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タイムマネジメント研修　～仕事の種類を考える編（１日間）

タイムマネジメント研修　～仕事の種類を考える編（１日間）

業務を特性ごとに分類しそれぞれの対応方法を学ぶことで、最適な時間管理法を身につける

研修No.B TMG180-0000-0253

研修内容・特徴outline・feature

業務の性質に応じた最適な時間管理法を身につけることで、より質の高い業務ができるようになっていただくことを目指す研修です。

具体的には、業務を「こなす仕事」「考える仕事」「完全に時間を拘束されてしまう仕事」「拘束されはするが、少しなら時間を自由に使える仕事」の４つに分類します。そのうえで、「こなす仕事」は連続処理する、優先順位を明確にする、「考える仕事」は集中して短時間で結果を出す、事前の準備を徹底する、などの具体的な対応方法を身につけていきます。

研修プログラム例program

研修プログラム例（所要時間：1日間）
  内容 手法
 
  • 自分の仕事の種類を考える
    ～仕事を４つに分類して、最適なタイムマネジメントを実施する
    1. こなす仕事（見積書作成　・資料整理　・会議の準備・・・など）
    2. 考える仕事（提案書作成　・企画立案　・・・など）
    3. 完全に相手によって時間を拘束されてしまう仕事
      （会議・商談・・・など）
    4. 拘束されはするが、少しなら時間を自由に使える仕事
      （移動・出張など）
 講義
  • コミュニケーションを円滑にし、情報を共有する
    1. 「適切な情報」がタイムマネジメントスキルを向上させる
    2. 情報を適切に共有するコミュニケーションとは
 講義
  • 仕事の種類に応じたタイムマネジメントを考える
    • 【演習】１週間の仕事を洗い出し、自分がマネジメントできる時間を
               洗い出す
 講義
ワーク
  • 「こなす仕事」のタイムマネジメント
    1. 連続処理する～仕事の準備を徹底し、作業効率を倍増させる
    2. 仕事の優先順位を明確にする
      【ワーク】優先順位を考えるマトリクス作成
    3. 他の人に代わってもらう～上手な依頼方法を考える
    4. ＩＴ活用を考える～簡単にできるＩＴ化を知り、活用を考える
 講義
ワーク
  • 「考える仕事」のタイムマネジメント
    1. 集中して短時間で結果を出す
      ～心、環境、情報の準備を徹底する
    2. 集中力をつける
      【ワーク】集中する方法を考える
 講義
ワーク
  • 完全に「拘束される時間」のタイムマネジメント
    ～相手と交渉して、何とか拘束時間を減らす
    • 【ワーク】交渉におけるテクニックを考える
 講義
  • 移動時間など使える時間のタイムマネジメント
    ～拘束されるが、少しは自由に使える時間を徹底活用する
    • 【演習】移動時間にできる仕事のリストアップ
 講義
  • 組織で考えるタイムマネジメント
    1. 組織全体で効率化させる仕事
    2. 「分業の不経済」をなくす
      【演習】分業した方がいい仕事、１人でやった方がいい仕事
               洗い出しワーク
 講義
  • まとめ
 講義

カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

{{theme}}研修のケーススタディ一覧

受講者の声／研修の感想・得た学びVOICE & learning

実施、実施対象
2017年 11月　　　　　34名
業種
製造業（素材・化学）
評価
内容：大変理解できた・理解できた
97.1%
講師：大変良かった・良かった
85.3%
参加者の声
  • 業務の優先順位、スケジューリングを向上させたいと思います。タイムマネジメントをしっかりしていきます。
  • やらなくていい仕事が更にないか、日々意識していきたい。昔からのやり方に改善できることがないか考えていきたい。
  • 現状の課題でもあったので、とても参考になりました。日々の業務に活かし、効率的に仕事に取り組みたいです。

実施、実施対象
2017年 7月　　　　　22名
業種
製造業（運送用機器）
評価
内容：大変理解できた・理解できた
95.5%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 仕事を効率的にすすめていくための様々なエッセンスが聞けたと思います。業務の領域を意識し、計画を立ててあとまわしになる重要な仕事も進めて行きたい。少し見直しながら教えてもらったことを取り入れていこうと思います。
  • 日々の業務をなんとなく（時間）こなしていることに気づくことができた。日々のスケジュール管理をしていきたい。
  • とても勉強になりました。慣れの中での仕事をもう一度見直すきっかけになりそうです。

実施、実施対象
2016年 9月　　　　　7名
業種
介護・福祉
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 日常業務において活かせることがたくさんあった。同僚・後輩にも伝えられることが多くあった。皆にも上手く伝えていきたい。
  • 仕事での時間配分は自分自身も苦手にしているので改善は勿論の事、施設全体での問題でもあるので、今回の研修内容を会議でも提案していきたい。
  • 普段なかなか業務を見直したり振り返ることが後回しになってしまうので、今回この様な研修の場を作って頂け、大変参考になりました。途中途中でワークがあったことも他の方々の考え、立場、状況など知れて良かったと思います。

受講者の声をもっと見る

研修のプロがお答え 全力Q&Aqa

お客さまから「タイムマネジメント研修」に多く寄せられるご質問を抜粋して掲載しております。

ポイントは以下の３点です。

①より短くより良い仕事をする意識をもつこと
⇒「今日は必ず定時に帰る」という意識と、「もっと良い仕事をしよう」という意識の両立を目指すことが大切です。

②事前にしっかり計画し、作業時間を正確に把握すること
⇒計画を立てるだけでなく、実際に要した時間との過不足をチェックすることで次回の計画の精度があがります。

③自分の集中力をコントロールすること
⇒簡単な仕事から着手した方が集中できるか、難しい仕事からなのかは、人それぞれです。自分の特徴を把握することが肝要です。

「タイムマネジメント」と聞くと、つい魔法のような時短テクニックを期待してしまいがちです。しかし、１日の時間はみな平等に２４時間で、時間そのものを増やしたり伸ばしたりすることはできません。すなわちコントロールすべきは「仕事」の方であり、「タイムマネジメントが上手にできる」とは「仕事を上手に進めるスキルが高い」と言いかえることができます。

仕事を上手に進めるためには、仕事の優先順位のつけ方に始まり、関係者とのコミュニケーションや資料作成、パソコンスキルなど、少し考えただけでも幅広い解決策が思い浮かぶのではないでしょうか。
「タイムマネジメント」とは世間一般で言われている言葉のイメージよりも、実は複雑で難しいテーマであると言えます。そこでインソースでは、基本的なポイントを上記３点に置いて研修をご提供しております。
インソースのタイムマネジメント研修は、「時間」を管理するのではなく、「仕事」をいかに管理するのかを学ぶ研修です。研修のパターンとしては「個人型」と「管理職型」の大きく２つに分かれます。

■個人型のポイント
個人型は自分自身の行動を考えるカリキュラムで、まずは普段の時間の使い方を見直していただくことから始まります。
例えば、直近３日間の時間の使い方をワークシートに洗い出し、無駄がないかを３０分ごとの区切りでチェックするワークを行います。

実際にワークを行ってみると、自分の仕事について３０分という区切りの中できっちりと記載できる方にお会いすることはそうそうありません。自分がこれまで時間に対していかに無頓着な仕事の進め方をしていたのか実感していただけます。また、、３０分の中でできることを明確にすることで、タイムマネジメントの質を上げるＰＤＣＡサイクルを回すための「Check」が効率よくできるようになります。

次に、普段から行っている仕事内容を
①考える仕事
②こなす仕事
③完全に時間を拘束されてしまう仕事
④少しなら時間を自由に使える仕事
の４つに分類し、それぞれについて対策と優先順位を考えていきます。

タイムマネジメント研修　～仕事を効率的に進めるための時間管理を学ぶ

■管理職型のポイント
管理職としてチーム全体の仕事の進め方を見直していただく内容です。
実際の現場では、概ね以下のようなステップで仕事の仕方を見直されていると思います。

現状分析　⇒　目標設定　⇒　改善プランの提示　⇒　改善プランの実行　⇒　メンバーからのフィードバックを反映　⇒　改善プランの修正　⇒　効果検証　

当社の研修では、上記のうちの「改善プラン」を考える部分インテーマとして進行します。
具体的には、管理職だからこそ行える業務の「廃止」「標準化」「自動化」「集約化」「複雑化」について検討を行います。

組織のタイムマネジメント研修　～管理職の立場から組織の効率化を目指す
タイムマネジメント研修の肝は「本当のコツは隣の人が知っている」ということです。
まずクラス全体で、時間管理において困っていることや難しいと感じていることを洗い出します。次に、実際に取り組んでいる工夫やうまくいっていることを洗い出します。そうすると、自分の困っていることに対して自分とは違う方法で取り組んでいる人の意見に出会うことができます。
多くの書籍を読み、セミナーに参加するよりも、同じ会社や同じ職種、同じ仕事をしている人同士の工夫をひとつ共有することの方がはるかに有効です。
可能です。
研修実施にあたっては、研修カリキュラムの中でどの部分を重点的に扱うかといった時間配分についてのカスタマイズができます。また、業務改善・目標管理やメンタルヘルス、コミュニケーション等の研修テーマと組み合わせることも、多種多様に変更可能です。組織の現状を元に、貴社の課題に沿ったテキストを作成いたします。

カスタマイズ例①：タイムマネジメント＋業務改善・目標管理
中堅社員研修　～中堅としての仕事の進め方を習得する編

カスタマイズ例②：タイムマネジメント＋メンタルヘルスの基本
働き方改善研修　～ストレス軽減と業務効率の向上編

カスタマイズ例③：タイムマネジメント＋コミュニケーション
タイムマネジメント研修　～コミュニケーションスキル編

カスタマイズ例④：タイムマネジメント＋営業力
営業力強化研修～論理的思考で営業活動を考える
可能です。
職場に合わせたケースであればあるほど、受講者に自分事として捉えていただきやすくなり、活用の度合も向上します。
ただ、タイムマネジメント研修に関してはケーススタディを考えるよりも、自分に矢印を向けて振り返りを行うことの方が有効です。正直に言って、他の研修よりもケーススタディを作りこむことによる効果はさほど高くありません。

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