ファイリング研修～ビジネス文書と情報管理編（半日間）

ファイリング研修～ビジネス文書と情報管理編（半日間）

整理整頓のポイントや法令での廃棄ルール、インデックスを使った分類や保管方法を理解する

研修No.B IMP211-0300-2946

対象者

  • 全階層

・組織の総務部門で文書の管理を担当されている方
・ビジネス文書情報管理のポイントを学びたい方

よくあるお悩み・ニーズ

  • 整理整頓ができておらず、ファイルを探す際に時間がかかる
  • 文書の情報管理や廃棄についての基礎知識を身につけたい
  • 文書の分類（ラベル分けなど）やデジタルデータの扱い方、保管の仕方を学びたい

研修内容・特徴outline・feature

ビジネス文書は、活用されてこそ価値があります。一方で、ビジネス文書が活用されるほど、紛失・盗難・情報漏洩といったリスクは大きくなるため、「情報管理」が重要になります。「活用」と「情報管理」という相反する２つを両立させることが、ビジネス文書管理の課題です。本研修では、このような課題を踏まえて、ビジネス文書情報管理のポイントを学び、自組織での取り組みを具体的に考えます。また、電子データの管理術についても学んでいただきます。

研修のゴールgoal

  • ①職場を整理・整頓する際のポイントを理解する
  • ②情報管理から廃棄までのライフサイクルや、年限が定められている文書の廃棄ルールを理解する
  • ③インデックスを使った文書の分類や保管ができる
  • ④デジタルデータの特性や機密区分、保管ルール、情報管理など管理の仕方を身につける

研修プログラム例program
内容
手法
  • １．整理・整頓の重要性
    （１）なぜ仕事において整理・整頓は重要なのか
    （２）整理・整頓の目的と効果
    （３）業務ごとの整理・整頓のメリット
    （４）対象で異なる整理・整頓の方法
    【ワーク】整理・整頓をすることでどのような効果が現れるかを考える
講義
ワーク
  • ２．ビジネス文書の管理のコツ
    （１）「捨てる」「分ける」「保管する」の３つのルールで管理する
    （２）ビジネス文書と情報管理
    （３）ビジネス文書のライフサイクルとポイント
講義
  • ３．ビジネス文書の廃棄
    （１）「捨てる」ことの目的とは
    （２）法令で保存年限が定められている文書の廃棄ルール
    （３）不要な文書の廃棄ルール
    【ワーク】業務に関連する文書の管理ルールを具体的に作成する
講義
ワーク
  • ４．ビジネス文書の分類と保管
    （１）「分ける」ことと「保管する」ことの目的とは
    （２）分類と保管のルール
    （３）文書のインデックス情報
    （４）文書の保管方法
    （５）保管場所の選択
    【ワーク】ルールを基に、仮想のキャビネットに文書を保管する方法を考える
    【参考】ファイリングシステム
講義
ワーク
  • ５．電子データの管理術
    （１）電子データの特性とその管理方法
    （２）電子データの機密区分
    （３）電子データの検索機能を活用するための保管ルール
    （４）電子メールと情報管理
    （５）電子化の可否
    【ワーク】電子化することで業務の効率化につながるものを挙げる
講義
ワーク
  • ６．職場での取り組みを検討する
ワーク

全力Q&A業務改善関連の全力Q&A

よくあるご質問について、研修のプロとして熱く丁寧に回答します。

カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

{{theme}}研修のケーススタディ一覧

受講者の声／研修の感想・得た学びVOICE & learning

実施、実施対象
2017年 11月　　　　　36名
業種
大型市・区
評価
内容：大変理解できた・理解できた
91.7%
講師：大変良かった・良かった
94.4%
参加者の声
  • 今している仕事の流れに合わせて、資料や前任者の残した書類を見直していきたいと思いました。
  • 今までなかなか業務を振り返ることがなかったので、机の中の整理や時間の使い方など、これから考えてみたいです。
  • 身の回りと行動の整理をすると、業務がスムーズにいくことが分かりました。できるところから活かしていきます。

実施、実施対象
2017年 7月　　　　　11名
業種
非営利団体・官公庁関連組織
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 整理について日々意識している方だと思っていましたが、必要性を考えたことがなかったので非常に有益でした。
  • 些細なことでも始めることに意味があると思えました。小さなことからやっていきます。
  • 書類の整理について現状を見直し、今後は３つのルールで管理していきたいです。

実施、実施対象
2016年 10月　　　　　8名
業種
製造業（素材・化学）
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 日頃の業務において、どの部署でも、誰もが行わなければならない身近なことであり、とても興味深く受講できました。早速部署で活用したいです。
  • 本日学んだことを明日からすぐに実践していきたいです。具体的にはファイリングに関してルール作りをし、部署内のフォルダの整理を進めていきます。
  • ファイリングの重要性を学べたので、これからは後回しにすることなく、きちんと取り組んでいきたいと思います。

開発者コメントcomment

組織の総務部門で文書の管理を担当されている方向けの研修です。職場を整理・整頓する際のポイントを学んだうえで、文書の情報管理や廃棄までの文書のライフサイクル、法令で年限が定められている文書の廃棄ルール、インデックスを使った文書の分類・保管の仕方を身につけます。また、デジタルデータの特性や機密区分、保管ルール、情報管理なども習得します。

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