暇を取得する場合には、休暇に入る１～２週間前までに、署名欄直前部分にお詫びの言葉とあわせて不在の日程や対象期間中の対応を記載する
・組織によって①全体で一斉休業する場合と、②組織内で交代に休暇を取得する場合があるので、適宜表現を変える

パターン①：組織全体で一斉休業する場合

××株式会社
情報システム部
山口　一郎様

いつも大変お世話になっております。
株式会社○○の鈴木でございます。

先日はお時間をいただきまして、誠にありがとうございました。
お打合せ内容に基づき、見積書を作成いたしましたので
添付ファイルにてご確認をお願いいたします。

内容についてのご要望やご不明点がございましたら
お気軽にお問い合わせくださいませ。

ご検討の程、何卒よろしくお願い申し上げます。

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※誠に勝手ながら、弊社では下記の期間を夏季休業とさせていただきます。
8月5日（土）～8月13日（日）
該当期間中のお問い合わせは8月14日（月）以降に順次ご連絡いたします。
ご不便をおかけいたしますが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
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※署名省略

パターン②：組織内で交代に休暇を取得する場合

××株式会社
情報システム部
宮崎　花子様

いつも大変お世話になっております。
株式会社○○の鈴木でございます。

先日はお時間をいただきまして、誠にありがとうございました。
お打合せ内容に基づき、見積書を作成いたしましたので
添付ファイルにてご確認をお願いいたします。
内容についてのご要望やご不明点がございましたら
お気軽にお問い合わせくださいませ。

ご検討の程、何卒よろしくお願い申し上げます。

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※勝手ながら8月5日（土）～8月13日（日）は夏季休暇のため不在にいたします。
お急ぎのご用件の場合は、〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇までご連絡くださいませ。
ご不便をおかけいたしますが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
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※署名省略

＜新人営業担当者向け豆知識＞

※一斉休業の場合は代理対応ができないため、休暇明けから順に対応する旨を記載します。状況によりプライベートな緊急連絡先を記載する場合もありますが、即時対応が可能とは限らないため、連絡先は記載しないのが一般的です

※交代で休暇を取る場合には、代理対応が可能な部署などの電話番号を記載します。「代理の○○が対応いたします」という旨を追記しても構いません。お客さまに迷惑がかからないよう、社内の関係者へ代理対応を依頼し、しっかりと引継ぎをしておきます

※不特定多数のお客さまからのお問合せが想定される場合には、メールの自動応答設定で上記の文言を設定しておくことも有効です。ただ、休暇直前にやり取りをしているお客さまには事前に連絡をするのがマナーです。自動応答はあくまでも、想定外のお問合せが来た場合の「保険」として活用しましょう

長期期間のお知らせは、事前にお客さまへ伝わっていないとトラブルに発展することがあります。ここでは署名欄直前に休暇の旨を記載するパターンをご紹介しましたが、ご連絡をいただきそうなお客さまなどには「休暇を取得する」という件でメールをお送りするとよいでしょう。