上司が“唸る”営業メールの書き方~担当者変更のごあいさつと後任の紹介メール

(13)担当者変更のごあいさつと後任の紹介メール

シチュエーション

・お世話になっているお客さまに メールで担当者変更の挨拶と後任の担当者紹介をする

作成のポイント

後任を紹介するケースの発生は「異動」に限ったことではありません。部署は変わらずともチーム体制等の変更で「担当者変更」という場合もあります。 もちろん異動と同じく、全てのお客さまにお目にかかる、あるいは電話でご挨拶することができかねるときは、担当者変更のお知らせと後任の担当者を紹介する内容のメールを送りましょう。

件名

担当者変更のお知らせと後任のご紹介の件

××株式会社
情報システム部
高橋 太郎様

平素は誠にお世話になっております。
株式会社○○の鈴木でございます。

大変急なことではございますが、弊社内の体制変更により
貴社の担当を外れることとなりました。

弊社都合で大変ご迷惑をおかけいたしますが、
後任はこれまで私と同じ部署で席を並べておりました
田中亮太と申す者が担当させていただきます。
改めまして田中より、アポイントのお願いのご連絡をさせて
いただきますので、よろしくお願い申し上げます。

私自身が拠点を離れる「異動」ではなく、隣のチームへの係替えでございます。
引継ぎも万全を期して行いますので、どうかご安心をいただけたらと存じます。

これまで大変お世話になりました。
改めまして厚く御礼申し上げます。

今後とも変わらぬご愛顧のほど、よろしくお願い申し上げます。

-------------------------------
※署名省略

※旧担当者から新担当者紹介する順序が基本です。
担当を外れるものの、遠く離れるわけではない場合は、①引継ぎ後も近くに居ること ②後任も自分とはこれまで身近な存在であったこと も付け加えると良いでしょう。お客さまからみて、安心材料となります。

※これまでの感謝の言葉を忘れずに記載します。

※異動や担当者変更については、正式に決定してからお客さまに連絡します。

※本文中の宛名を お客さま各位 として一斉配信する場合は、宛先はBCCを使うことを間違えないことが重要です。

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