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（新入社員・新社会人向け）やさしいビジネス文書研修～５Ｗ１Ｈとデジタル活用でシンプルに書く

文書・資料作成

（新入社員・新社会人向け）やさしいビジネス文書研修～５Ｗ１Ｈとデジタル活用でシンプルに書く

簡単なフレームと使えるツールの活用で、わかりやすい文書を書けるようになる

No. 3040204 9907025

対象者

  • 新入社員
  • 新入社員の方
  • 日常業務として社内外の文書、メール作成の業務を行っている方
  • 現在、自己流で文書作成をしている方

よくあるお悩み・ニーズ

  • 基本を知り、わかりやすい文書やメールを書けるようにしたい
  • 文書やメールを書き慣れていないために、作成するのに時間がかかる

研修内容・特徴outline・feature

本研修ではビジネス文書を「５Ｗ１Ｈ」のフレームで覚えやすく解説していきます。誰が、いつまでに、何をするか、要約やメール文面をつくる演習で実践的にポイントを学びます。

また、一から自分で書き起こすだけでなく、インターネットの情報や社内での過去資料、ChatGPTをはじめとする生成ＡＩなどツールの活用の仕方にも触れます。基本をおさえたうえで、さらにツールを使い効率的に文書を書けるようになる方法を学びます。

到達目標goal

  • ①文書作成前の準備として使える資料の種類やその調べ方を知る
  • ②文書を５Ｗ１Ｈで整理できるようになる
  • ③相手に伝わりやすいメールが書けるようになる
  • ④生成ＡＩなどを文書作成でどのように使うとよいかを理解する

研修プログラムprogram
内容
手法
  • １．文書もコミュニケーションの一つ
    【ワーク】ビジネスパーソンとしてなぜ文書スキルが求められるのか
    （１）ビジネスには「書く」仕事が多数存在する
    （２）ビジネス文書はわかりやすさが大切
    ①５Ｗ１Ｈで整理　②主語・述語をはっきりと　③数字を入れる　④１文は短く
    （３）書く仕事に困らないポイント
    ①決まった型や表現は知っておく　②ツールを使うことで時間が短縮できる
講義
ワーク
  • ２．文書を書く前に～デジタルの力を借りる
    （１）ある材料を上手に使う
    ①社内の過去資料を探す　②ネットなどのフォーマットや情報を確認する
    （２）ChatGPT等生成ＡＩの活用
    （３）語彙力をつける
    ①ネットで表現のバリエーションを調べる
    ②仕事で使う用語の意味を正しく理解する
講義
  • ３．情報の整理力～何が重要かをとらえる
    （１）５Ｗ１Ｈのフレームで情報を整理する
    （２）「誰が」「いつまでに」「何をするか」指示内容を正確に受け取る
    （３）「誰が」をはっきりさせる～主語・述語の関係を明確に
    （４）数字に注目する
    （５）ChatGPTに要約させる
    （６）ツールを使いこなすための知識は必要
    【ワーク】上司に報告するつもりで要約する
講義
ワーク
  • ４．書く力～①相手に伝わるメールを書く
    （１）書くときも５Ｗ１Ｈのフレームを基本にする
    （２）まず誰に送るか
    ①宛先の使い分け　②宛名の書き方
    （３）「何を」伝えるかわかることが大事～件名のつけ方
    （４）「どうする」をわかりやすく書く
    ①基本構成は３つのブロック～あいさつ・本文・結び
    ②行間をあけて読みやすくする～３・４行で改行
    ③「誰が」をわかりやすくする～主語に修飾語をつけすぎない
    ④１文は短く～「～ので」「～ため」でつなぐ箇所を句点に変えてみる
    （５）感謝や意欲はフォーマットではなく自分の言葉で
    （６）書いたメールをChatGPTでチェックする
    【ワーク】設定に従い、メールを書く
    ＜設定例＞
    ①指示された仕事について上司へ質問　②仕事の不明点を先輩に相談
    ③研修受講の御礼を部署のメンバーへ発信
講義
ワーク
  • ５．書く力～②社外向けに書類を出す
    ■フォーマットを知る～４つのブロックで考える
    ①日付・宛名～いつ、誰から、誰宛にを示す
    ②要件とごあいさつ～ビジネスのあいさつ文を知る
    ③記書き～文書ならではの書き方を知る
    ④結び～文書の終わり方
    【参考】郵便・はがきの送り方
    【ワーク】社外向けの送付状を書く
講義
ワーク
  • ６．習慣化して書く力を鍛える～業務日報を書く
    （１）なぜ日報を書くのか
    ①上司・先輩とのコミュニケーションツール　②書くことで日々訓練になる
    （２）書くべきことは「行ったこと」と「気づき」～５Ｗ１Ｈを意識
    （３）10分程度で書く～時間をかけすぎない
    【ワーク】本日の研修内容を日報にして上司に報告する
講義
ワーク
  • ７．まとめ
    【参考】文例集～悩みそうな場面に備える
講義
ワーク

企画者コメントcomment

文書、メールはコミュニケーションツールの一つであり、わかりやすく書く力は仕事において重要なスキルの一つです。新人や若手社員のなかでは、メールの文面作成などに時間がかかるという声も多く聞きます。たとえうまく書けなくても、生成ＡＩなどこれまで以上に便利なツールがあり、身の回りにあるものをうまく活用することもできます。文書の「型」だけでなく、より実践的なポイントをできるだけ簡単に学べるようにと考え、開発しました。

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受講者の評価evaluation

実施、実施対象
2025年4月　　　　　6名
業種
インソース
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • ビジネス文書マナーを学んだことで、信頼と安心を得るための手段を多く学ぶことができました。今後の業務に活かし、復習を行い業務を効率的に進めていきたいです。
  • 自分では気がつかなかったポイントを学ぶことができたので、これからも積極的に上司や先輩に文章添削していただきながら文書スキルを高めていきたいです。
  • わかりやすい文書を書くために、特に重要なポイントは、５W１Hのフレームを用いること、主語・述語、具体的な数字を書くことであることを学びました。今後の日報や上長へのメールを作成する際に、５W１Hのフレームを出発点にして書く練習を継続していきます。
  • 基本的な文書の書き方を実践と反省を繰り返しながら身に付けていきたいです。実際に文書を書いてみると「こんなにも情報が抜けていたのか」、「この情報はなくてもよいのか」とその他にもたくさんの気づきがありました。
  • 教えていただいた文書作成のポイントや内容の整理の仕方を、まずは日々の日報作成やメールでのやりとりで活かしていきたいと思います。

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