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若手部下との会話が噛み合わないと悩む管理者へ～信頼関係が生まれ、報告が自然と集まるようになる指導のコツ
日常のコミュニケーションが途切れがちになり、部下への指導の成果を実感しにくいと感じる管理者は少なくありません。
成果報告が表面的だったり、助言を受け入れてもらえなかったりすると、どのように関わればよいのか迷うものです。
本コラムでは、実際のケースをもとに、信頼関係の築き方や報告を引き出す方法を整理します。明日から取り入れられる具体策を紹介します。
若手部下とのコミュニケーションが噛み合わない背景を理解する
部下とのやり取りが思うように進まない場面では、管理者は「やる気がないのでは」と感じがちです。しかし、実際には意欲があるにもかかわらず、成果の伝え方がわからなかったり、叱責を恐れて距離を置いたりする場合があります。まずは、どのような状況でコミュニケーションが滞るのかを整理します。
報告が言い訳に聞こえる背景
ある管理者は、３カ月前から若手部下の育成を任されました。終業前に成果を尋ねても、部下は「今日は連絡がつかなかった」などの説明に終始し、改善の助言にも反応が薄い状態でした。管理者は自分の仕事も抱えており、どのように関わるべきか悩んでいました。
このような状況では、部下が「何をどこまで話せばよいのか」がわからず、結果として表面的な報告になっている可能性があります。
若手部下が距離を置いてしまう心理
若手部下は、叱責を受けることへの不安や、成果をうまく説明できない焦りから、管理者との会話を避けることがあります。特に、初対面に近い関係性や、日常的なコミュニケーションが不足している場合、管理者に相談するハードルが高くなりがちです。その結果、必要な情報を伝えられず、会話が噛み合わない状態が続くことがあります。
若手部下と信頼関係を築くための２つのポイント
若手部下が助言を受け入れやすくなるには、信頼関係が欠かせません。関係が築けていない状態で指導を行うと、部下は防御的になり、会話が進みにくくなります。
目標とメリットを共有し、行動の意味を理解してもらう
若手部下が自発的に動けるようにするには、本人が目標を設定し、その達成によって得られるメリットを理解することが重要です。短期的なメリット、長期的なメリットの両方を伝えると、行動の意味が明確になります。若手は、成果が見えない状態に不安を抱きやすいため、長いスパンでの成長イメージを共有すると、継続的な意欲につながります。
日常的なコミュニケーションで信頼を積み重ねる
信頼関係がない状態で叱責を受けると、部下は「受け止める準備」が整っていません。まずは、管理者から積極的に声をかけ、安心して話せる関係をつくることが大切です。
- 出身地や学生時代の話など、当たり障りのない話題から距離を縮める
- プライベートに踏み込みすぎない
- 小さな成功を一緒に確認する
これらの積み重ねが、助言を受け入れやすい環境をつくります。
報告を引き出し、手戻りを防ぐためのコミュニケーション術
若手部下は、良い報告は積極的に行いますが、うまくいかなかった内容は伝えにくいと感じています。管理者が意識的に環境を整えることで、必要な情報を引き出しやすくなります。
良い報告と悪い報告の心理を理解する
部下の心理は次の２つに分かれます。
- 良い報告はすぐに伝えたい
- うまくいかなかった内容は隠したい
管理者が知りたいのは後者であり、ここを引き出せるかどうかが指導の質を左右します。
中間報告を習慣化し、軌道修正を早める
指示を出す際に「中間報告をしてほしい」と伝えると、部下は結果が出る前でもいっそう話しやすくなります。
- どのタイミングで報告するか
- どの範囲を共有するか
これらを明確にすると、報告が仕事の一部として定着します。中間報告がないまま進めると、誤った方向に進み、手戻りが発生する可能性があります。報告の習慣化は、部下の成果向上にもつながっていきます。
部下の様子から兆候を察知し、早めに声をかける
部下が不安そうにしていたり、視線が落ちていたりする場合は、何らかの課題を抱えている可能性があります。定期的に部署内を観察し、変化に気づくことが大切です。
声をかける際は、下記のように具体的に問いかけると、部下は話しやすくなります。
- 「不安なことはあるか」
- 「進めにくい点はあるか」
「大丈夫か」と尋ねると「はい」としか答えられないため、注意が必要です。
まとめ：コミュニケーションの問題は関係性や環境が原因
若手部下とのコミュニケーションが噛み合わないときは、やる気の有無ではなく、関係性や環境に原因がある場合が多くあります。
- 目標とメリットの共有
- 信頼関係の構築
- 報告しやすい環境づくり
- 兆候を察知する観察
これらを意識することで、部下は安心して話せるようになり、指導の効果も高まります。明日から取り入れられる内容ばかりですので、ぜひ実践してみてください。
部下とのコミュニケーション実践研修～多様化する部下への関わり方
本研修では、部下との円滑なコミュニケーションの取り方を学んでいただきます。
部下に対する関心を強く持ち、積極的に関与することがコミュニケーションを機能させる最大のポイントであることを理解いただき、上司としてどのように対応すべきかを実践的に学んでいただきます。
本研修のゴール
- 部下との常識や価値観の違いを改めて認識する
- タイプ別の部下との関わり方を学び、自身の部下について考える
- 部下の考えを知り、また自身の考えを理解してもらう方法を習得する
- 部下の特性に合わせたコミュニケーションの取り方を習得する
- よくありがちなコミュニケーションの悩みをケース別で考える
よくあるお悩み・ニーズ
- 部下との距離を縮めるよう努力しているが、なかなかうまくいかない
- 自分と合わないタイプの部下に、どう接していいのかわからない
- 部下に嫌われることが怖く、思うように叱ることができない
セットでおすすめの研修・サービス
部下指導アップデート研修～若手部下との距離感をつかむ
本研修は、これまでのやり方を変えられない、変えたくないと思っている管理職や指導をする方に向けて今の若手の価値観や行動の傾向と指導方法を伝える研修です。
悩みの多い指導者側の気持ちを軽くしつつ、部下へ任せる仕事を変える、コミュニケーションの仕方を変えるなど、ワークを通じてなにを変えるとよいのか、実践的な指導方法を学びます。
部下モチベーション向上研修～風通し・見通しをよくするコミュニケーション
本研修では、部下・後輩のモチベーションについて以下の点に注目し、モチベーションを向上させる手法を習得します。
下記２点を考えてながら、特に部下・後輩とのコミュニケーションの取り方や、業務の具体的な指導や割振りの仕方など、ワークやケーススタディを通して習得します。
- 今まで仕事の中で部下のモチベーションを低下させていた状況を振り返る
- これから部下のモチベーションをもっと上げるための行動や環境づくりを考える
ＯＪＴ研修～部下・後輩指導の基本スキルを習得する
部下・後輩の世代の傾向やキャリア観への理解を深め、職場全体を巻き込み計画的に指導・育成する方法を学ぶ研修です。
部下・後輩が自ら考え行動できるようになるためには、ＯＪＴ担当者による用意周到な準備、粘り強く何度も同じ指導を継続し続けること、効率よく計算的に育成を進捗させる力が不可欠です。実際の部下・後輩の現状を踏まえた３カ月間の育成計画の策定方法のほか、報告の受け方や指示の仕方、ほめ方・叱り方などの指導方法を学び、ケーススタディで実践力を磨きます。
