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制度改定から通知文書まで～生成ＡＩが支える人事業務の実務
人事管理や研修管理の現場では、採用後の育成や定着をどのように支えるかが、企業の競争力を左右する重要なテーマとなっています。
一方で、研修の企画や運営、評価、受講後フォローまでを人事部門だけで担うことは容易ではありません。近年、こうした課題への対応策として生成ＡＩの活用が注目されています。本コラムでは、人事管理と研修管理の実務に焦点を当て、生成ＡＩをどのように捉え、どの業務から活用していくべきかを整理します。
従来型ＡＩと生成ＡＩの違いを理解する
一口にＡＩと言っても、その技術や得意とする役割は多岐にわたります。従来型ＡＩは、蓄積されたデータを基に分類や予測を行うことを得意としており、人事管理ではデータ分析や傾向把握の自動化に活用されてきました。
一方、生成ＡＩは文章や設問、解説といったコンテンツの「下書き」を新たに生み出すことができます。この違いにより、研修管理においては「企画の構成や案出し」といった業務を強力に支援できる点が大きな特徴となります。
人事管理に置き換えると、客観的な数値分析などは従来型ＡＩが得意とし、研修計画案や評価コメント案などの言語化を伴うアウトプットは生成ＡＩが担います。それぞれに得意領域があることを押さえることで、適切な業務に適切な技術を使えるようになります。
人事管理における生成ＡＩの活用方法
人事管理では、正確性とスピードが求められます。生成ＡＩを活用することで、日常業務がよりスムーズになります。
１．人事制度の改訂案や説明資料の下書き
制度内容を整理した文書や、社内向け説明資料の初稿を生成ＡＩに依頼することで、作成時間を大幅に短縮できます。
２．人事データの傾向分析
評価コメントや社員アンケート、１対１面談記録など、文章データを扱う場面は多く存在します。生成ＡＩを活用すれば、これらの文章から傾向を抽出し、課題や強みを俯瞰的に把握できます。
３．社員向け通知文書の作成
給与の改定連絡、福利厚生に関するお知らせ、健康診断の通知など、抜け漏れがない正確な表現が求められる文書を生成ＡＩに作成させることで、担当者の時間を確保できます。
研修管理における生成ＡＩの活用方法
研修運営は、多くの細かなタスクが連続する業務です。生成ＡＩを用いることで、以下のような場面を効率化できます。
１．研修企画書のたたき台作成
研修目的、期待される効果、実施ステップなど、企画段階で必要な文書を生成ＡＩに下書きとして作成させることで、担当者は内容の精査に集中できます。
２．受講者レポートの要点整理
大量の受講者レポートを目視で読み込み、要点をまとめる作業は大きな負担となります。生成ＡＩを利用すれば、文章を読み込ませて要点を抽出し、全体傾向を比較的短時間で把握できます。
３．研修評価コメント案の作成
研修後のフォローとして、受講者に向けたコメントや次回施策の方向性案を生成ＡＩで作成することができます。担当者は最終チェックに集中でき、作業効率が向上します。
生成ＡＩ活用のポイント
生成ＡＩは便利である一方、出力された内容が常に正確とは限りません。そのため、活用にあたっては、以下のポイントを押さえる必要があります。
- 生成された文章は必ず担当者が確認する
- 具体的な条件（人数、目的、対象者など）を明確に伝える
- 個人情報や社内情報を扱う際は、取り扱いに十分注意する
「人材育成方針」をどこまでＡＩに伝えるか
また、研修企画書のたたき台作成や研修評価コメント案の作成では、組織としての人材育成方針や育成の考え方を生成ＡＩに伝えることが欠かせません。どのような人材を育てたいのか、どの能力を重視するのかといった前提が共有されていなければ、実務に即したアウトプットにはつながりにくいためです。
一方で、人材育成方針や評価基準は社内の重要な情報であり、生成ＡＩに読み込ませることに不安を感じ、活用に踏み切れない方も多いのではないでしょうか。
「システム設定」と「運用ルール」で社内情報を守る
そのため、生成ＡＩを活用する際には、社内情報がＡＩの学習に利用されないようにするオプトアウト（学習設定の変更）設定などのほか、そもそも学習に利用されない「法人向けライセンス」の契約を検討するなど、情報の安全性を確保するための配慮も重要となります。
また、情報の送信時には、特定の個人を識別できる情報（氏名、生年月日、マイナンバー等）はあらかじめ削除・匿名化しておくといった、運用上のルール作りも欠かせません。生成ＡＩはあくまで補助ツールであり、人事担当者の判断と運用ルールづくりが重要です。
業務を丸ごと任せるのではなく、人が判断すべき部分を残したうえで、研修の目的や評価基準を人力が設計し、運用や作業を生成ＡＩが支えることで、品質を保ちながら効率化を図ることができます。
人事部門でどのようにＡＩを使うか、お困りでしたらインソースへ
インソースでは、こうした生成ＡＩ機能を人事管理・研修管理の実務に活かせる形で提供しています。研修運営の効率化と育成の質向上を両立させるための仕組みづくりを通じて、人事部門の皆さまを支援しています。
人事管理や研修管理の在り方を見直す際には、生成ＡＩを取り入れた取り組みも一つの選択肢としてご検討いただければ幸いです。
全ての教育がこの一本で完結 Leaf Lightning（リーフライトニング） ～多機能・マルチデバイスＬＭＳ
インソースが提供するLeaf Lightning（リーフライトニング）は、生成ＡＩ機能「ＡＩトレーナー」や「ＡＩクリエイター」を搭載した、学習管理と育成支援を一体で実現できるＬＭＳです。研修管理の実務では、生成ＡＩを活用できる場面が複数あります。
Leaf Lightningの生成ＡＩ機能１：Leaf ＡＩ教材クリエイター
Leaf Lightningに搭載のＡＩクリエイター機能では、研修資料や教材を基に確認テストを作成する業務も、生成ＡＩが支援できます。
ＰＤＦやＰＰＴ、Webページを読み込ませることで、内容に沿った設問と解説を自動生成できるため、研修準備にかかる時間を大幅に削減できます。
Leaf Lightningの生成ＡＩ機能２：Leaf ＡＩトレーナー
ＡＩトレーナー機能では、研修で行う説明や発表を動画で提出し、話すスピードや声の抑揚、滑舌、フィラー（「えー」「あのー」など）の頻度、さらには内容の論理性などをＡＩが分析することで客観的なフィードバックを自動で得ることができます。指導者が一人ひとりにコメントを考える必要がなくなり、評価のばらつきも抑えられます。
セットでおすすめの研修・サービス
生成ＡＩ活用研修
ＡＩ（生成ＡＩ）を実際のビジネス現場で使いこなせる力を身につけるために設計された、実践型研修ラインナップをまとめたページです。
ChatGPTやCopilot、Geminiなどの生成ＡＩツールを、日常業務の効率化や創造的なアイデア創出に活かす方法を体系的に学べる研修が揃っています。また、プロンプト設計や具体的な応用シナリオに重点を置いたプログラムを通じて、自分からＡＩを使いたくなる仕組みづくりをサポートします。
初心者から導入検討者、活用推進者まで、レベルや職種を問わず効果的な学びを提供します。２時間研修や半日研修などもあり、隙間時間に参加しやすいのでぜひご検討くださいませ。
じっくり学ぶChatGPT活用研修～ＡＩ時代の新スキルを身につける（１日間）
ChatGPTをはじめとした対話型ＡＩを正確に、効率的に使いこなすためのプロンプト設計スキルを体系的に習得します。
プロンプトの基本構造や効果的な書き方、実務でよく使われるテクニックなどを学ぶことで、ただツールを使うだけでなく、意図したアウトプットをＡＩから引き出せる力が身に付きます。
インソースの生成ＡＩ関連 新サービスラインナップ
単なるツール導入にとどまらず、生成ＡＩを安全かつ効果的に社内業務へ浸透させ、自律的に活用が進む組織基盤を構築するための総合支援サービスです。
クラウド上でのデータ基盤整備から、生成ＡＩとの安全な連携設計、職種別の教育・定着支援までを一体で提供し、ＡＩ活用の定着と効率向上を支えます。これにより、社内ナレッジの活用やレポート作成の効率化、業務改善のスピードアップなど、生成ＡＩを活用した変革を次のステージへと引き上げます。
【無料セミナー】「経営判断支援ＡＩ」から「事故・不正予防ＡＩ」まで！最新の生成ＡＩサービス４選＆デモ体験会
最新の生成ＡＩサービスをご紹介します。「具体的に何に役立つのか」が分かるように、サービス導入の実例をご紹介するだけでなく、ＡＩサービスのデモも実施し、画面上で操作や機能を確認できるため、導入の可能性をリアルに体験いただけます。
- 「ＡＩ－ＯＪＴ」社内文書から企業独自のケーススタディを自動生成し、事故を予防する
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