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行政向け指示力強化研修～部下・後輩に仕事を任せ、生産性を高める（１日間）

行政向け指示力強化研修～部下・後輩に仕事を任せ、生産性を高める（１日間）

業務効率化を進め、限られた人的資源でよりよい行政サービスを提供できるようになる

研修No.B IMP255-0700-5788

対象者

  • リーダー層
  • 管理職

・業務指示をする機会のある行政職員の方

よくあるお悩み・ニーズ

  • 指示通りに仕事が進まず、ミスやトラブルが頻発している
  • 「自分でやったほうが早い」と思ってしまい、任せることができない
  • 時間外労働を削減し、ワークライフバランスの実現につなげたい

研修内容・特徴outline・feature

明確な指示で部下・後輩に仕事を任せ、生産性向上を目指す研修です。まず仕事を任せる基準や選び方を学び、自身の仕事を洗い出し分類しながら、実際の部下・後輩への任せ方を考えます。そのうえで、具体的な指示の出し方として、指示内容を可視化するための「マイかんばん」を作成します。フィードバックでの声かけやチーム目標の共有など、部下・後輩が指示したことを徹底できるような働きかけ方も身につけます。

研修のゴールgoal

  • ①部下・後輩に任せる仕事を切り出せる
  • ②業務指示をわかりやすく伝えられるようになる
  • ③効率的に仕事を進めるチームをつくり、サービス向上のための時間を捻出する

研修プログラム例program
内容
手法
  • １．安定した行政運営のために
    【ワーク】仕事を進めるうえで課題に感じていることを洗い出す
    （１）行政組織を取り巻く現状
    ①労働人口の減少　②職員の時間外勤務の状況
    （２）生産性向上は至上命題
    （３）パフォーマンスを高めるための部下・後輩の動かし方
    ①部下・後輩に仕事を任せる　②明確な業務指示を出す
講義
ワーク
  • ２．部下・後輩への仕事の任せ方
    【ワーク】仕事を任せる際に工夫していること、難しいと思うことを共有する
    （１）部下・後輩に仕事を任せられない理由
    ①自分でやったほうが早いと考えている　②人に頼める仕事がないと思っている
    （２）仕事を任せることのメリット
    ①作業効率が高まる　②リスク管理を容易にする
    ③仕事の文書化、マニュアル化につながる
    （３）任せる基準
    （４）任せるための事前準備～自身の仕事の構成を考える
    （５）任せる仕事を選ぶ４つの視点
    ①自分がやらなくてもよい　②ルーティン化している　③育成につながる
    ④突発的である
    （６）任せる仕事を考える手順
    【ワーク①】自身の仕事を、自分でなくてもよい仕事、育成につながる仕事、突発的な仕事に分類する
    【ワーク②】ルーティン化している仕事を分類する
    【ワーク③】任せる仕事を決定する
講義
ワーク
  • ３．明確な指示の仕方①～理解しやすい伝え方
    【ワーク】これまで部下・後輩に伝わりにくかった指示を振り返る
    （１）指示をするための事前準備
    ①目的を明確にする　②対象者を考える　③指示すべき内容を理解する
    ④ヌケモレがないか整理する
    【ワーク】指示内容を５Ｗ１Ｈを用いて整理する
    （２）指示の仕方
    ①伝える手段を決める　②伝え方
    （３）中間確認をする
    ①伝わっていなければ指示ではない　②中間報告で効率を上げる
    ③あらかじめ中間報告を依頼する　④自ら中間確認をする
講義
ワーク
  • ４．明確な指示の仕方②～かんばんの活用
    （１）インソース流かんばん方式～指示を徹底的に見える化する
    （２）かんばんの作り方
    ①かんばんの要素を洗い出す　②仕事のあるべき姿に基づいた指示を明記する
    【ワーク】ルーティンワークの所要時間とその根拠を書き出す
    ③かんばんに、上司として支援することを書き出す
    【ワーク】部下・後輩に任せる仕事について、マイかんばんを作成する
講義
ワーク
  • ５．指示したことを徹底させるために
    （１）ルールを遵守させる
    （２）フィードバックで動機づけする
    【ワーク】部下・後輩にどのような言葉をかけるか考える
    （３）日頃からチームの目標を共有する
    ①目標は繰り返し伝える　②責任を持たせる
    （４）チーム全体でフォローし合う
講義
ワーク
  • ６．まとめ
ワーク

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カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

{{theme}}研修のケーススタディ一覧

受講者の声／研修の感想・得た学びVOICE & learning

実施、実施対象
2023年11月　　　　　19名
業種
その他市区町村など
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • あらためて気づかされることが多かったです。工程を意識した指示の仕方を実践するとともに、部下の得意・不得意を考慮した業務分担も再検討したいと思います。
  • 部下を意識的かつ具体的にほめるようにします。日頃からポジティブなコミュニケーションを心がけ、業務が円滑に進むようにしたいです。
  • 自分の仕事を振り返り、見直すよい機会でした。やるべき仕事、任せるべき仕事を整理しながら業務を行っていきます。

開発者コメントcomment

ＢＰＲ（ビジネス・プロセス・リエンジニアリング）が注目されるなど、行政組織の抱える課題を解決するために業務改善の必要性がますます高まっています。人材不足が深刻化する中、限られた人員で組織を運営していくためには、職員一人ひとりのパフォーマンスを高めるほかありません。本研修を業務配分と指示の仕方を見直すきっかけとし、職場の生産性を高めていただきたいと考えます。

研修のプロがお答え 全力Q&Aqa

お客さまから「行政向け部下・後輩育成能力向上」に多く寄せられるご質問を抜粋して掲載しております。

インソースの官公庁・自治体向けＯＪＴ研修では、新人や若手の職員が自分で考え、行動できるように育てることを目的としています。
そして、そのための手法や計画の立て方を研修で学び、演習を通して自分のものとする点が特徴です。

計画なく指導を始めても、忙しさに気を取られてしまいなかなか思うように育成ができない、行き当たりばったりになってしまうと、いう声を多く伺います。そこで、まずは計画を立てることが大変有効な指導の考え方であることを学んでいただきます。そのうえで、部下や後輩の指導にあたりよく起こりがちなケースを用いた演習に取り組んで、指導の仕方を学びます。多くの上司やＯＪＴ担当者が悩みとして挙げる、指導現場においてよくあるシチュエ―ションを取り上げたケーススタディは大変好評をいただいております。

このように、座学だけではなく、上記のような現場の悩みに沿った実践的な演習に取り組むことがＯＪＴ研修のポイントです。短時間の研修を企画されている場合でも、演習についてはぜひ実施させていただきたい、と弊社では考えております。

ＯＪＴ研修については、学びが定着するまでに比較的時間を要します。インソースでは、充実した内容のフォローアップ研修もご用意しております。今何が課題になっているのかを明確にし、それを解決するプログラムをカスタマイズで作成・実施することも可能です。
インソースの様々な部下育成系研修の特徴をまとめたものとして、以下のページ内にマトリクスがございます。
部下・後輩指導研修の選び方

指導者がどのように育成をするかによってプログラムが異なります。指導者が若手なのかベテランなのか、指導を受ける側が若手なのかベテランなのか、この２つの掛け合わせで、どのパターンのＯＪＴが効果が高いのかを判断し、適切なプログラムをお選びいただければと思います。

なお、ＯＪＴ系の研修プログラムは、大まかに分けると、「考え方や理論の習得」「グループでの討議」「指導スキルの反復練習」「指導計画の策定」「ケーススタディ」の５つの要素で組み立てられています。これらのうち、どこに重点を置いて研修を実施するのかをご検討の際にも、先ほどのページ内の研修ごとの構成要素の表組みを参考にしていただければ幸いです。
ＯＪＴ研修は、ＯＪＴにかかる基本的な考え方と育成計画、指導方法を学び、身につけていただく内容です。
一方、ティーチング研修はＯＪＴの場面でも必要となる、知識やスキルを的確に伝えるための「教えるスキル」「業務指導」に特化した指導法を身につけていただく内容です。ただ指導をするだけでなく、部下の考えと行動を引き出し、部下の成長と自主性を促進する指導方法を身につけていただきます。

それぞれ部下指導という点では共通していますが、誰が、どのように教え育てるかによって、お選びいただく研修は異なります。
新人や若手、部下の成長のために指導・支援していくという点では、同じです。
ただし、弊社の研修においては、受講者の皆さまがより身近なものとして理解していただくため、テキストの文言や表現、演習の事例を官公庁・自治体向けに変更しています。
可能でございます。
ＯＪＴ研修を実施するにあたっては、まずは貴組織の組織構成についてお伺います。
指導対象（部下・後輩にあたる方）の人数は何人いらっしゃるか、業務内容は具体的にどのようなものであるか、研修のご担当者さまが現状において認識されている課題はどのようなものかなど、弊社の営業担当者が詳細にヒアリングさせていただきます。伺った内容をもとに、プログラム内容を柔軟にカスタマイズし、貴組織のための研修用テキストを作成いたします。
また、受講される方々に「事前課題」に取り組んでいただくことで、個々人で抱えていらっしゃる課題を明らかにすることも可能です。プログラム内容のブラッシュアップや、現場の業務・実情に即したケーススタディの作成、研修内での受講者同士の課題共有などに、事前課題を活用いたします。

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