「相手が何を求めているか」聞き手の立場を考慮したプレゼン方法

プレゼンテーションに関しては、管理職の方や人事・教育担当者様から、以下のお悩みをお伺いしています。

若手職員や部下が次のような状況になっているとのことです。
「会議の場で準備した資料を説明させても、何が要点かを絞り込めない」
「大量の資料をつくり、その全部を話そうとする」
「住民の前で、相手の話を聞かず、一方的に長時間ずっと話してしまう」
「住民相手に、難しい専門用語を使って話してしまう」

皆さんの職場でも同じようなことは、起こっていませんでしょうか。

上記のようなプレゼンは、話し方や要点のまとめ方などの基本的な部分に、まず大きな問題があります。
しかし、「相手が何を求めているか」、「どのように話せば、相手が分かりやすく話の内容を理解でき、納得することができるか」という、相手の立場を考慮する姿勢が欠けていることが一番の問題です。

インソースの「プレゼンテーション研修」では、話す姿勢、態度、表情や、話の構成方法、プレゼンペーパーの作り方に加え、情報収集などのヒアリングスキルといった、聞き手の立場や気持ちを考慮してプレゼンを行うことを、特に重視しています。

研修の進め方

１．自己紹介（ビデオ撮影）の実施

研修では、冒頭の「自己紹介」、および最後の「プレゼン発表」の際に、プレゼンの演習とそのビデオ撮影を行います。

それぞれ、ビデオに映る自分のプレゼンテーション中の姿を見て、自らの問題点をはっきりと認識していただきます。 自分では気づかなくても、均等に目線を移さず一点を凝視したり、頻繁に体が左右に揺れたり、様々なクセが見受けられます。

その後の講義で、受講者の方が自分の弱点を知ったうえでポイントや注意点の説明を聞くことにより、スキルやノウハウの吸収力と定着率が格段に向上します。

２．繰り返し演習を実施

インソースの研修では、演習を重視しています。 時間の制限をしたうえで、受講者全員の前やグループ内の受講者同士で、何度もプレゼンを繰り返します。

演習でプレゼンする内容については、例えば、セールスに特化したプレゼンテーション研修であれば「自社について１分で魅力的に説明する」、「10ページにおよぶセールスプレゼンテーションのペーパーを、２分で説明する」など、目的と状況を捉えたうえで練習するよう構成しています。プレゼンテーション研修を通して簡潔にまとめる能力が身につけば、住民の方にも、忙しい上司に対しても、短時間で自分が言いたいことを伝えることができます。