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もう「何が言いたいの？」と言わせない～5ステップであなたの説明は激変する
先日、私が鉄道会社に空港までの経路を問い合わせたときの話です。ネットで調べればある程度の結果は得られますが、どの経路が最安値なのか、最短なのか、乗り換えが最小限で済むのかを確認したくて、数件電話をしました。
- 一つの経路のみ提示する方
- 複数のパターンを回答する方
- 他の交通機関の手段まで提案する方
- 一緒に悩み考えながら時間をかけて話を進める方
驚いたことに、誰一人として同じ回答をする方はいませんでした。その説明のスタイルは、千差万別でした。また、わかりにくいなと感じた回答もありました。
「まずＡ駅からＢ駅に行って、そこからＣ駅に乗り換えて...ただし時間帯によってはＤ駅経由が...」
「Ａ駅からＢ駅に行って、その後Ｃ駅で乗り換え、でもＤ駅経由なら料金が安くて、ただしＥ駅だと...」
「この経路はＩＣカードのチャージ残高と運賃計算のアルゴリズムが最適化されていないので...」
丁寧に説明しているつもりだったのかもしれませんが、結局どれが安い・早いのかわからず、正直イライラしてしまいました。では、なぜ説明がわかりにくく感じたのか。その最大の理由は、「結論が見えてこないこと」です。伝えた情報によって、聞き手が次の行動に移る判断ができなければ、その説明の価値は半減してしまいます。
ステップ１：わかりやすい説明の出発点は「論点の絞り込み」
説明が長く、分かりにくくなる原因として多いのは、伝えたい情報を並列に積み重ねてしまうことです。そこで、まずは、聞き手が最も知りたい点を見定め、論点を一つに絞ることが出発点となります。
そのためには、必ず「話の目的」を明確にしてみてください。目的は、状況説明なのか、判断を仰ぎたいのか、行動を依頼したいのかによって変わります。目的が明確になると、情報の取捨選択が容易になり、伝えるべき核が見えてきます。時間がないときほど、頭の中に浮かんだ情報をそのまま話してしまいがちですが、まずは話の核を決めることが、分かりやすい説明の構造をつくるための第一歩です。
ステップ２：結論を決める
聞き手が最短で理解できる説明が分かりやすい説明です。そこで効果的なのは、「結論→理由→具体例」の三段構成で内容を一旦まとめることです。
この構造は、わかりやすい説明の基本型であり、最初に結論を決めることで、説明の要点が明確化します。そして、併せて理由を挙げることで結論に対する納得できる根拠が補強され、最後の具体例によって話のイメージが鮮明になり、分かりやすさにつながります。短時間の説明でも、この構造さえ押さえておけば、要点がぶれることなく伝わるのです。
冒頭のわかりにくかった説明をこの構造で整理すると、「〇時～△時の移動はＡ駅からＢ駅へ、それ以外はＤ駅経由が最短で、運賃も一番安く抑えられます」と言ってもらえるとよかったのかもしれません。
ステップ３：聞き手の理解が進むように情報を並べ替える
言いたいことが整理できても、それを聞き手にとってわかりやすい順序に展開できなければ意味がありません。特に短時間の説明では、理解しやすさに直結します。状況説明であれば時系列順、判断を仰ぐ場面なら重要度順、選択肢を提示する際には比較軸を使うなど、目的に応じて並べ替えるのがポイントです。
ステップ４：聞き手に合わせた表現で説明の質を高める
どれだけ構造が整っていても、聞き手の知識レベルとズレがあれば、わかりやすさは損なわれてしまいます。自分が言いたいことをただ話すのではなく、あくまでも相手の立場に立って説明することを忘れてはいけません。
ステップ５：繰り返し練習し、自信をもつ
ここまで解説してきたポイントについては、特別なスキルがなくても、日頃から繰り返し練習することで定着していきます。同僚や上司、家族、友人など様々な立場の方に説明を聞いてもらい、理解度や印象を確認しましょう。第三者の視点で、自分では気づきにくい改善点をフィードバックしてもらうことは、さらなる説明力の向上と、自信につながっていくはずです。
（半日研修）説明力向上研修～的確かつ簡潔に説明する
本研修では言いたいことを整理し、論理立て、相手にわかりやすく、納得できる説明力を身につけます。総合演習で、わかりづらい長文を、わかりやすく説明する演習を行うことで、「伝える力」を向上させます。
よくあるお悩み・ニーズ
- 説明をしたときに「だから何？」と言われたことがある
- 話しているうちに話が違う方向へ進み、本来伝えるべきことが話せない
- 情報を盛り込みすぎて、自分でも何を言っているのか分からなくなる時がある
- 的確な説明をして、相手に納得をしてもらい、行動を促したい
到達目標
- 話の目的・意図が明確になるように、情報を整理できる
- 伝えたい情報同士を適切に結びつけ、構造化できる
- 相手目線を意識し、話をどのように展開するかを実践を通して理解する
セットでおすすめの研修・サービス
分かりやすい説明の仕方研修～言いたいことを簡潔に伝える
本研修では論理的思考を鍛え、その型にあわせてどのように内容を整理したらよいかを学びます。最後には総合演習として、長文の内容を分かりやすく説明するワークにチャレンジします。実践スキルの定着をはかるとともに、メンバー同士のフィードバックから客観的な気づきを得られます。
コミュニケーション研修～エトス・パトス・ロゴスで伝える力を強化する
ビジネスにおけるコミュニケーションの目的は「相手に動いてもらう」ことです。本研修は、相手によい印象を与えること（＝エトス）、相手にこちらの思いを伝えること（＝パトス）、相手にわかりやすく説明すること（＝ロゴス）の３つの要素にわけてコミュニケーション力の向上を図ります。
ビジネス文章力向上研修～相手を動かす「立ち位置」「論理」「要約」「熱意」
本研修では、ビジネスシーンで「デキる文書」を書くための、４つのステップを学びます。文書を書くための事前準備である「立ち位置」、筋道立った整合性のある文書を書くための「論理」、読み手に伝わる簡潔な文書を書くための「要約」、読み手を動かす「熱意」の４ステップで整理し、実践の場で活用できるようになることを目指します。
