主な対象は以下の方です。・担当業務を引き継ぐ予定がある方・業務マニュアルの作成、更新を担当する方

どんな課題に対応しますか？

以下のような課題をお持ちのお客さまにおすすめいたします。後任から質問が続き、業務がなかなか手離れしない仕事が属人化しており、異動や休職のたびに業務が滞りやすい人事異動にあたり、業務品質が下がらないよう引き継ぎの型を整えたい

導入で何が変わりますか？

本研修の受講により、以下を目指します。 ①引き継ぎに必要な情報を体系的にまとめられる ②後任が迷わず業務に取り組める引き継ぎ書を作成できる ③理解度を確かめながら、段階的に業務を引き継げるようになる

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業務引き継ぎ実践研修～属人化を防ぐ仕組みと資料作成（１日間）

Q: 対象は？

主な対象は以下の方です。 ・担当業務を引き継ぐ予定がある方 ・業務マニュアルの作成、更新を担当する方

Q: どんな課題に対応しますか？

以下のような課題をお持ちのお客さまにおすすめいたします。 後任から質問が続き、業務がなかなか手離れしない 仕事が属人化しており、異動や休職のたびに業務が滞りやすい 人事異動にあたり、業務品質が下がらないよう引き継ぎの型を整えたい

担当が変わっても仕事が止まらない、引き継ぎの「型」と資料づくりを実践で学ぶ

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対象者

全階層

・担当業務を引き継ぐ予定がある方
・業務マニュアルの作成、更新を担当する方

よくあるお悩み・ニーズ

後任から質問が続き、業務がなかなか手離れしない
仕事が属人化しており、異動や休職のたびに業務が滞りやすい
人事異動にあたり、業務品質が下がらないよう引き継ぎの型を整えたい

研修内容・特徴outline・feature

「目的・全体像・手順・判断基準・トラブル対応」の５つの要素で業務を整理し、抜け漏れのない引き継ぎを目指す研修です。ワークでは、自身の担当業務を題材に引き継ぎ書を作成し、イレギュラー対応や関係者の情報なども連携できるように明文化していきます。視覚的にわかりやすい資料のつくり方や相手に配慮した進め方も身につけることで、双方にとってスムーズに引き継ぎができるようになります。

研修のゴールgoal

①引き継ぎに必要な情報を体系的にまとめられる
②後任が迷わず業務に取り組める引き継ぎ書を作成できる
③理解度を確かめながら、段階的に業務を引き継げるようになる

研修プログラム例program


	内容	手法
	１．業務の引き継ぎについて考える【ワーク】業務を引き継ぐとき・引き継がれるときに困ったことを共有する（１）業務引き継ぎとは何か～どんなときに、なぜ必要なのか（２）業務引き継ぎの重要性～引き継ぎ不足が引き起こす問題（３）良い引き継ぎと悪い引き継ぎ	講義ワーク
	２．５つの要素で整理する引き継ぎの基本構造 ①業務の目的　②業務の全体像　③具体的手順　④判断基準　⑤トラブル対応	講義
	３．引き継ぎ書を作成する（１）書類に残すことの重要性～引き継ぎ書とは何か（２）引き継ぎ書が必要な理由～仕事の属人化を防ぐ（３）引き継ぎ書の書式	講義
	４．引き継ぎ書に盛り込むべき内容（１）業務の全体像を添付する～年間事業計画書（２）スケジュール（３）進捗状況（４）イレギュラー対応（５）データや資料の保管場所（６）関係者について【ワーク】自身の現在の業務について引き継ぎ書をつくる	講義ワーク
	５．引き継ぎ書作成のポイント（１）要点を簡潔にまとめる ①５Ｗ１Ｈで整理　②主語・述語をはっきりと　③数字を使う　④１文は短く（２）他業務や他部署、社内外の関係者との連携を明確にする ①図解できるものは図解で　②フローチャート化　③マニュアルの参照（３）漏れなくダブりなく～ＭＥＣＥとは（４）レイアウトの統一【ワーク】４章でつくった引き継ぎ書をブラッシュアップする	講義ワーク
	６．引き継ぐ（１）一度に詰め込まず、理解度を確認しながら引き継ぐ（２）効果的な引き継ぎのための３つのステップ（３）手早く引き継ぐには～得手不得手を見分ける（４）関係者への引き継ぎ連絡（５）相手への感謝の気持ちで	講義
	７．引き継ぎ後のフォロー（１）引き継ぎ後も業務が回るようになるまではサポートする（２）引き継いだ後ずっと干渉しない	講義
	８．まとめ【参考】引き継ぎにあたってマニュアルを見直す	ワーク

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カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

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{{theme}}研修のケーススタディ一覧

開発者コメントcomment

業務の引き継ぎがうまくいくかどうかで、現場の負担や業務の安定感が大きく変わってくるものです。しかし、日常業務に追われて十分な引き継ぎがなされず、元の担当者しかわからない仕事が残ってしまうケースは少なくありません。そこで本研修は、業務を構造的に整理しながら引き継ぐことを目的として企画しました。担当が変わっても混乱が生じないよう、背景や判断軸を含めたさまざまなノウハウを残し、安心してバトンタッチできる状態をつくっていただきたいと考えています。

研修のプロがお答え全力Q&Aqa

お客さまから「マニュアル作成研修」に多く寄せられるご質問を抜粋して掲載しております。

インソースのマニュアル作成研修のポイントは何ですか？

マニュアルとする対象業務を洗い出したり、マニュアルの各様式（チェックリスト式、ＦＡＱ式など）を書くことをあえて「手書き」で行うことで、マニュアル作成前にその業務について深く考えられるところです。
マニュアル作成の効果は、単純に「その業務について詳しくない人に手順を伝えられる」ことにとどまりません。業務に詳しい人にとっても、マニュアル作成のために業務を整理し、見える化・標準化することで、何となくで行っていた自分なりの工夫に気づいたり、自覚していなかったムダなプロセスに気づいて改善することができるという効果があります。そのため、生産性の向上、働き方改革への効果も期待できます。

その他、インソースの研修ではマニュアルを実際に作成する前に、グループワークを交えながらしっかりと講義と演習で考えていただく時間をとっています。
また、業務フロー作成に特化した研修や図やグラフの使い方に特化した研修など、マニュアル作成の関連研修を豊富にご用意している点もポイントです。

マニュアル作成研修では、どのような演習を行いますか？

以下のようなワークを、マニュアルを使用する人の視点で徹底的に考えていただきます。ワークが多いのもインソースのマニュアル作成研修のポイントのひとつです。

・マニュアルの目的を考える
・業務を洗い出し、整理する
・対象者を明確にし、望ましい媒体や様式を考える
・業務フローを書く
・目次、構成を書く

自社の事情に合わせたカスタマイズは可能ですか？

可能です。具体的にどのような業務についてマニュアルを作成したいのか、現状はどの程度整理されているのかについてお聞かせください。状況に合わせて最適なプログラムをご提案いたします。

カスタマイズ例：組織全体での統一マニュアルを作成するために、ルール作りの重要性や、各部署ごとバラバラに個別マニュアルがある場合の統一の仕方について学ぶ
マニュアル作成研修　～全組織統一マニュアル編（１日間）

マニュアル作成研修とセットでお勧めの研修はありますか？

ございます。マニュアルをより完成度の高いものにするための業務フロー作成研修やビジネス文書研修、またマニュアル作成にこだわらず、業務の効率化や標準化について考える業務改善研修、オペレーションミス防止研修などもおすすめです。

①マニュアル作成の一プロセスである業務フローの作成について、より詳細に学ぶ
業務フロー作成研修（１日間）
②マニュアル作成を実施する際に欠かせない「書くスキル」を高める
ビジネス文書研修（１日間）
③マニュアル作成に限らず、業務効率化について広い視点で考え対策を考える
業務改善研修　～基本編（１日間）
④ミスをしやすいポイントを見つけて可視化し、ミスが発生しない仕組みを整える
オペレーションミス防止・事務ミス防止研修（１日間）

この研修では、実際に次の日から使用できるマニュアルが作成できるのですか？

可能です。ただし、研修を1回受けただけで完璧なマニュアルがすぐに作れるようになるものではございませんので、実際に実務に関するマニュアルを作成する中でスキルアップしていただきたく存じます。研修翌日から取り組んでいただいたくと、研修で学んだことの記憶が新しいうちに活用いただけますので、スキルの定着にもつながります。最初はポイントを記載した手順書などから取り組まれることをおすすめいたします。