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短時間で的確に情報を伝える！社内メールコミュニケーション研修（半日間）

短時間で的確に情報を伝える！社内メールコミュニケーション研修（半日間）

依頼やお詫びをメールで伝える際のポイントを半日で学び、社内でのコミュニケーションを容易にする

研修No.B EML102-0000-5242

対象者

  • 新入社員
  • 若手層

・メールでのやりとりが多い組織の方

よくあるお悩み・ニーズ

  • メールを送った際に「結局私は何をすればいいの？」と言われたことがある
  • 丁寧に書きすぎて、メール文が長くなってしまう
  • 依頼やお詫びなど、時間をかけずに的確なメールを送れるようになってほしい

研修内容・特徴outline・feature

社内メールにフォーカスし、「依頼メール」「お詫びメール」のシーンにおけるメール作成方法を学ぶ研修です。わかりやすく的確に情報を伝えるのはもちろん、相手の立場や気持ちを踏まえた伝え方など、社内での関係構築につながるコミュニケーションツールとしてのポイントを習得します。

研修のゴールgoal

  • ①的確に伝わるメールを短時間で作成できるようになる
  • ②依頼・お詫びなど、メールで伝えにくい場面でのポイントを習得する
  • ③メールを通して、社内で良好な人間関係を構築する

研修プログラム例program
内容
手法
  • １．メールでのコミュニケーションの課題
    【ワーク】メールで伝えにくい・伝わりにくい場面を考える
    （１）メールで伝えることの難しさ
    ①相手の反応が見えない
    ②文面だけで伝えなければならない
    ③誤解が生まれやすい
    （２）メールは関係構築ツールのひとつ
講義
ワーク
  • ２．効果的なメールの作り方
    （１）王道のメール文面構成
    （２）わかりやすいメールを作成するコツ
    （３）アサーティブな伝え方を心がける
    【参考】よくある失敗例
講義
  • ３．依頼メール～わかりやすく具体的に
    （１）いつまでに、何をしてほしいのかを明確に書く
    （２）依頼する背景・理由をはっきり書く
    （３）相手にもメリットがあることを伝える
    （４）周囲を味方につける
    【ワーク】他部署への依頼メール（イレギュラー対応）を作成する
講義
ワーク
  • ４．お詫びメール～相手の気持ちを想像する
    （１）お詫びメールの基本手順
    （２）相手がしてほしいことを想像する
    （３）テンプレートっぽさを出さない
    【ワーク】締切までに書類を提出できないときの連絡メールを作成する（お詫び＋締切延期の依頼）
講義
ワーク
  • ５．まとめ
    【ワーク】研修を踏まえ、明日から実行することを書き出す
ワーク

8232

カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

{{theme}}研修のケーススタディ一覧

受講者の声／研修の感想・得た学びVOICE & learning

実施、実施対象
2024年4月　　　　　7名
業種
運輸・倉庫
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 相手に情報を正しく伝達することの難しさを改めて感じました。どのようにまとめれば簡潔になり、うまく伝わるのかをしっかり考えて文面を作成します。
  • 学生の頃からメールを送る機会はありましたが、言葉の言い回しなどが社会人では違うと実感できました。さまざまなパターンでの送り方を復習し、身につけていきたいです。
  • メールの作成に時間がかかりすぎていることに気づきました。学んだことを今後の作成に活かし、経験を積んでいこうと思います。

開発者コメントcomment

ビジネスシーンにおけるコミュニケーションツールはメールが主流になってきています。対面で伝わることも、メールではうまく伝えにくい……という状況は多々あるのではないでしょうか。 今回は、新人・若手の方が社内の方に向けたメールで悩みがちな依頼とお詫び文の作成のポイントを受け取り手の目線で学びます。本研修を受講いただくことで、作成時間の短縮と組織内の関係構築につながれば幸いです。

研修のプロがお答え 全力Q&Aqa

お客さまから「分かりやすい伝え方研修」に多く寄せられるご質問を抜粋して掲載しております。

上司への報告、他部署との調整、顧客への提案など、自分の意見や想いを伝える機会は階層を問わず多く、ビジネスパーソンにとって必要不可欠なスキルであるといえます。しかし現状として、短時間で言いたいことの要点を伝えることが苦手と感じている方は非常に多くいらっしゃいます。相手に伝わらない原因を考えていただいたうえで、①内容を事前に整理し、②相手の立場で話す訓練を徹底的に行うことが、本研修のポイントです。

インソースの研修では、受講者が日頃困っているケースをもとにした演習で学んでいただくことが可能です。これは受講者の職種、役職、求められるレベル感などに応じてカスタマイズが可能である弊社だからこそ実現ができることです。
例えばIT企業における若手社員向けであれば、「上司への口頭での報告」「業務改善の提案」「他部署に協力を依頼する」など業務上よく発生するシーンを課題にします。グループメンバーとのロールプレイングや講師からのフィードバックにより確実にスキルの習得へと導きます。

また、口頭での「伝える」スキルだけではなく、議事録や報告書の作成などの「書くスキル」や、パワーポイントを用いた「プレゼンテーションスキル」などの要素を組み合わせることも可能です。ぜひ営業担当にご要望をお聞かせください。
アプローチ方法はいくつか考えられますが、話が分かりやすい人と分かりにくい人の話し方はどこが違うのかをを考えてみるとよいでしょう。
例えば話が分かりにくい人の場合、事実と自分の考え（＝主観）を混ぜて話してしまっていることが多く、また話の流れが見えづらいため「何がいいたいのかわからない」と思われてしまいがちです。
一方で、話が分かりやすい人は、「なぜ」それを伝えるのかという意図が明確であり、また、相手の目線に立って客観的に話すことができています。そして、話の構造が明確であるため、「起承転結」もイメージしやすく、聞く方も安心して話を聞くことができます。

「分かりやすい伝え方」研修では、話が分かりやすい人が身につけている話し方の方法論やノウハウをふんだんにお伝えします。そしてそれを理解し、実践できるようになるための演習を行います。
話すのが得意に見える人ほど、伝え方がうまい人から学び、自ら話す機会をつくっているものです。そういう意味で受講後も自らアウトプットする（＝話す）機会を増やされることをおすすめいたします。
例えば事実・主観・余談が混じった「上司への報告・提案」の悪い例文を一分間で話せるように要約を行います。要素を分解し、因果関係を見直し構造化することで、分かりやすい文章構造にするスキルが身につきます。
また、研修の最後には、自由に設定したテーマをもとに他の人に説明する総合演習を行います。チェックシートを用い、互いにチェックしあうことで、客観的に自身の改善点を見つけられるという点も満足度の高いポイントの一つです。

演習では職場で実際によく発生する「伝えるシーン」を課題とすることによって、研修効果が高まります。受講者の皆さまに少しでも多くの発見を持ち帰っていただき、職場で実践していただけるようご提案させていただきます。
また、ご希望がございましたら受講者に事前にアンケートをとることが可能です。それにより、受講者一人ひとりの課題を事前に把握し、つまづいている課題として多いものを研修の中で取り上げたり、研修の中で個別にフォローするなどの対応が可能です。

研修効果向上　事前課題アンケート
口頭での説明（報告）の仕方を学ぶ最もスタンダードなプログラム（「分かりやすい説明の仕方研修」）のほかに、自分のプレゼンをビデオで撮影して確認する「プレゼンテーション研修」、論理的思考力を話す・書く・図解に生かして説得力を高める「ロジカルシンキング研修～納得を引き出す論理的な伝え方」などのご用意があります。それ以外にも、ご要望に応じて研修内容のカスタマイズが可能ですので、ぜひご要望をお聞かせください。

・伝える内容を分かりやすく整理するなら
分かりやすい説明の仕方研修（１日間）

・伝える内容から、伝え方まで網羅的に習得するなら
プレゼンテーション研修～最強の話し方の３原則（１日間）

・ロジカルシンキングと伝え方を網羅的に学びたいなら
ロジカルシンキング研修～納得を引き出す論理的な伝え方（２日間）

・分かりやすい文書の書き方を習得するなら
ロジカルシンキング研修～論理的で分かりやすい文書の書き方習得編（１日間）
可能でございます。
実際に新入社員や若手、中堅の方々向けの研修の１テーマとして、その他のテーマ（例えば、マインドセット、フォロワーシップなど）と組み合わせて１日間のプログラムとするようなアレンジをさせていただくこともございます。まずはお気軽にご相談ください。

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