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(新入社員・新社会人向け)クレーム対応研修~正確につなぐ初動対応

(新入社員・新社会人向け)クレーム対応研修~正確につなぐ初動対応

クレームを大きくしないために上司・先輩へ正確につなぐ

No. 3040021 9910037

対象者

  • 新入社員

・新入社員(職員)
※特に顧客対応業務に従事する方

よくあるお悩み・ニーズ

  • クレームを受けたときに対処できるか不安がある
  • 新入社員が報告するのをためらい、一次対応が遅れたことがある
  • 基本的なマナーだけでなく、入社時にクレーム対応まで教育しておきたい

研修内容・特徴outline・feature

クレーム対応は、多くの新入社員が不安を感じる業務の一つといえます。初めてその場面に遭遇したときに思うように対応できないと、抱え込んでしまうことが少なくありません。重要なのは、クレームを単なる不満だと思わないこと、そして一人で解決しようとしないことです。

本研修では、クレームを受けた際の初動対応から上司・先輩への正確な引き継ぎまで、一連の流れを学びます。相手の話をきいて状況を整理するうえで注意すべきことや、誠実に対応していることを示すためのポイントついても解説します。現場を想定したケーススタディを通して、実際に自分がどのように動けばよいかを明確にし、自信につなげます。

到達目標goal

  • ①最後まで当事者意識を持って対応することの重要性を理解する
  • ②相手の気持ちに寄り添い、落ち着いてクレーム対応をするための準備をする
  • ③適切なタイミングで、上司・先輩にわかりやすく引き継ぐことができる

研修プログラムprogram

内容
手法
  • 1.クレームとは
    【ワーク】これまでに経験したよくない対応を思い出し、どのような対応をしてほしかったかを共有する
    (1)クレームの背景と傾向
    (2)クレーム対応の心構え
    (3)クレーム対応が上手くできない理由
    (4)クレーム対応の4つの基本手順
    ①当事者である意識を強く持つ
    ②お客さまの心情を理解し、そのことを行動に示す​
    ③解決すべき問題・ご要望の確認を行う
    ④問題の代替案・解決案を冷静に提示する
講義
ワーク
  • 2.初動対応
    (1)クレームを受けたときの自分の気持ちを理解する
    (2)当事者意識を持つことの重要性
    (3)相手の気持ちを理解する
    (4)初動対応で避けたい対応
講義
  • 3.状況を正確につかむ
    【ワーク】講師が読み上げるクレーム内容をメモにとる
    (1)メモの役割を知る
    (2)メモをとるポイント
    ①5W1H+相手の要望 ②自分の感情はメモに残さない
    ③上司や先輩に渡すことを想定する
    (3)対応しながらメモを完成させる
    ①一言一句ではなく、キーワードを拾う ②拾うべきキーワードを知っておく
    ③キーワードを使って要点を復唱する
    (4)状況を確認している途中で、お客さまの怒りが高まってきたら
    (5)対応が終わったらすぐに見直す
講義
ワーク
  • 4.上司・先輩へ引き継ぐ
    (1)「一人で対応しよう」と粘らない
    (2)上司・先輩に伝える内容の順番
    ①結論から伝える ②メモを見ながら、漏れなく伝える ③憶測で報告しない
    (3)上司・先輩が忙しいとき
    (4)上司や先輩が対応している間の役割
    (5)対応後に振り返る
    (6)対応した内容を外に出さない
講義
ワーク
  • 5.ケーススタディ
    【ワーク①】見積もりの返事を催促する電話を受けた
    【ワーク②】購入した商品に欠陥があり、返品を要求された
ワーク
  • 6.まとめ
    【ワーク】クレーム対応の心構えとして、大切な考え方や態度を共有する
ワーク

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企画者コメントcomment

電話やメールに加えてチャット、SNSなど、顧客との接点は多様化し、求められる顧客対応の水準も高まっています。そのような背景から、入社して間もない段階で新入社員が顧客対応を担う機会が増えています。新入社員のみなさんがクレーム対応をするうえで求められるのは、相手の声を受け止め、状況を正確に把握し、組織としての対応につなげることです。自身の役割をしっかりと理解し、組織の信頼につながる適切な初動対応を身につけられるよう、本研修を開発しました。

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