形骸化させないための１対１面談～心理的安全性を高め、チームを強くする面談スキル

１対１面談を有効活用するには

今日のビジネス環境では、社員の年齢層や雇用形態が多様化し、個々の事情や制約に合わせたきめ細やかな個別のマネジメントが求められています。このような時代において、定期的な１対１面談は、部下のモチベーションを高め、チームに一体感をもたらすための重要な機会として注目されています。

しかしながら、「１対１面談を導入することになったが、どのように進めれば良いか分からない」「過去に実施していたが、何を話せばよいかわからず実施しなくなった」といった悩みを抱える現場リーダーや管理職層の方々も少なくありません。

本ページでは、１対１面談を単なる形式的なものにせず、部下育成のツールとして活用するための具体的なポイントをお伝えします。上司と部下の双方にとって有意義な対話を通じて、部下の成長を促し、組織のリスクを未然に防ぐための一助となれば幸いです。

１対１面談に必要な５つのプロセス

有意義な１対１面談を行うためには、計画的な準備と適切な対話スキルが欠かせません。以下に、面談の具体的な５つのプロセスと、それぞれの段階におけるポイントを解説します。

１．面談前の「関心」を持ち、「事前準備」を徹底する

面談の成功は、部下への深い関心と事前の準備に大きく左右されます。まずはご自身の部下への関心度合いをチェックし、部下の特徴や悩み、課題について改めて整理する時間を取りましょう。次に、面談で話したい内容を事前に準備し、与えられた時間をどのように配分するかを考えておくことが重要です。これにより、伝えたいことを漏れなく話しつつ、部下の話を十分に聞く時間を確保することができます。

２．部下の心を開く「導入」と「承認」から始める

１対１面談は、部下の話を聞く場です。面談の冒頭では、部下がリラックスして本音を話せるような雰囲気づくりが大切です。そして、「いつも頑張ってくれてありがとう」「この間の〇〇の件、助かったよ」といったように、部下の具体的な働きぶりを認め、感謝の気持ちを伝えることから始めましょう。

部下の褒める点を事前にできるだけ多く洗い出し、面談の最初に伝えることで、部下のやる気を引き出し、面談への前向きな姿勢を促します。また、本題に入る前に、簡単な雑談を交わすことも有効です。「キドニタテカシ衣食住」（気候、道楽、ニュース、体の調子、家族、仕事、衣食住）といったテーマの中から、部下と話したことのない内容や、掘り下げて聞きたい内容を選ぶと、自然な会話のきっかけになります。

３．部下の本音を引き出す「質問話法」を使いこなす

対話を深めるためには、質問の仕方が非常に重要です。

＜オープン質問とクローズド質問＞
部下の考えや感情を自由に話してもらうためには、「どのように感じていますか」「何が課題だと考えていますか」といったオープン質問が有効です。一方で、具体的な事実確認や選択肢の絞り込みには、「〇〇は完了しましたか」「ＡとＢ、どちらが良いですか」といったクローズド質問が適しています。これらを適切に組み合わせることで、対話のテンポと深さをコントロールすることができます。

＜未来質問と過去質問＞
部下の成長を促すためには、「以前と比べてどうですか」など過去の出来事を振り返りながらも、「今後どのようにしていきたいですか」「次は何を改善したいですか」といった未来に焦点を当てた質問を投げかけることが効果的です。過去の経験から学びつつ、未来の行動に繋げる視点を持つことが、部下の主体性を引き出すポイントです。

４．「チームの方向性」や「個人のリスク」にも目を向ける

面談の本題では、まず自部署の目標や会社のミッション、方針を共有し、その意義を部下と共有することが重要です。上司自身の言葉で熱く語り、部下に期待する役割や成果を具体的に分解して伝えることで、チームの一体感を醸成し、部下が自身の貢献を理解できるようになります。

さらに、部下の働き方や体調、人間関係の悩みにも注意深く耳を傾けましょう。これにより、メンタルヘルス不調の予兆把握など、職場における様々なリスクの芽を事前に摘み取ることが可能となります。部下から人間関係の悩みについて相談された際の適切なフィードバックについても、事前に整理しておくべきです。

５．「振り返り」と「次の行動」で継続的な成長を促す

面談の終わりには、部下の話を聞き、その内容を振り返りながら適切なアドバイスを与えることで、部下の成長を促します。そして、次回の面談までに部下が取り組むべきことを具体的に決めましょう。次回の面談を前回の振り返りから始めることで、１対１面談は単発で終わらず、継続的な部下育成支援のサイクルを回すことができます。