ファイリング研修 ビジネス文書と情報管理編(半日間)

2946ファイリング研修 ビジネス文書と情報管理編(半日間)

18/01/04 更新


本研修の「ねらい」

ビジネス文書は、「活用」されてこそ価値があります。一方で、ビジネス文書が「活用」されるほど、紛失・盗難・情報漏洩といったリスクが大きくなりますので、「情報管理」という考え方が重要になります。そこで、「活用」と「情報管理」という一見相反するようにみえる2つを両立させることが、ビジネス文書管理の課題です。

本研修では、このような課題を踏まえて、ビジネス文書情報管理のポイントを学び、自組織での具体的な取り組みを考えていただきます。また、かつては紙
ベースで管理していた文書が電子化されたことで、電子データの管理術についても学んでいただきます。


研修プログラム例

研修プログラム例
内容
手法
  • 1.整理・整頓の重要性
    (1)なぜ仕事において整理・整頓は重要なのか
    【ワーク①】 仕事をするうえで、なぜ整理・整頓することが重要だと言われているのか考える
    (2)整理・整頓の目的と効果
    (3)業務ごとの整理・整頓のメリット
    (4)対象で異なる整理・整頓の方法
    【ワーク②】整理・整頓を通じてどのような改善や効果を期待するか考える
講義
ワーク
  • 2.ビジネス文書の管理のコツ
    (1)「捨てる」「分ける」「保管する」の3つのルールで管理する
    (2)ビジネス文書と情報管理
    (3)ビジネス文書のライフサイクルとポイント
講義
  • 3.ビジネス文書の廃棄
    (1)「捨てる」ことの目的とは
    (2)法令で保存年限が定められている文書の廃棄ルール
    (3)不要な文書の廃棄ルール
    【ワーク】あなたが携わる業務に関連する文書について、①すぐに破棄すべきもの、②一時的に保管するもの、③保存する必要があるものに分け、その際のルールを具体的に作成する
講義
ワーク
  • 4.ビジネス文書の分類と保管
    (1)「分ける」ことと「保管する」ことの目的とは
    (2)分類と保管のルール
    (3)文書のインデックス情報
    (4)文書の保管方法
    (5)保管場所の選択
    【ワーク】あなたが職場で取り扱っている文書(電子的なものではなく紙などのもの)を、ここまで学んできた分類・保管のルールにもとづいて、仮想のキャビネットの中に保管する方法を考える
    【参考】ファイリングシステム
講義
ワーク
  • 5.電子データの管理術
    (1)電子データの特性とその管理方法
    (2)電子データの機密区分
    (3)電子データの検索機能を活用するための保管ルール
    (4)電子メールと情報管理
    (5)電子化の可否
    【ワーク】あなたが携わっている業務で扱う文書の中で、電子化することでより業務を効率化することができる可能性があるものを挙げる
講義
ワーク
  • 6.職場での取り組みを検討する
  • ・この研修カリキュラムはあくまで一例です。お客さまの課題・お悩みに応じて柔軟にカスタマイズ可能です
  • ・研修効果を高め定着化を促進する「研修呼び覚まシステム」や研修担当者さまの負担を減らし効率向上を支援する「研修管理サービス」もございます

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実績と受講者の声

実施、実施対象
2016年 10月     8名
業種
製造業(素材・化学)
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 日頃の業務において、どの部署でも、誰でも行わなければならないことで、身近なことでもあり、とても興味深く受講できた。早速部署で活用したい。
  • 本日学んだことを明日からすぐに実践していきたい。具体的にはファイリングに関してルール作りをし、部署内のフォルダの整理を進めていきます。
  • ファイリングの重要性を学べたので、これからは後回しにすることなく、きちんと取り組んでいきたいと思います。


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業務改善研修の評価
年間総受講者数
10,521
内容をよく理解・理解
91.0
講師がとても良い・良い
90.0

※2016年10月~2017年9月

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