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タイムマネジメント研修～「自分」と「チーム」の２つの時間を管理する（１日間）

タイムマネジメント研修～「自分」と「チーム」の２つの時間を管理する（１日間）

中堅社員として、複数のタスクをコントロールし、自律した仕事の進め方を身につける

研修No.B TMG180-0200-5196

対象者

  • 中堅層
  • リーダー層

・中堅社員の方
・効率よく業務を進めたいと感じている方
・仕事量に対して時間が足りないと感じている方

よくあるお悩み・ニーズ

  • 任せられる仕事が増えてきて、優先順位づけが難しい
  • チームのために使う時間が多く、自分の仕事が後回しになりやすい
  • 周りの人に仕事を依頼するのが苦手で、仕事を抱え込みやすい

研修内容・特徴outline・feature

中堅社員は、上司やチームなど周囲から多くの業務依頼を受ける立ち位置にあり、難易度の高い仕事のコントロールが求められます。

本研修では中堅社員の方によくあるお悩みを取り上げ、「仕事の優先順位づけ」「仕事の任せ方」「突発的な仕事への対応」「複数業務の進め方」について学んでいきます。仕事に追われるのではなく、自律して仕事を進められるようになることを目指します。

研修のゴールgoal

  • ①自分の仕事量を俯瞰的に見て、適切な順番で着手できるようになる
  • ②仕事を抱え込みすぎる前に、周りに上手く振り分けることができる
  • ③複数の業務を同時進行する上でのポイントを習得する

研修プログラム例program

研修プログラム例
内容
手法
  • １．求められる「自分の時間」と「チームの時間」の管理
    【ワーク】時間管理で悩んでいること、工夫していることを共有する
    （１）中堅社員はメンバーに時間を奪われがち
    （２）中堅社員は上司にも時間を奪われやすい
    （３）チームとしての仕事をこなしつつ自分の時間を確保する
講義
ワーク
  • ２．ケース１　仕事の優先順位がつけられない
    （１）優先順位づけが仕事の生産性を左右する
    【ワーク①】普段の仕事を洗い出す
    【ワーク②】過去３日間の自分の仕事における時間の使い方を可視化する
    （２）優先順位の付け方
    【ワーク】ワーク①で洗い出した仕事を「緊急度」「重要度」で整理する
    （３）優先順位を意識して仕事を進める
    （４）「チームのために割く時間」の上限を決める
講義
ワーク
  • ３．ケース２　仕事をうまく任せられず抱え込んでしまう
    （１）「自分がやったほうが早い」を克服する
    （２）仕事を任せる基準
    （３）仕事の任せ方
    （４）任せる上での留意点
    【ワーク①】２章で洗い出した仕事の中で任せられる仕事を整理する
    【ワーク②】任せる時の伝え方、指示の仕方を考える
講義
ワーク
  • ４．ケース３　上司からの突発的な依頼が多い
    （１）突発業務に慌てない　〜「想定外」を想定して、業務に余白を持つ
    （２）突発業務の対処手順
    【ワーク】突発業務を洗い出し、その対応を検討する
    （３）時には依頼を断ることも重要　～信頼を失わない「仕事の断り方」
講義
ワーク
  • ５．ケース４　複数の仕事を同時に進めるのが苦手
    （１）限られた自分の時間を最大限活用するために
    （２）マルチタスクが生産性を下げてしまう理由
    （３）鍵を握るマルチタスクのシングル化
    （４）自分のスケジュールを他人に汚染させない
    【ワーク】２章で可視化した仕事について、集中して取り組めていたどうかを３段階で評価し、何が集中を妨げているのかを考える
講義
ワーク
  • ６．まとめ
    【ワーク】明日から実践することを書き出す
講義
ワーク
  • 【参考】仕事のパフォーマンスが上がる時短術
講義

8186

カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

{{theme}}研修のケーススタディ一覧

開発者コメントcomment

中堅社員には、他者との連携が多く、優先順位づけの難しい業務が多く舞い込んできます。周りからは「仕事のコントロールは自分でできるだろう」という信頼のもと、新人・若手の時のようなサポート体制はなく、業務の繁忙状況は自分で判断し、調整していかなくてはいけません。

限られた時間の中で、責任ある仕事を効率よく進めるポイントを習得し、現場ですぐに活かせるタイムマネジメント術を身につけていただきたいと思い、本研修を企画しました。

研修のプロがお答え 全力Q&Aqa

お客さまから「タイムマネジメント研修」に多く寄せられるご質問を抜粋して掲載しております。

ポイントは以下の３点です。

①より短くより良い仕事をする意識をもつこと
⇒「今日は必ず定時に帰る」という意識と、「もっと良い仕事をしよう」という意識の両立を目指すことが大切です。

②事前にしっかり計画し、作業時間を正確に把握すること
⇒計画を立てるだけでなく、実際に要した時間との過不足をチェックすることで次回の計画の精度があがります。

③自分の集中力をコントロールすること
⇒簡単な仕事から着手した方が集中できるか、難しい仕事からなのかは、人それぞれです。自分の特徴を把握することが肝要です。

「タイムマネジメント」と聞くと、つい魔法のような時短テクニックを期待してしまいがちです。しかし、１日の時間はみな平等に２４時間で、時間そのものを増やしたり伸ばしたりすることはできません。すなわちコントロールすべきは「仕事」の方であり、「タイムマネジメントが上手にできる」とは「仕事を上手に進めるスキルが高い」と言いかえることができます。

仕事を上手に進めるためには、仕事の優先順位のつけ方に始まり、関係者とのコミュニケーションや資料作成、パソコンスキルなど、少し考えただけでも幅広い解決策が思い浮かぶのではないでしょうか。
「タイムマネジメント」とは世間一般で言われている言葉のイメージよりも、実は複雑で難しいテーマであると言えます。そこでインソースでは、基本的なポイントを上記３点に置いて研修をご提供しております。
インソースのタイムマネジメント研修は、「時間」を管理するのではなく、「仕事」をいかに管理するのかを学ぶ研修です。研修のパターンとしては「個人型」と「管理職型」の大きく２つに分かれます。

■個人型のポイント
個人型は自分自身の行動を考えるカリキュラムで、まずは普段の時間の使い方を見直していただくことから始まります。
例えば、直近３日間の時間の使い方をワークシートに洗い出し、無駄がないかを３０分ごとの区切りでチェックするワークを行います。

実際にワークを行ってみると、自分の仕事について３０分という区切りの中できっちりと記載できる方にお会いすることはそうそうありません。自分がこれまで時間に対していかに無頓着な仕事の進め方をしていたのか実感していただけます。また、、３０分の中でできることを明確にすることで、タイムマネジメントの質を上げるＰＤＣＡサイクルを回すための「Check」が効率よくできるようになります。

次に、普段から行っている仕事内容を
①考える仕事
②こなす仕事
③完全に時間を拘束されてしまう仕事
④少しなら時間を自由に使える仕事
の４つに分類し、それぞれについて対策と優先順位を考えていきます。

タイムマネジメント研修　～仕事を効率的に進めるための時間管理を学ぶ

■管理職型のポイント
管理職としてチーム全体の仕事の進め方を見直していただく内容です。
実際の現場では、概ね以下のようなステップで仕事の仕方を見直されていると思います。

現状分析　⇒　目標設定　⇒　改善プランの提示　⇒　改善プランの実行　⇒　メンバーからのフィードバックを反映　⇒　改善プランの修正　⇒　効果検証　

当社の研修では、上記のうちの「改善プラン」を考える部分インテーマとして進行します。
具体的には、管理職だからこそ行える業務の「廃止」「標準化」「自動化」「集約化」「複雑化」について検討を行います。

組織のタイムマネジメント研修　～管理職の立場から組織の効率化を目指す
タイムマネジメント研修の肝は「本当のコツは隣の人が知っている」ということです。
まずクラス全体で、時間管理において困っていることや難しいと感じていることを洗い出します。次に、実際に取り組んでいる工夫やうまくいっていることを洗い出します。そうすると、自分の困っていることに対して自分とは違う方法で取り組んでいる人の意見に出会うことができます。
多くの書籍を読み、セミナーに参加するよりも、同じ会社や同じ職種、同じ仕事をしている人同士の工夫をひとつ共有することの方がはるかに有効です。
可能です。
研修実施にあたっては、研修カリキュラムの中でどの部分を重点的に扱うかといった時間配分についてのカスタマイズができます。また、業務改善・目標管理やメンタルヘルス、コミュニケーション等の研修テーマと組み合わせることも、多種多様に変更可能です。組織の現状を元に、貴社の課題に沿ったテキストを作成いたします。

カスタマイズ例①：タイムマネジメント＋業務改善・目標管理
中堅社員研修　～中堅としての仕事の進め方を習得する編

カスタマイズ例②：タイムマネジメント＋メンタルヘルスの基本
働き方改善研修　～ストレス軽減と業務効率の向上編

カスタマイズ例③：タイムマネジメント＋コミュニケーション
タイムマネジメント研修　～コミュニケーションスキル編

カスタマイズ例④：タイムマネジメント＋営業力
営業力強化研修～論理的思考で営業活動を考える
可能です。
職場に合わせたケースであればあるほど、受講者に自分事として捉えていただきやすくなり、活用の度合も向上します。
ただ、タイムマネジメント研修に関してはケーススタディを考えるよりも、自分に矢印を向けて振り返りを行うことの方が有効です。正直に言って、他の研修よりもケーススタディを作りこむことによる効果はさほど高くありません。

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