ファイリング研修 ビジネス文書と情報管理編(半日間)

2946ファイリング研修 ビジネス文書と情報管理編(半日間)

B IMP211-0300-2946

18/09/07 更新


本研修の「ねらい」

ビジネス文書は、活用されてこそ価値があります。一方で、ビジネス文書が活用されるほど、紛失・盗難・情報漏洩といったリスクは大きくなるため、「情報管理」が重要になります。「活用」と「情報管理」という相反する2つを両立させることが、ビジネス文書管理の課題です。

本研修では、このような課題を踏まえて、ビジネス文書情報管理のポイントを学び、自組織での取り組みを具体的に考えてます。また、電子データの管理術についても学んでいただきます。


研修プログラム例

B IMP211-0300-2946

研修プログラム例
内容
手法
  • 1.整理・整頓の重要性
    (1)なぜ仕事において整理・整頓は重要なのか
    (2)整理・整頓の目的と効果
    (3)業務ごとの整理・整頓のメリット
    (4)対象で異なる整理・整頓の方法
     【ワーク】整理・整頓をすることでどのような効果が現れるかを考える
講義
ワーク
  • 2.ビジネス文書の管理のコツ
    (1)「捨てる」「分ける」「保管する」の3つのルールで管理する
    (2)ビジネス文書と情報管理
    (3)ビジネス文書のライフサイクルとポイント
講義
  • 3.ビジネス文書の廃棄
    (1)「捨てる」ことの目的とは
    (2)法令で保存年限が定められている文書の廃棄ルール
    (3)不要な文書の廃棄ルール
     【ワーク】業務に関連する文書について、①すぐに破棄すべきもの、②一時的に保管するもの、③保存する必要があるものに分け、ルールを具体的に作成する
講義
ワーク
  • 4.ビジネス文書の分類と保管
    (1)「分ける」ことと「保管する」ことの目的とは
    (2)分類と保管のルール
    (3)文書のインデックス情報
    (4)文書の保管方法
    (5)保管場所の選択
     【ワーク】分類・保管のルールにもとづいて、仮想のキャビネットの中に保管する方法を考える
     【参考】ファイリングシステム
講義
ワーク
  • 5.電子データの管理術
    (1)電子データの特性とその管理方法
    (2)電子データの機密区分
    (3)電子データの検索機能を活用するための保管ルール
    (4)電子メールと情報管理
    (5)電子化の可否
     【ワーク】電子化することで業務の効率化につながるものを挙げる
講義
ワーク
  • 6.職場での取り組みを検討する
  • ・この研修カリキュラムはあくまで一例です。お客さまの課題・お悩みに応じて柔軟にカスタマイズ可能です
  • ・研修効果を高め定着化を促進する「研修呼び覚まシステム」や研修担当者さまの負担を減らし効率向上を支援する「研修管理サービス」もございます

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実績と受講者の声

実施、実施対象
2017年 11月     36名
業種
大型市・区
評価
内容:大変理解できた・理解できた
91.7%
講師:大変良かった・良かった
94.4%
参加者の声
  • 今している仕事の流れに合わせて、資料や前任者の残した書類を見直していきたいと思いました。
  • 今までなかなか業務を振り返ることがなかったので、机の中の整理や時間の使い方など、これから考えてみたいと思います。
  • 身の回りと行動の整理をすると、業務がスムーズにいくことがわかりました。できるところから活かしていきたいと思います。

実施、実施対象
2017年 7月     11名
業種
非営利団体・官公庁関連組織
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 整理について日々意識している方だと思っていたが、必要性を考えたことがなかったので非常に有益でした。
  • 些細な事でも、始めることに意味があると思えました。小さなことからやっていきます。
  • 書類の整理について現状を見直し、今後は3つのルールで管理していきたい。

実施、実施対象
2016年 10月     8名
業種
製造業(素材・化学)
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 日頃の業務において、どの部署でも、誰でも行わなければならないことで、身近なことでもあり、とても興味深く受講できた。早速部署で活用したい。
  • 本日学んだことを明日からすぐに実践していきたい。具体的にはファイリングに関してルール作りをし、部署内のフォルダの整理を進めていきます。
  • ファイリングの重要性を学べたので、これからは後回しにすることなく、きちんと取り組んでいきたいと思います。


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年間総受講者数
11,346
内容をよく理解・理解
92.8
講師がとても良い・良い
91.7

※2018年4月~2019年3月

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