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属人化を防ぐナレッジマネジメント研修～システム部門向け（２日間）

属人化を防ぐナレッジマネジメント研修～システム部門向け（２日間）

業務の変化と改善に並走したマニュアル作成と、知識の伝承ができる組織をつくる

研修No.B KNW104-0000-6121

対象者

  • 若手層
  • 中堅層
  • リーダー層

・システム開発部門でマニュアル作成を担っている方
・業務の属人化防止に力を入れている組織の方

よくあるお悩み・ニーズ

  • 誰が見てもわかるマニュアルになっていない
  • 暗黙知が多く、組織内に十分に共有されていない情報が多い
  • 経験による技術的な知識を広く伝承していけるようになりたい

研修内容・特徴outline・feature

業務の属人化と陳腐化を防止する、自組織に最適なマニュアルを作成をするための２日間研修です。１日目はＰＤＣＡで業務を管理することの重要性を確認し、ワークを通して業務プロセスの改善点や蓄積すべきナレッジを考えます。２日目は業務フローやマニュアル作成のポイントをおさえ、どのようにナレッジを残し伝えていけばよいかを検討します。また、ナレッジを継続的に維持・更新していくための仕組みづくりにも触れ、最後にはナレッジ伝承シートを作成し実務につなげます。

研修のゴールgoal

  • ①属人化のリスクとその対策を理解する
  • ②形式知化すべきナレッジを抽出し、伝えられるようになる
  • ③ＳＥＣＩモデルを活用し、変化するナレッジを常に共有できる

研修プログラム例program

＜１日目＞
内容
手法
  • １．属人化の防止について​
    （１）属人化の事象の共有​
    【ワーク】担当している開発業務の暗黙知を洗い出し、共有する​
    （２）属人化が発生する原因​
    （３）属人化を防止する方向性​
講義
ワーク
  • ２．ＰＤＣＡによる業務管理​
    （１）ＰＤＣＡで仕事をする～ＰＤＣＡの意味と勘所​
    【ワーク】自組織やプロジェクトで実施しているＰＤＣＡの取り組みを共有する​
    （２）業務を再評価する​
    【ワーク①】自部署の仕事を分割し、ビジネスプロセスマップを作成​する
    【ワーク②】プロセスを検証して改善点を洗い出し、改善方法を考える​
講義
ワーク
  • ３．ナレッジマネジメントのための知識と手順​
    （１）暗黙知と形式知​
    【ワーク①】自分しか知らない業務ノウハウを説明し、聞き手はメモをとる
    【ワーク②】メモした内容を整理し、フィードバックする​
    （２）ナレッジマネジメントを進める手順​
    （３）ナレッジマネジメントを進めるうえでの注意点​
    （４）ナレッジの抽出方法​
    （５）ナレッジの蓄積・保存​
    【ワーク】活用しているナレッジと、今後記録していくべきことを書き出す​
講義
ワーク
  • ４．１日目のまとめ​
    【ワーク】１日目の内容を振り返り、気づいたことを共有する
ワーク
＜２日目＞
内容
手法
  • ５．業務フローとマニュアル作成​
    （１）業務フローの役割​
    【ワーク】業務の流れを図で表現することのメリットを挙げる​
    （２）業務フロー作成の進め方​
    【ワーク①】担当している業務を具体的な作業に分解し、整理する
    【ワーク②】ワーク①をふまえてフローチャートを作成し、グループ内で共有しチェックし合う
    （３）マニュアル作成とは​
    （４）マニュアル作成の手順​
    （５）マニュアル作成の進め方の検討・決定​
    【ワーク】標準化すべき開発業務を選び、マニュアルの構成を考える​
講義
ワーク
  • ６．ナレッジマネジメントのためのコミュニケーション​
    （１）ナレッジを共有する​
    （２）ナレッジを伝える​
    【ワーク】どのような目的・形式で、ナレッジを伝えていくかを考える​
講義
ワーク
  • ７．ナレッジを更新する​
    （１）ナレッジは変化するもの​
    【ワーク①】過去１年間で変化した業務知識・ノウハウを洗い出す​
    （２）ＳＥＣＩ（セキ）モデル​
    【ワーク②】洗い出したナレッジを、ＳＥＣＩモデルに当てはめて整理する​
    （３）ドキュメントの改訂​
    【ワーク】ナレッジを継続的に維持・更新するための仕組みを考える​
講義
ワーク
  • ８．ミーティングの活用のすすめ​
    （１）マニュアル作成の問題点​
    （２）ミーティングを活用した簡易マニュアル作成方法​
講義
  • ９．属人化によるリスクの管理​
    （１）業務上のリスクを洗い出す​
    【ワーク①】属人化している技術領域を洗い出し、業務停止リスクを評価する​
    （２）属人化のリスク​
    【ワーク②】リスクが発生する可能性と影響度を整理する​
    【ワーク③】優先度の高いリスクに対して、具体的な対策を考える​
講義
ワーク
  • 10．伝承の実践に向けて​
    【ワーク】２日間の研修をふまえ、ナレッジ伝承シートを作成する
ワーク

9987

カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

{{theme}}研修のケーススタディ一覧

開発者コメントcomment

業務を進めているうちにその中身が変わることや、業務改善によって既存のマニュアルと乖離していくことは珍しいことではありません。加えて、マニュアルで網羅しきれない例外的な処理が属人化していくケースも多いのではないでしょうか。本研修は、大きなリスクにつながる可能性がある属人化の解消を中心に、具体的な対策につなげていくことを目的に開発しました。自組織の業務について考えるワークを豊富に盛り込んでいるため、現場ですぐに活用いただけます。

研修のプロがお答え 全力Q&Aqa

お客さまから「ナレッジマネジメント研修」に多く寄せられるご質問を抜粋して掲載しております。

ナレッジマネジメントとは、組織内の「知」（知識、技術、経験）を誰でもアクセスできるようにしたうえで、その情報を組織内で有効活用することです。マニュアル、標準業務手順書、業務フロー図などにして「見える化」することで、個人の持つ「暗黙知」を「形式知」に変換することにより、知識の共有化、明確化を図り、作業の効率化や新発見を容易にするマネジメント手法のひとつです。

雇用世代のバラツキにより、業務のノウハウが属人化しているという課題をお持ちの組織も多いことと存じます。ナレッジの継承にかける猶予はなく、引継ぎ手の採用・育成と同時並行で進める必要があります。ナレッジマネジメントの手法を取り入れていただくことで、効率的な後進の育成や情報共有、共有化した情報を使っての新たな「知」の創造を行うなど、様々なメリットが見込めます。
組織内でベテランから若手・中堅への知識・技術の伝承ができておらず、知識・技術の喪失リスクを回避するためにナレッジマネジメントが必要とされる場合が多くございます。

ベテラン層の「属人化」した知識・技術を後進に継承するためには、「ベテランの頭の中」だけにある知識・技術を見える化（後進への口伝、文書による伝達＝業務の標準化、マニュアル、業務標準書、業務フロー図の作成など)しなくてはなりません。そのための手法を学び、職場での実践につなげていただくための研修を、弊社では多数ご用意しております。
２００７年の前後、ちょうど団塊の世代が大量退職となった時期に、知識・技術の喪失という組織的なリスクに備えるべくナレッジマネジメント研修のブームが起こったことがありました。
それ以降も、５０代や再雇用の方向けの研修としてナレッジマネジメント研修は根強いニーズがございますが、最近では「本格的にナレッジマネジメントを実施したい」という目的よりも、５０代や再雇用の方向けのモチベーションアップ、後進の育成力強化のためという目的で実施するケースが多いです。

モチベーションアップとナレッジマネジメントは一見、つながりにくいですが、ナレッジマネジメントの研修を通して、ベテラン社員、再雇用社員の方に、今まで培ってきたものを洗い出して、その財産をどう活かすかということをワークで考えていただくことにより、「自分はよく頑張ってきた」「自分が積み上げてきたものを他に活かせることは嬉しい」というセルフエスティーム（自己肯定感）的な心境になり、気持ちを新たにしていただくことができます。
近年では、働く期間が６５歳まで延長され、５５歳の時点でも定年まであと１０年あるという方も多いため、５０代向けの研修ニーズが増えています。しかし、特定のスキルアップ研修では「いまさら感」がありますし、マナーが悪くてもマナー研修は実施しずらいなど、テーマ選びは一苦労です。

組織における役割として５０～６０代に求められているのは、「長年かけて培った知識やノウハウを次世代に残す」ということです。役割認識という点で言うと、キャリアデザイン研修なら、ナレッジマネジメントとの親和性も高く、５０～６０代　シニア層、ベテラン社員・職員にもおすすめです。

■シニア層・ベテラン向け研修　ラインナップ

他におすすめのテーマとしては、コミュニケーション系の研修はこれまで受講したことがないという方が多いので、実施すると新鮮で好評をいただくことが多いです。
ナレッジマネジメントによるメリットとしては、以下の２点が挙げられます。

①組織の持続的な発展
ナレッジを整理することで、何気なく上手くいっていたことが継続して実行できるようになります

②若手・中堅層の早期戦力化・熟練化
ナレッジが誰にでも扱えるようになり、熟練するまでの期間の短縮につながります

加えて、ナレッジを蓄積しているベテラン層は、退職まであとわずかという状況の中で非生産的な仕事や役割に就いていることが多いため、ナレッジを整理して伝えるという新たな役割を与られることでモチベーション向上の効果も期待できます。

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