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タイムマネジメント研修～突発的な仕事への対処編（半日間×２回）

タイムマネジメント研修～突発的な仕事への対処編（半日間×２回）

業務をコントロールする力、想定外の仕事への対応力を強化するには、どのようなスキルや手法があるのかを学ぶ

研修No.B TMG180‐0000-2952

対象者

  • 全階層

業務をコントロールする力、想定外の仕事への対応力を強化したい方

研修内容・特徴outline・feature

本研修では、業務をコントロールする力、想定外の仕事への対応力を強化するためには、どのようなスキルや手法があるのかを学んでいただきます。

まずは、コントロールすべきは「時間」ではなく「仕事」という概念を理解していただきます。次に、演習を通し、個人として自分の仕事を細かく分解します。ここで、見積もりの精度をアップさせるヒントをつかんでいただきます。

後半の研修では、予定と実績を比較し、自らの生産性を高めるための時間管理スキルを学んでいただきます。 最後に、突発的な仕事が入ってきた場合に備えて、予備時間の捻出の仕方や、その仕事の引き受け方をレクチャーし、現場での実践につなげます。

研修プログラム例program

研修プログラム例
内容
手法
  • １．タイムマネジメントの原則
    （１） 原則１： 「時間」そのものは、現実には管理できない
    （２） 原則２： 管理できるのは、仕事や行動
    （３） 原則３： 時間を管理するとは、考え方や行動を変えること
    （４） 原則４： 他人のスケジュールを考慮する
    （５） 原則５： ＰＤＣＡサイクルで仕事をすすめる
    （６） 【ワーク】１日のスケジュールを振り返る
 講義
ワーク
  • ２．仕事のスケジュールを考える
    （１）スケジュールの立て方
    （２）実際にスケジュールを立てる
    【ワーク①】２日間の仕事を整理する
    【ワーク②】整理した仕事を分解する
 講義
ワーク
  • ３．次回までの課題
    （１）分解した仕事をもとに、２日間のスケジュールを作成する
    （２）２日間行動し、その結果を「実績記録シート」に記載する

研修プログラム例（２回目／全２回）
内容
手法
  • ４．予定と実績を比較する
    【ワーク】前回の予定と実績を比較し、気づいたことを書きだす
 ワーク
  • ５．突発的な仕事への対応を考える
    （１）１日に１時間、予備時間を設ける
    （２）１週間に半日、予備時間を設ける
    （３）予定外の仕事を笑顔で引き受ける
 講義
  • ６．まとめ

カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

{{theme}}研修のケーススタディ一覧

受講者の声／研修の感想・得た学びVOICE & learning

実施、実施対象
2019年11月　　　　　28名
業種
学校・学校法人
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 時間がとても大事なことがわかったのと同時に、一日のいくつかの時間帯に分けるという方法を今後有効に活用しようと思います。
  • 突発的な事をイレギュラーではなく、常に起こるのであればレギュラーとして認識すべきという考えは目からうろこでした。仕事に対するかたまった意識を変えつつ、時間配分を考えていきます。
  • 残業をすることを前提に仕事をしていたので、意識を変えて仕事をしていきたいです。

実施、実施対象
2018年 2月　　　　　39名
業種
非営利団体・官公庁関連組織
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
94.7%
参加者の声
  • 突発的な仕事を優先しがちですが、自らの仕事を見つめなおし、仕事の指示を明確に判断し、常に優先順位とゴールを決めて（確認して）仕事をしていきたいと思います。
  • タイムマネジメントの基本について再確認することができました。突発的な仕事への対応など、実際の業務に活かしていきたいと思います。
  • まずは実際にスケジュールを立て、細かく分解し、時間を管理して組織の生産性の向上につなげていきたい。

実施、実施対象
2017年 8月　　　　　22名
業種
流通
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
90.9%
参加者の声
  • グループワークと個人ワークがバランスよくあり、様々な部署の状況を知ることができました。
  • 今後のマネジメントや自身の業務に確実に活かせる内容でした。まずは明日から時間の使い方を見直します。
  • 新しい発見ばかりで、あっという間に終わってしまいました。他の部署と情報を共有し組織全体でタイムマネジメントを進めていきます。

実施、実施対象
2017年 8月　　　　　27名
業種
電力・ガス・水道
評価
内容：大変理解できた・理解できた
96.3%
講師：大変良かった・良かった
84.6%
参加者の声
  • 効率的に行っていけるよう、今回の研修を思い出しながら業務を行っていきたい。
  • 日々の業務でムダのない時間管理を行っていきます。今後の業務計画に反映されるものばかりでした。
  • 仕事の進め方を見直すいい機会となりました。業務の洗い出しを行い、目的を明確化していきます。

受講者の声をもっと見る

研修のプロがお答え 全力Q&Aqa

お客さまから「タイムマネジメント研修」に多く寄せられるご質問を抜粋して掲載しております。

ポイントは以下の３点です。

①より短くより良い仕事をする意識をもつこと
⇒「今日は必ず定時に帰る」という意識と、「もっと良い仕事をしよう」という意識の両立を目指すことが大切です。

②事前にしっかり計画し、作業時間を正確に把握すること
⇒計画を立てるだけでなく、実際に要した時間との過不足をチェックすることで次回の計画の精度があがります。

③自分の集中力をコントロールすること
⇒簡単な仕事から着手した方が集中できるか、難しい仕事からなのかは、人それぞれです。自分の特徴を把握することが肝要です。

「タイムマネジメント」と聞くと、つい魔法のような時短テクニックを期待してしまいがちです。しかし、１日の時間はみな平等に２４時間で、時間そのものを増やしたり伸ばしたりすることはできません。すなわちコントロールすべきは「仕事」の方であり、「タイムマネジメントが上手にできる」とは「仕事を上手に進めるスキルが高い」と言いかえることができます。

仕事を上手に進めるためには、仕事の優先順位のつけ方に始まり、関係者とのコミュニケーションや資料作成、パソコンスキルなど、少し考えただけでも幅広い解決策が思い浮かぶのではないでしょうか。
「タイムマネジメント」とは世間一般で言われている言葉のイメージよりも、実は複雑で難しいテーマであると言えます。そこでインソースでは、基本的なポイントを上記３点に置いて研修をご提供しております。
インソースのタイムマネジメント研修は、「時間」を管理するのではなく、「仕事」をいかに管理するのかを学ぶ研修です。研修のパターンとしては「個人型」と「管理職型」の大きく２つに分かれます。

■個人型のポイント
個人型は自分自身の行動を考えるカリキュラムで、まずは普段の時間の使い方を見直していただくことから始まります。
例えば、直近３日間の時間の使い方をワークシートに洗い出し、無駄がないかを３０分ごとの区切りでチェックするワークを行います。

実際にワークを行ってみると、自分の仕事について３０分という区切りの中できっちりと記載できる方にお会いすることはそうそうありません。自分がこれまで時間に対していかに無頓着な仕事の進め方をしていたのか実感していただけます。また、、３０分の中でできることを明確にすることで、タイムマネジメントの質を上げるＰＤＣＡサイクルを回すための「Check」が効率よくできるようになります。

次に、普段から行っている仕事内容を
①考える仕事
②こなす仕事
③完全に時間を拘束されてしまう仕事
④少しなら時間を自由に使える仕事
の４つに分類し、それぞれについて対策と優先順位を考えていきます。

タイムマネジメント研修　～仕事を効率的に進めるための時間管理を学ぶ

■管理職型のポイント
管理職としてチーム全体の仕事の進め方を見直していただく内容です。
実際の現場では、概ね以下のようなステップで仕事の仕方を見直されていると思います。

現状分析　⇒　目標設定　⇒　改善プランの提示　⇒　改善プランの実行　⇒　メンバーからのフィードバックを反映　⇒　改善プランの修正　⇒　効果検証　

当社の研修では、上記のうちの「改善プラン」を考える部分インテーマとして進行します。
具体的には、管理職だからこそ行える業務の「廃止」「標準化」「自動化」「集約化」「複雑化」について検討を行います。

組織のタイムマネジメント研修　～管理職の立場から組織の効率化を目指す
タイムマネジメント研修の肝は「本当のコツは隣の人が知っている」ということです。
まずクラス全体で、時間管理において困っていることや難しいと感じていることを洗い出します。次に、実際に取り組んでいる工夫やうまくいっていることを洗い出します。そうすると、自分の困っていることに対して自分とは違う方法で取り組んでいる人の意見に出会うことができます。
多くの書籍を読み、セミナーに参加するよりも、同じ会社や同じ職種、同じ仕事をしている人同士の工夫をひとつ共有することの方がはるかに有効です。
可能です。
研修実施にあたっては、研修カリキュラムの中でどの部分を重点的に扱うかといった時間配分についてのカスタマイズができます。また、業務改善・目標管理やメンタルヘルス、コミュニケーション等の研修テーマと組み合わせることも、多種多様に変更可能です。組織の現状を元に、貴社の課題に沿ったテキストを作成いたします。

カスタマイズ例①：タイムマネジメント＋業務改善・目標管理
中堅社員研修　～中堅としての仕事の進め方を習得する編

カスタマイズ例②：タイムマネジメント＋メンタルヘルスの基本
働き方改善研修　～ストレス軽減と業務効率の向上編

カスタマイズ例③：タイムマネジメント＋コミュニケーション
タイムマネジメント研修　～コミュニケーションスキル編

カスタマイズ例④：タイムマネジメント＋営業力
営業力強化研修～論理的思考で営業活動を考える
可能です。
職場に合わせたケースであればあるほど、受講者に自分事として捉えていただきやすくなり、活用の度合も向上します。
ただ、タイムマネジメント研修に関してはケーススタディを考えるよりも、自分に矢印を向けて振り返りを行うことの方が有効です。正直に言って、他の研修よりもケーススタディを作りこむことによる効果はさほど高くありません。

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