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（半日研修）Outlookビジネスメール・マナー・効率化・誤送信低減研修

Outlookを使う上で最低限知っておくべきことを学ぶ

No. gac014

26/01/29 更新

研修内容・特徴
到達目標
研修プログラム
スケジュール
よくあるご質問
受講者の評価
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対象者

若手層
中堅層
リーダー層

・Outlookをはじめて使う方
・Outlookを効率的に使うテクニックに興味がある方
・自動化やグループメール機能など高度な機能を使いたい方

登壇講師facilitator

株式会社G.A.Consulting所属講師

研修内容・特徴outline・feature

メールは日本人平均で毎日１～２時間使用しているとされる、利用頻度が高いアプリです。仮に作業効率を３割上げた場合、全社員平均で毎日20分から40分という莫大な時間を創出できる可能性があります。また、SNSの普及により就職活動で初めてメールを使った方が増えています。その結果、メールのマナーを知らない方、BCCを知らず、CCで大量の個人情報流出事故を起こすケースも多発しています。

本講座はメールのマナー、効率化、誤送信を防ぐ手法など、Outlookを使う上で必要なことの全て学ぶことを目的としています。

到達目標goal

①Outlookを使う上で最低限知っておく必要があることを学ぶ
②Outlookは初期設定のまま使うと、使いにくく、誤送信が発生しやすい。使いやすさを大きく改善する設定方法を学ぶ
③メール業務時間の半減

研修プログラムprogram


	内容
	Chapter０はじめに・メール効率化が重要な理由　・メール効率化にはOutlookが最適・メール誤送信がまねく影響　・大規模なメール誤送信の事例・誤送信の事例から予測される原因　・新しいOutlookとは
	Chapter１　基本編・Outlook とは？　・２つのPC用Outlookの違い・スマホ版Outlookの活用　・３つの送付先を使い分ける・OutlookとTeamsを使い分ける　・メール本文の２つの書式（HTML、テキスト）・スレッド表示はオフにする　・優先受信トレイもオフにする・アーカイブとゴミ箱を使い分ける
	Chapter２マナー編・Toで届いたメールは24時間以内に返信する　・本文は全角30～35文字を目安に改行する・やり取りの途中で件名、送付先を変更しない　・負の感情を含んだ言葉は絶対に使わない・宛名は「会社名＋部署名＋役職名＋氏名＋様（さん）」　・緊急連絡にメールを使わない
	Chapter３効率を上げ誤送信を減らす初期設定と使い方編・Outlookの起動方法　・設定の変更（レイアウト）・設定の変更（署名）　・誤送信防止の切り札、送信の取り消し・設定の変更（作成と返信）　・実際にメールを送信してみよう！・カーソルはTabキーと矢印キーで動かす
	Chapter４メールのコツ編・本文は極力10行以内　・件名のみで依頼内容がわかるようにする・自動応答は長期連休や臨時の休みに設定する　・いいねボタンは注意して使う・確認開封メッセージは使用しない
	Chapter５メール効率化編・大手ＩＴ企業も採用する効率化手法「インボックス（受信トレイ）・ゼロ」・海外流メール術で文面を５割コンパクトに・ショートカットの活用　・マウス・レスが必要な理由・お勧めショートカット一覧・３つのショートカットだけでメールを高速で読む方法・１通を10秒以内で読む方法　・書く効率化①単語の登録・書く効率化②クリップボードの履歴　・書く効率化③署名・３つの入力効率化機能の使い分け　・不要なメールは自動仕分けで読まない・重要なメールは条件付き書式で強調する
	Chapter６誤送信低減編・連絡先を登録して送り間違いを防ぐ　・送信前は全項目のダブルチェックする・ダメージが大きい情報はメールに書かない・流出時のダメージが大きい情報の例（要配慮個人情報とは）・添付ファイルは最初に付ける
	Chapter７ＡＩ機能、Copilotで次世代の働き方を目指す・Copilotとは？　・OutlookのCopilotで出来る事・Copilotのセキュリティ上の注意　・OutlookのCopilotを使う準備・Copilotでメールを下書きする　・メール下書き用プロンプト・Copilotでメールに返信する　・メール返信用プロンプト・Copilotでメールのコーチングを受ける　・Copilotでメールを要約する
	【補足１】PowerAutomateで定型メールを自動処理する・PowerAutomateとは　・ＰＡとＰＡＤの違いを知る・フロー、トリガー、アクションの違いを知る　・ＰＡを起動する・エクセルの表を元に一斉メールを送信するフローを作る
	【補足２】予定表の使い方・予定表の基本　・予定表のコツ　・新規イベントの登録　・TEAMS会議の登録・オプションの設定　・マイテンプレートで部署の全員を会議に登録する・TEAMSからの会議の登録との違い
	【補足３】共有メールアドレスの使い方・Outlookはグループメーラーとしての機能が充実！・グループメールアドレスは１人で使っても問題なし！・共有メールボックスは分類項目で進捗を管理・グループメールボックスでチームの全員にメールを送る・送受信が可能な共有メールボックスで複数名で業務を共有する・「共有メールボックス」と「グループメールボックス」の使い分け・「共有メールボックス」から「グループメールボックス」への自動転送・配布リストはお勧めしない

スケジュール・お申込み
（オンライン型／来場型開催）schedule・application

オンライン型開催

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注意事項

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会場やお申込み状況により、事前告知なく日程を削除させていただくことがあります
カリキュラムは一部変更となる可能性があります。大幅な変更の際は、申込ご担当者さまへご連絡いたします。

事前のご案内

受講者の評価evaluation

実施、実施対象

2024年12月　　　　　9名

業種

インソース

評価

内容：大変理解できた・理解できた

100%

講師：大変良かった・良かった

100%

参加者の声

所属先で、メール誤送信が多数発生しており、有効な再発防止策を考えてました。顧客名のアドレス帳への登録の仕方、思いつきもしなかったので、取り入れたいと思います。
ｏｕｔｌｏｏｋに関しての知識がほとんどなかったため、今回の研修で様々な機能が備わっていると知れ、とても勉強になりました。「インボックス・ゼロ」早速取り入れたいと思います。

実施、実施対象

2024年10月　　　　　5名

業種

インソース

評価

内容：大変理解できた・理解できた

100%

講師：大変良かった・良かった

100%

参加者の声

OUTLOOKの機能はよくわからず、またメールで取られる時間を問題視していたので、本当にいい研修でした。トレンドはアーカイブが終了BOXで受信ボックスはＴｏＤｏＬｉｓｔということは目からうろこでした。未読メールの読み方、誤送メール防止でチェックのルーチン化を学び、活用していきます。

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	Chapter０はじめに・メール効率化が重要な理由　・メール効率化にはOutlookが最適・メール誤送信がまねく影響　・大規模なメール誤送信の事例・誤送信の事例から予測される原因　・新しいOutlookとは
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	Chapter７ＡＩ機能、Copilotで次世代の働き方を目指す・Copilotとは？　・OutlookのCopilotで出来る事・Copilotのセキュリティ上の注意　・OutlookのCopilotを使う準備・Copilotでメールを下書きする　・メール下書き用プロンプト・Copilotでメールに返信する　・メール返信用プロンプト・Copilotでメールのコーチングを受ける　・Copilotでメールを要約する
	【補足１】PowerAutomateで定型メールを自動処理する・PowerAutomateとは　・ＰＡとＰＡＤの違いを知る・フロー、トリガー、アクションの違いを知る　・ＰＡを起動する・エクセルの表を元に一斉メールを送信するフローを作る
	【補足２】予定表の使い方・予定表の基本　・予定表のコツ　・新規イベントの登録　・TEAMS会議の登録・オプションの設定　・マイテンプレートで部署の全員を会議に登録する・TEAMSからの会議の登録との違い
	【補足３】共有メールアドレスの使い方・Outlookはグループメーラーとしての機能が充実！・グループメールアドレスは１人で使っても問題なし！・共有メールボックスは分類項目で進捗を管理・グループメールボックスでチームの全員にメールを送る・送受信が可能な共有メールボックスで複数名で業務を共有する・「共有メールボックス」と「グループメールボックス」の使い分け・「共有メールボックス」から「グループメールボックス」への自動転送・配布リストはお勧めしない

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対象者

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