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(半日研修)Outlookビジネスメール・マナー・効率化・誤送信低減研修

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(半日研修)Outlookビジネスメール・マナー・効率化・誤送信低減研修

Outlookを使う上で最低限知っておくべきことを学ぶ

No. gac014

対象者

  • 若手層
  • 中堅層
  • リーダー層

・Outlookをはじめて使う方
・Outlookを効率的に使うテクニックに興味がある方
・自動化やグループメール機能など高度な機能を使いたい方

登壇講師facilitator

株式会社G.A.Consulting所属講師

研修内容・特徴outline・feature

メールは日本人平均で毎日1~2時間使用しているとされる、利用頻度が高いアプリです。仮に作業効率を3割上げた場合、全社員平均で毎日20分から40分という莫大な時間を創出できる可能性があります。また、SNSの普及により就職活動で初めてメールを使った方が増えています。その結果、メールのマナーを知らない方、BCCを知らず、CCで大量の個人情報流出事故を起こすケースも多発しています。

本講座はメールのマナー、効率化、誤送信を防ぐ手法など、Outlookを使う上で必要なことの全て学ぶことを目的としています。

到達目標goal

  • ①Outlookを使う上で最低限知っておく必要があることを学ぶ
  • ②Outlookは初期設定のまま使うと、使いにくく、誤送信が発生しやすい。使いやすさを大きく改善する設定方法を学ぶ
  • ③メール業務時間の半減

研修プログラムprogram

内容
  • Chapter0 はじめに
    ・メール効率化が重要な理由 ・メール効率化にはOutlookが最適
    ・メール誤送信がまねく影響 ・大規模なメール誤送信の事例
    ・誤送信の事例から予測される原因 ・新しいOutlookとは
  • Chapter1 基本編
    ・Outlook とは? ・2つのPC用Outlookの違い
    ・スマホ版Outlookの活用 ・3つの送付先を使い分ける
    ・OutlookとTeamsを使い分ける ・メール本文の2つの書式(HTML、テキスト)
    ・スレッド表示はオフにする ・優先受信トレイもオフにする
    ・アーカイブとゴミ箱を使い分ける
  • Chapter2 マナー編
    ・Toで届いたメールは24時間以内に返信する ・本文は全角30~35文字を目安に改行する
    ・やり取りの途中で件名、送付先を変更しない ・負の感情を含んだ言葉は絶対に使わない
    ・宛名は「会社名+部署名+役職名+氏名+様(さん)」 ・緊急連絡にメールを使わない
  • Chapter3 効率を上げ誤送信を減らす初期設定と使い方編
    ・Outlookの起動方法 ・設定の変更(レイアウト)
    ・設定の変更(署名) ・誤送信防止の切り札、送信の取り消し
    ・設定の変更(作成と返信) ・実際にメールを送信してみよう!
    ・カーソルはTabキーと矢印キーで動かす
  • Chapter4 メールのコツ編
    ・本文は極力10行以内 ・件名のみで依頼内容がわかるようにする
    ・自動応答は長期連休や臨時の休みに設定する ・いいねボタンは注意して使う
    ・確認開封メッセージは使用しない
  • Chapter5 メール効率化編
    ・大手IT企業も採用する効率化手法「インボックス(受信トレイ)・ゼロ」
    ・海外流メール術で文面を5割コンパクトに
    ・ショートカットの活用 ・マウス・レスが必要な理由
    ・お勧めショートカット一覧
    ・3つのショートカットだけでメールを高速で読む方法
    ・1通を10秒以内で読む方法 ・書く効率化①単語の登録
    ・書く効率化②クリップボードの履歴 ・書く効率化③署名
    ・3つの入力効率化機能の使い分け ・不要なメールは自動仕分けで読まない
    ・重要なメールは条件付き書式で強調する
  • Chapter6 誤送信低減編
    ・連絡先を登録して送り間違いを防ぐ ・送信前は全項目のダブルチェックする
    ・ダメージが大きい情報はメールに書かない
    ・流出時のダメージが大きい情報の例(要配慮個人情報とは)
    ・添付ファイルは最初に付ける 
  • Chapter7 AI機能、Copilotで次世代の働き方を目指す
    ・Copilotとは? ・OutlookのCopilotで出来る事
    ・Copilotのセキュリティ上の注意 ・OutlookのCopilotを使う準備
    ・Copilotでメールを下書きする ・メール下書き用プロンプト
    ・Copilotでメールに返信する ・メール返信用プロンプト
    ・Copilotでメールのコーチングを受ける ・Copilotでメールを要約する
  • 【補足1】PowerAutomateで定型メールを自動処理する
    ・PowerAutomateとは ・PAとPADの違いを知る
    ・フロー、トリガー、アクションの違いを知る ・PAを起動する
    ・エクセルの表を元に一斉メールを送信するフローを作る
  • 【補足2】予定表の使い方
    ・予定表の基本 ・予定表のコツ ・新規イベントの登録 ・TEAMS会議の登録
    ・オプションの設定 ・マイテンプレートで部署の全員を会議に登録する
    ・TEAMSからの会議の登録との違い
  • 【補足3】共有メールアドレスの使い方
    ・Outlookはグループメーラーとしての機能が充実!
    ・グループメールアドレスは1人で使っても問題なし!
    ・共有メールボックスは分類項目で進捗を管理
    ・グループメールボックスでチームの全員にメールを送る
    ・送受信が可能な共有メールボックスで複数名で業務を共有する
    ・「共有メールボックス」と「グループメールボックス」の使い分け
    ・「共有メールボックス」から「グループメールボックス」への自動転送
    ・配布リストはお勧めしない

スケジュール・お申込み
(オンライン型/来場型開催)schedule・application

注意事項

  • 同業の方のご参加はご遠慮いただいております
  • 会場やお申込み状況により、事前告知なく日程を削除させていただくことがあります
  • カリキュラムは一部変更となる可能性があります。大幅な変更の際は、申込ご担当者さまへご連絡いたします。

事前のご案内

受講者の評価evaluation

実施、実施対象
2024年12月     9名
業種
インソース
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 所属先で、メール誤送信が多数発生しており、有効な再発防止策を考えてました。顧客名のアドレス帳への登録の仕方、思いつきもしなかったので、取り入れたいと思います。
  • outlookに関しての知識がほとんどなかったため、今回の研修で様々な機能が備わっていると知れ、とても勉強になりました。「インボックス・ゼロ」早速取り入れたいと思います。

実施、実施対象
2024年10月     5名
業種
インソース
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • OUTLOOKの機能はよくわからず、またメールで取られる時間を問題視していたので、本当にいい研修でした。トレンドはアーカイブが終了BOXで受信ボックスはToDoListということは目からうろこでした。未読メールの読み方、誤送メール防止でチェックのルーチン化を学び、活用していきます。

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    2026/2/2710:00~17:30 リーダーとしての問題解決力向上研修~経営的視点と仮説思考で問題解決力を高める オンライン 申込み
    2026/2/2710:00~17:30 新任主任研修~リーダーの自覚と責任 大阪 申込み
    2026/3/210:00~16:45 正しいビジネス文書の教え方研修~自信を持って後輩や部下の文書を添削する オンライン 申込み
    2026/3/210:00~13:00 (半日研修)業務効率化のためのCopilot研修~文書・Excel業務のコツをつかむ オンライン 申込み
    2026/3/214:00~17:00 (半日研修)業務効率化のためのCopilot研修~文書・Excel業務のコツをつかむ オンライン 申込み
    2026/3/310:00~16:45 社会人1年目・2年目ステップアップ研修~周辺配慮を意識した仕事の進め方 東京 申込み
    2026/3/410:00~16:45 新任課長研修~管理職に求められるマネジメント・采配力(2日間) 東京 申込み
    2026/3/410:00~16:45 ロジカルシンキング研修(実践編)~論理的思考による問題解決 大阪 申込み
    2026/3/410:00~16:45 若手社員向けビジネスマインド強化研修~主体性、業務・役割の領域拡大、自分で考える 東京 申込み
    2026/3/410:00~13:00 (半日研修)なぜなぜ分析研修~考えるクセをつける オンライン 申込み
    2026/3/510:00~16:45 新人フォロー研修~実務を振り返り仕事の進め方をブラッシュアップする 東京 申込み
    2026/3/510:00~16:45 評価者研修~公正な評価のポイントを学び、納得感のある評価を行う 大阪 申込み
    2026/3/510:00~16:45 27歳の壁を乗り越える研修~仕事の「慣れ」に打ち勝ち、成長を続ける オンライン 申込み