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管理職に必須のマネジメントスキル３選～健全で生産性の高い職場環境のつくり方
「職場の生産性を高め、誰もが働きやすいと感じる環境を築く」これは、管理職にとって避けては通れないテーマです。チームが多忙を極め、ハラスメントのリスクが潜在する状況では、組織のパフォーマンスは頭打ちになってしまいます。多様化する働き方の中で「時間管理」の難しさや、残業時間の偏りに悩む管理職の方も多いでしょう。しかし、これらの課題は、具体的なマネジメントスキルを身につけることで、大きく改善できます。
本コラムでは、管理職が取り組むべき３つの重要なテーマに焦点を当てます。それは、労務管理、組織の効率化、ハラスメント防止です。これらは管理職を続けていくために必須のスキルです。一つひとつを学ぶことも大切ですが、すべて身につけることで、管理職としてのマネジメントスキルをより強固なものにできるでしょう。
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労務管理の基本を理解し、職場環境を整備する
管理職として押さえておきたいのが、労務管理の基本的な考え方と法律の知識です。
労務管理は単なる事務作業ではなく、企業経営に大きな影響を与える非常に重要な要素であり、適切な知識と実践が求められます。労働基準法や労働安全衛生法の基本を理解することはもちろん、それらを現場でどのように活かすかが重要となります。
特に、部下のメンタルヘルスに配慮し、健全な職場環境を維持することは、管理職の重要な役割の一つです。メンバーが心身ともに健康に働けるよう、日々の業務の中で意識すべきことがあります。
実施すべき具体的な行動
- メンバーの特徴・傾向を理解する: 一人ひとりの個性や働き方を把握し、それぞれに合ったサポートを考える
- 職場環境の問題点を把握し改善する: 定期的に職場を見渡し、問題がないか、より良くできる点はないかをチェックし、改善策を検討する
- 予兆を早期に把握する: メンバーの様子に変化がないか、普段からよく観察し、異変のサインを見逃さない
- 話を傾聴する: メンバーが抱える悩みや意見に耳を傾け、積極的にコミュニケーションを取ることで、信頼関係を深める
これらの行動を通じて、労働法の遵守にとどまらず、従業員が安心して働ける職場環境を積極的に作り出していくことが求められます。
この研修では、管理職が知っておくべき労働法や労務管理の基本を学習します。
具体的な事例を通じて、ハラスメント防止やメンタルヘルス対策など、部下が安心して働ける職場環境づくりのための知識を習得できます。
組織全体の時間効率を高めるマネジメントの実践
「働き方改革」が進む中で、管理職には労働時間削減と目標達成の両立が強く求められています。特にコロナ禍以降、働き方が多様化し、チームの時間管理は一層複雑になりました。
組織全体の効率性を高めるためには、業務改善と人材育成の両面からタイムマネジメントの考え方と具体的な手法を習得することが不可欠です。
組織のタイムマネジメントを推進するには、以下の二つのステップで進めることが有効です。
- 効率化のための業務改善を行う: 業務プロセスを見直し、無駄を排除し、より効率的な進め方を模索する
- 人材育成を通じて組織全体の効率を高める: 部下のスキルアップと適切な権限委譲により、チーム全体の生産性を向上させる
具体的な業務改善の手法として、日常のマネジメントを見直すことから始められます。チームで「30マス週間計画表」や「日次計画表」を活用し、個人の時間管理を徹底することで、業務の進捗を明確に把握し、無駄な時間を削減できます。また、部署内で時間削減につながるルールを定め、徹底することも重要です。
業務そのものの見直し
さらに、業務そのものを見直すことで、大きな時間創出が可能です。以下の５つの視点から、自部署の業務を検討してみましょう。
- 業務の廃止を検討する: 本当にその業務が必要か、廃止できないかを常に問いかける
- 業務を標準化する: 属人化を防ぎ、誰でも同品質で業務ができるよう、手順を明確にする
- 業務を自動化する: 機械化やシステム化が可能な業務は進んで導入し、手作業を減らす
- 業務を集約化する: 複数の業務をまとめて処理することで、効率を高める
- 業務を複雑化できる点を考える: 複雑な業務フローや情報が散在している場合、その構造を見直し、結果的に全体の効率を上げる可能性を探る
これらの取り組みを通じて、組織の業務最適化を図り、コスト削減とパフォーマンス向上を両立させることが期待できます。
【公開講座】組織のタイムマネジメント研修～管理職の立場から組織の効率化を目指す
この研修では、管理職向けにチーム全体の業務効率を高めるための具体的な手法を学びます。業務改善やメンバーへの権限委譲を通じて、時間創出と生産性向上を両立させるマネジメントスキルを習得できます。
ハラスメントを防止し、働きやすい職場風土を醸成する
ハラスメントの発生を恐れて、部下との積極的なコミュニケーションを避けてしまう管理職の方もいらっしゃるかもしれません。しかし、距離を置くマネジメントでは、適切な業務配分や部下指導は難しくなります。
ハラスメントは組織の信頼や売り上げにも関わる大きなリスクであり、組織の風土や悪しき慣例を見過ごさず、より働きやすい職場に改善していく積極的な姿勢が求められます。
ハラスメントを防止し、健全な職場環境を築くためには、管理職自身のマネジメントスキル向上が不可欠です。特に「采配力」や「コミュニケーション力」を高めることが重要となります。
ハラスメント発生時の対応と予防
例えば、ハラスメントだと指摘されてしまった場合でも、一人で抱え込まず組織として対処することが大切です。その際に、以下の３つの行動を意識することが求められます。
- 問題を組織全体で対処する: 指摘を受けたら、決して一人で抱え込まず、すぐに組織内の関係者や専門部署と連携し、対処を進める
- 部下のハラスメントの予兆に気づき、対応策を考える: メンバーがハラスメントを意識している可能性を示す「イエローサイン」を見逃さないよう注意し、それらに対してどう対応すべきかを事前に検討する
- 迷うことなく相談窓口を活用する: 自身で判断に迷うことがあれば、ためらわずに社内外の相談窓口に助言を求める
これらの具体的な行動を通じて、ハラスメントの発生を未然に防ぎ、万が一発生した場合でも迅速かつ適切に対応できる体制を整えることができます。また、部下への適切な「ほめ方」や「叱り方」を習得することで、成長を促しつつ、ハラスメントのリスクを低減したコミュニケーションを図ることも重要です。
【公開講座】管理職向けハラスメント防止研修～上司力を発揮して、ハラスメントが起きない組織を作る
この研修では、管理職が取るべき具体的な行動と、ハラスメントの予兆への気づき方を学びます。指導方法を見直し、部下との健全なコミュニケーションを築くためのマネジメントスキルを習得できます。
健全で生産性の高い職場を実現するために
本コラムでは、管理職が職場の生産性を高め、働きやすい環境を構築するために取り組むべき３つの重要なテーマについて掘り下げました。
- 労務管理の基本を理解し、従業員の安全と健康に配慮する
- 組織全体のタイムマネジメントを推進し、業務効率を向上させる
- ハラスメントを未然に防ぎ、健全なコミュニケーションを築く
これらの知識は個別の問題として捉えられがちですが、実際には相互に深く関連しています。例えば、適切な労務管理は安心して働ける基盤を作り、それが時間管理の効率化を促し、結果としてハラスメントのリスクを低減する良好な人間関係と組織風土を育むことにつながります。
労務管理改善プラン～業務効率が良く、働きやすい職場づくり
このように、「労務管理」、「組織の効率化」、「ハラスメント防止」という３つの視点から、段階的かつ実践的にスキルを高めていくことが可能です。そして、これらを一貫して体系的に学べるのが、インソースの公開講座セットプラン 「労務管理改善プラン～業務効率が良く、働きやすい職場づくり 」です。
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