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行政向け業務効率化のためのExcel研修～関数活用編（１日間）

行政向け業務効率化のためのExcel研修～関数活用編（１日間）

関数や便利な機能をマスターして、煩雑な業務をスマートにする

研修No.B MOA298-0210-5684

対象者

  • 若手層
  • 中堅層

・業務でExcelを使用する行政職員の方

よくあるお悩み・ニーズ

  • VLOOKUPなどの関数の使い方を学び、データ分析に活用したい
  • データ収集など多様な業務に即、柔軟に対応できるようExcelスキルを身につけたい

研修内容・特徴outline・feature

業務効率化のために、どのようにExcelを活用できるかを学ぶ研修です。はじめに、効率アップやミス防止のために普段どのようなことに取り組んでいるかをグループワークで共有し、Excelでできることを解説します。その後、ChatGPTでExcel操作を調べる際のポイントにも触れ、一人で悩むことなく短時間で解決できる方法を習得します。研修の最後には業務の生産性向上につながるアイデアをまとめ、明日からの改善を後押しします。

＊この研修ではＰＣを使用します＊
※Windows版のExcel（2021／2019／2016）、Microsoft365（旧 Office365）版を使用して説明します
※研修内でChatGPTのアカウントを使用しますので、受講前に必ずご準備ください

研修のゴールgoal

  • ①Excelでの資料作成の基本と、業務に役立つExcel関数を理解する
  • ②条件付き書式や入力規則などの知っておくと便利な機能を使いこなせる
  • ③ChatGPTを使って、Excelの操作方法や関数を効率よく調べることができる

研修プログラム例program
内容
手法
  • １．生産性向上により職場環境の質の向上を実現する
    （１）生産性向上は避けて通れない喫緊の課題
    （２）Excelスキルの向上は生産性向上に直結する
    （３）Excelを最大限活用する～「もっと簡単に」を追求する
    【ワーク】業務効率化やミス防止のためにExcelで工夫していることを共有する
講義
ワーク
  • ２．Excelで資料を作成する際の基本
    （１）Excelを使いこなす人とそうでない人の違い
    （２）Excelでできること
    （３）資料作成のルール
    （４）機械判読可能なExcel作成のための表記方法
講義
  • ３．業務効率化に使えるExcelの関数
    （１）関数の基本
    （２）セルの相対参照と絶対参照の違いと使いわけ
    （３）覚えておくと便利なExcel関数10選
    ①切り捨ての関数～ROUND、ROUNDDOWN
    ②数値や文字の入力されているセルを数える～COUNT、COUNTA
    ③条件を元に結果を返す関数～IF、COUNTIF、SUMIF
    ④参照（検索し対応する値を返す）する関数～VLOOKUP
    ⑤順位を求める関数～RANK.EQ
    ⑥エラーを回避する～IFERROR
    【ワーク】関数を使用してデータを集計する
講義
ワーク
  • ４．業務効率化に使えるExcelの機能
    （１）条件付き書式を設定する
    （２）入力規則
    （３）ワイルドカード
    （４）複数シートの選択と操作
    【ワーク】条件付き書式などを使用してタスク管理表を完成させる
講義
ワーク
  • ５．ChatGPTを使って操作方法や関数を調べる
    （１）ChatGPT活用のイメージ
    （２）行いたい処理を言語化するポイント
    （３）わかりにくい回答への対処
    【ワーク】Excelの演習問題をChatGPTを使用して解く
講義
ワーク
  • ６．効率化をはかりたい業務について考える
    【ワーク①】１章ワークで共有した内容について、効率化をはかる方法を考える
    【ワーク②】ワーク①以外に効率化をはかれる業務を考え、共有する
ワーク

9250

1666791

カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

{{theme}}研修のケーススタディ一覧

開発者コメントcomment

職員のみなさんがどのようなことに困っているのか、実際に行政機関を訪問してヒアリングを行いました。その結果、都道府県や市区町村いずれの組織でも業務改善についての関心が高く、ＤＸ推進の観点からもExcelのスキルアップが急務であることがわかりました。本研修では、業務で使用頻度の高い機能と関数を学び、生成ＡＩの力も借りながら、効率化につなげていただきたいと考えます。

研修のプロがお答え 全力Q&Aqa

お客さまから「行政向け業務改善力向上」に多く寄せられるご質問を抜粋して掲載しております。

問題解決・課題解決のアプローチとしては大きく分けて２つあります。
①大きな真の問題（取り組むのが困難な問題）に立ち向かい、解決することによって大きな成功を得るというもの
②身近な、取り組みやすい問題から取り組むことで、小さな成功体験を積み重ね、大きな問題の解決へと近づいていくというもの
インソースの問題解決・課題解決研修では、後者②のアプローチを重視します。

そこでポイントとなるのが、問題解決の流れ（問題発見→課題設定→解決策策定→解決策実施）の中で求められる視点や考え方、手法を身につけることです。それによって誰でも問題解決に向けた正しいアプローチができるようになります。

特に重要となるのが、「問題発見」です。問題発見できれば７、８割は解決したも同然だからです。そこで、まずは「６つの視点（お客さま・業務・人・費用・組織・比較）」で問題を洗い出します。
次に、思いつく限りの問題を洗い出したら、どこから取り組むのがベストかを考えます。具体的には、重要度と緊急度のマトリックスで解決の優先順位をつけます。
以上から、自組織が取り組むべき問題が自ずと見えてきます。
「こうあるべき、こうありたいという姿」と「現状」に生じる差（＝問題点）を埋める（改善する、解決する）ための視点の持ち方や考え方、手法を学ぶという本質は同じです。異なる点は、実際に改善活動を進めていくうえでのポイントについて、官公庁・自治体の事情を理解したうえでの解説や、官公庁・自治体での具体的事例のご紹介ができる点です。

単発の研修でなく、数カ月～半年程度かけて、数回の研修を行いながら実際に職場で業務改善活動を進めてくださった自治体のお客さまも過去に複数いらっしゃいます。それらをご支援した経験をもとにしたテキストや講師の解説には、説得力があると自負しております。
いずれの研修も「こうあるべき、こうありたいという姿」と「現状」に生じる差（＝問題点）を埋める（改善する、解決する）ための視点の持ち方や考え方、手法を学ぶという点で共通しています。

「問題解決研修」においては、問題発見のプロセスについても詳細に解説いたします。業務にあたるうえでは、現状のままで目に見える問題が発生していなくても、「よりよくするには？」「本当に前例踏襲でよいのか？」と、多面的な視点から問題を見つけ出すことも大切です。そうした視点の重要性や、実際に問題として発見した際に解決する手法を学びたい場合には「問題解決研修」をおすすめしています。

一方、発生している問題がすでに業務の効率・生産性に関するものであることが分かっている場合には、「業務改善」に絞って「業務改善研修」をお選びいただいております。業務改善活動を進めるうえでの周囲の巻き込み方などについても解説いたします。

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